2.Структура процедур

Процедури СМНС мають складатися з таких елементів:

1. Вступ. Мета процедури. Відповідальна особа за створення процедури та її підтримання в робочому стані. Рамки процедури.

2. Основна частина. Як застосовувати процедуру, або яким чином здійснювати відповідну діяльність (що, коли та хто має виконати тощо). Відповідальна особа за виконання процедури.

3. Додаткова інформація. Поширення процедур (кого слід ознайомити з певною процедурою). Перегляд процедури (поря­док, причини для перегляду, відповідальна особа). Інформація про інші документи (тобто інформація про інші процедури СМНС, системи якості, системи охорони здоров'я та безпеки праці).

4. Додатки. До них можна включити форми для заповнення та інструкції, наприклад, як треба складати звіт про невідповід­ності або невиконання процедури.

Підприємство має встановити також процедури контролю за документацією, тобто визначити, як та де слід зберігати доку­менти, призначити відповідальних за підтримання системи документаційного контролю, її оновлення, перегляд тощо.

Таким чином, розробляючи процедури, треба:

• документально оформляти їх у разі потреби;

• встановлювати в них операційні критерії;

• визначати процедури, пов'язані з суттєвими екологічни­ми аспектами, продукцією та послугам організації;

• повідомляти постачальників і підрядників про відповідні процедури та вимог.

Порівняно з інструкціями, процедури мають більш загаль­ний характер.

Важливо зазначити, що представники сертифікаційних органів можуть вимагати доказів виконання процедур. Тому рекомендується складати чіткіші та відносно прості процедури, а також виконувати їх.

Розробляючи процедури, треба описувати лише ті дії, які виконуються на практиці, тобто щоб заходи, зафіксовані на папері, відповідали дійсності. Якщо одна процедура пов'язана з іншими процедурами, то важливо зазначити цей зв'язок. На­приклад, процедура, що описує порядок визначення відповід­ності екологічному законодавству, пов'язана з процедурою мо­ніторингу і вимірень, згідно з якою належить забезпечити моні­торинг регульованих екологічних аспектів відповідно до зако­нодавства. Не треба копіювати документи з різних довідників, підручників, керівництв або інших джерел: кожне підприємство унікальне, і процедури мають відповідати діяльності конкретно­го підприємства. Якщо оригінальні документи є лише в елект­ронному вигляді, то слід створити резервну копію.

3. Типові помилки під час розроблення про­цедур.

Документація. На малих підприємствах склалася думка, шо сертифікаційні органи бажають бачити Настанову СМНС, в яку крім основних документів СМНС включено процедури та інструкції. Таким чином, Настанова СМНС перетворюється на валізу з паперами, складну для розуміння й використання.

Документаційний контроль. Процедур та інструкцій часто немає на місцях, де має виконуватися безпосередня робота. Наприклад, підрозділ не має інструкцій про дії в аварійних ситуаціях. Нова версія документа залишилась у когось на столі, а застарілий документ не вилучено з роботи. Пишучи процеду­ри, підприємство заявляє, що певна дія виконується регулярно, забуваючи при цьому зазначати конкретні терміни її виконання (наприклад, один раз на тиждень або місяць чи рік).

Слід зазначити, що стандарт не вимагає письмового опису всіх процедур, але на практиці багато аудиторів під час сертифі­кації вимагають, щоб більшість процедур, визначених стандар­том, були оформлені документально.

Потреба у розробленні документованих процедур може ви­никнути, якшо:

• різний рівень кваліфікації персоналу;

• більша завантаженість персоналу різнопрофільними ро­ботами (наприклад, один співробітник відповідає за широке коло питань);

• складна робота;

• більша важливість, значимість (відповідальність) роботи.

Документовану процедуру можна оформити у вигляді розді­лу Настанови, у вигляді положення, стандарту, правил, методи­ки, інструкції тощо.