Документи на продукцію

Креслення ,технічні характеристики

Технологічні документи

Технології, регламенти карти контроля

Робочі інструкції

Рис.3 Види виробничих документів

6.Зовнішні нормативні документи.

За стандартом на СМНС потрібно визначати та виконувати застосовні до діяльності організації законодавчі вимоги, а також вимоги інших зовнішніх сторін. Основна складність управління зовнішніми нормативними документами полягає в тому, що організація має відстежувати всі зміни в документації, до якої належать закони, укази Президента України, постанови уряду, державні та галу­зеві стандарти, норми і правила, постанови, накази міністерств і відомств, регіональне законодавство, документи вищих органі­зацій, холдингів, документи споживача.

7.Звітні документи (записи).

Запис — документ, що містить досягнуті результати або свідоцтва здійсненої діяльності. До записів належать журнали, акти, протоколи, звіти.

Для кожного виду записів треба розробити свою форму, яка встановлює вимоги до обсягу та змісту діяльності, підлягає реє­страції, і зазвичай є складовою частиною документованої про­цедури. Тому форми можуть змінюватися в разі потреби. Запи­си — документ незмінний, зберігач відомостей і даних про конкретний процес у конкретний час. Форма стає записом після заповнення.

8.Інформаційні довідкові документи.

Це окрема група доку­ментів, які відрізняються від інших видів документації тим, шо не містять регламентуючих норм і не обов'язкові для виконан­ня. До цієї групи належать: технічна література, довідники, ка­талоги, рекламні матеріали та інші документи.

Інформаційного характеру набувають застарілі та скасовані нормативні документи.

9.Управління документацією.

Кожний структурний підрозділ організації зобов'язаний мати та підтримувати в робочому стані свій комплект документів, який визначає -характер діяльності підрозділу в СМНС і забезпечує аналізування результатів цієї діяльності.

Комплект має складатися з документів:

• Які встановлюють цілі та завдання підрозділу;

• Встановлюють процедури, які виконує підрозділ;

• Відображають підготовку співробітників підрозділу;

• Свідчать про результати діяльності підрозділу.

Документація може бути в будь-якій формі та на будь-якому носії (паперовому, електронному, магнітному, у вигляді матері­ального зразка тощо).

Організація робіт з документами має гарантувати, що:

• Документи перебувають у наявності в підрозділах і на робочих місцях, де виконуються операції, що чинять негатив­ний вплив на навколишнє середовище;

• Документи легко доступні для фахівців-адресатів (вико­навців);

• Застарілі документи негайно вилучаються з місць викори­стання.

Для того щоб полегшити внутрішній документообіг, доціль­но розробити систему кодування та відповідної індексації доку­ментів. Рекомендується розробити перелік внутрішніх норма­тивних документів, за допомогою якого можна було б вести облік і контроль за статусом перегляду, щоб підтримувати їх в актуальному стані.