Инвентаризация
Выберите в меню Товары и склады пункт Инвентаризации. Откроется список документов инвентаризаций, созданных за последний месяц. Вы можете посмотреть проведенные ранее документы (задав нужный период с помощью полей За период, с и по), выгрузить их в формат MS Excel, либо создать новый документ инвентаризации.
Для создания документа инвентаризации, который зафиксирует количество заготовок, блюд и товаров на складах Вашего ресторана на определенный момент времени, выполните следующие действия:
Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Новая инвентаризация.
Введите день проведения инвентаризации (поле Дата). Время, которым по умолчанию будет создан новый документ, задается в общесистемных настройках, но при необходимости оно может быть изменено.
В поле Склад выберите название склада, на котором проводится инвентаризация. Затем Вам предстоит пройти три шага.
На первом шаге должен быть произведен подсчет заготовок (полуфабрикатов) и готовых блюд, по которым еще не было списания ингредиентов:
это блюда и заготовки, ингредиенты которых списываются только при их продаже (метод списания «По ингредиентам»);
блюда, производство которых еще не было зафиксировано актом приготовления, то есть еще не было списания их ингредиентов.
Блюда, по которым был проведен акт приготовления, должны вводиться на втором шаге инвентаризации.
Выберите наименование блюда или заготовки из раскрывающегося списка и укажите его фактическое количество.
Когда все заготовки будут введены, поставьте галочку в поле Завершить подсчет заготовок и перейдите ко второму шагу, нажав кнопку Далее.
Второй шаг – снятие остатков. В открывшемся окне второго шага Вы видите таблицу учета остатков, часть которой уже заполнена товарами, которые были израсходованы для имеющихся у Вас заготовок (введенных на первом шаге). Они уже подсчитаны системой.
Теперь надо подсчитать остатки собственно товаров на складе, а также готовых блюд, которые уже были оприходованы на склад. Для этого в столбце Товар выберите из раскрывающегося списка нужный товар и введите фактическое количество остатков, а затем нажмите кнопку Сохранить в конце строки.
Вы можете сохранять данные не только по каждому товару в отдельности, но и сразу по всему сформированному списку товаров, выбрав для этого пункт контекстного меню Сохранить все.
Позиции инвентаризационного списка могут быть автоматически заполнены:
элементами номенклатурного справочника – нажатием кнопки Действия ® Заполнить всеми товарами или Заполнить всеми заготовками;
элементами, по которым на дату инвентаризации на указанном складе имеются положительные и отрицательные остатки, или было движение – нажатием кнопки Действия ® Заполнить по остаткам.
Затем для каждой позиции необходимо указать фактическое количество остатков на складе.
Будьте внимательны при пересчете остатков. После сохранения данных система iiko сравнивает фактическое количество с книжным и фиксирует разницу. Если потом недостача будет обнаружена, Вы сможете пересчитать эту позицию, НО! факт исправления будет зафиксирован в системе.
Если нужно добавить остатки товара, который входил в заготовку, посчитанную на первом шаге, то нужно ввести его в новой строке. Это строка объединится с уже существующей, и автоматически будет посчитано их общее количество. Именно это значение и будет сравниваться с книжным.
На втором шаге инвентаризации Вы можете пересчитать заготовки и блюда, которые были разукомплектованы на ингредиенты по технологическим картам на первом шаге. Такая необходимость может возникнуть, если технологические карты этих товаров были изменены задним числом, например, из-за пересортицы. В этом случае для изменений данных инвентаризации нажмите кнопку Пересчитать 1-ый шаг. Измененные строки будут отмечены розовым цветом.
После подсчета оставшегося количества всех товаров на складе перейдите к третьему шагу, нажав кнопку Далее.
Третий шаг – завершение инвентаризации. В таблице Вы видите все излишки и недостачи по данному складу (если они есть, конечно), а также количество оставшихся на складе товаров. Выберите, на какой счет Вы спишете излишки и недостачи (по умолчанию система предлагает стандартные варианты), а затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Если Вы хотите прервать инвентаризацию, нажмите кнопку Выйти без сохранения.
На третьем этапе инвентаризации может быть сформирована сличительная ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ-19 и в упрощенной форме, а также инвентаризационную опись по форме ИНВ-3. Для этого нажмите кнопку Печатать и выберите необходимую форму. Будет открыто окно предварительного просмотра, из которого данные могут быть выгружены в формат MS Excel или же распечатаны.
Если Вы обнаружили товар, недостаток которого зафиксирован документом инвентаризации:
Найдите данный документ в списке и выполните по нему двойной щелчок мышью. Откроется окно второго шага инвентаризации
Нажмите кнопку Пересчитать в строке, которая соответствует товару, количество которого Вы хотите откорректировать. Данная строка станет неактивной, а снизу появится новая строка для задания нового количества данного товара на складе.
Введите суммарное количество товара, а не только размер обнаруженной недостачи или излишка, и нажмите кнопку Сохранить в конце строки. А затем сохраните данный документ.
Чтобы внесенные изменения нашли отражение в движении средств по счетам Вашего ресторана, документ инвентаризации должен быть проведен заново (при сохранении в поле С перепроведением должна стоять галочка).