5. Коммуникациялық үрдіс және оның кезеңдері

1. Коммуникация - бұл бір объектіден басқасына ақпараттың берілуі, ал жеке тұлғалар, топтар және ұйымдар оның субъектілері бола алады.

Коммуникациялық процестің негізгі мақсаты алмасу құралы, яғни хабар болып табылатын ақпаратты түсіндіруді қамтамасыз ету. Дегенмен, ақпарат алмасудың өзі ондағы қатысушы адамдардың қарым-қатынас тиімділігінің кепілі бола алмайды. Ақпарат алмасу үрдісі мен оның тиімділік шарттарын жақсы түсіну үшін оның екі не одан да көп адам қатынасының деңгейі туралы түсінік болуы керек.

Ақпарат алмасу үрдісінде төрт базалық (негізгі) элементті айтып өтуге болады:

-жіберуші - ой қозғайтын немесе ақпаратты жинап қайта жіберетін тұлға.

-хабар - символ арқылы кодталған ақпарат.

-арна - ақпарат тарату құралы.

-алушы - ақпарат орналған және оны өңдейтін тұлға.

Ақпаратпен алмасу негізінде жіберуші мен алушы өзара байланысты бірнеше кезеңнен өтеді. Олардың мақсаты екі жақта бастапқы ойды түсінетіндей, бөлісе алатындай етіп хабарды құру және арнаны пайдалану. Бұл қиын, өйткені әрбір кезең мағынаның бұзылуына немесе толықтай жоғалуына мүмкіндік беретін нүкте болып табылады. Өзара байланысты кезеңдер мынадай:

-ойдың пайда болуы;

-кодтау және арна таңдау;

-ақпарат беру;

-кері кодтау.

Бұл кезеңдер 1-суретте коммуникациялық процестің қарапайым моделі ретінде көрсетілген.

Ойдың пайда болуы. Ақпаратпен алмасу оның қалыптасуы мен таңдауынан басталады. Қандай маңызды ойды немесе хабарды алмасу құралын жіберуші шешеді. Өкінішке орай ақпарат алмасудың көптеген әрекеттері бірінші кезеңде үзіліп жатады, өйткені жіберуші идеяны ойластыруға жеткілікті уақыт бөлмейді.

Ойдың сөзге айналмағанын немесе ақпарат алмасуға қызмет етіп басқа формаға ие болатынын есте сақтаған жөн. Жіберуші тек қай концепцияны алмасу құралы қисығына келетінін ғана шешеді. Оны тиімді жүзеге асыру үшін ол көптеген формаларды есепке алу керек. Мысалы, жұмыс нәтижесін бағалау туралы ақпаратпен алмасқысы келетін жетекші, идеяның маңызы қол астындағыларға, олардың мықты және әлсіз жақтары туралы мәліметті және жұмыс нәтижесін қалай жақсартуға болатынын жеткізу екенін түсіну керек. Идея қол астындағылардың тәртібін сынау немесе мақтаудан тұра алмайды.

қалыптастырады кодтап арнамен кері немесе арна жібереді кодтайды таңдайды таңдайды жіберуші алушы идея хабар ой түсінікті ме?

Сурет 1 - Ақпарат алмасудың қарапайым моделі.

Кодтау және арна таңдау. Идеяны тапсырмай тұрып жіберуші оны сөздер, дауыс ырғағы мен символдар арқылы кодтау керек. Сонымен қатар, жіберуші кодтауда пайдаланған түріне сай арна таңдап алуы керек. Кейбір әйгілі арналарға сөз және жазба материалдарын жеткізуіне байланысты электрондық құралдары, компьютерлік желі, электрондық пошта, бейне таспалар жатады. Егер арна символдары физикалық таратылуына жарамсыз болса, онда жеткізу мүмкін емес.

Хабарлау құралын таңдау бір арнамен шектелуі керек. Бір немесе одан да көп коммуникация құралдарын пайдаланған жөн. Жіберуші бұл құралдарды пайдалану кезектілігін белгілеуге және ақпарат берудегі уақыт аралығын анықтауға мәжбүр болатындықтан процесс күрделене түседі. Дегенмен, зерттеу көрсеткендей, ақпарат алмасудың ауызша және жазбаша түрлерін қолдану тиімдірек болады. Егер екі арнаға да назар аударылса онда ол мұқият дайындалуға және жағдайдың параметрлерін жазбаша тіркеуге мәжбүр етеді. Дегенмен, әрбір ақпараттық ауысу жазбаша түрде болуы керек. Бұл жағдайда қағаздар ағымы басқарылмай кетеді.

Ақпаратты жіберу, бұл кезеңде жіберуші арнаны алушыға хабарды жеткізу үшін пайдаланады. Бұл жерде хабар болып, біреудің физикалық түрі жөніндегі сөз қозғалып отыр, бірақ көп адамдар мұны қателесіп коммуникациялық процестің өзі деп қабылдайды. Сонымен қатар ақпарат беру ойды басқа тұлғаларға жеткізу үшін өтілуі тиіс маңызды кезеңдердің бірі ғана болып табылады.

Кері кодтау. Жіберуші хабарды жібергеннен кейін, хабар алушы оны кері кодтайды. Кері кодтау - жіберушінің символдарын алушының ойына аудару. Егер жіберушінің таңдаған символдары алушыға да сондай мағынаны білдірсе, онда алушы жіберушінің не айтқысы келетінін білетін болады. Идеяға реакция қажет болмаса ақпарат алмасу үрдісі осымен аяқталады.

Басқарушылық ақпаратпен алмасу тиімділігінің артуына кері байланыс әсер етеді. Бір қатар зерттеулерге қарағанда ақпарат алмасудың екі жақты түрі бір жақтыға қарағанда, баяу жүргенімен шиеленісті тиімдірек шешеді, нақтырақ және хабардың дұрыс өзгергендігіне сенім арттырады.

Коммуникация түрлері

Жетекші ұйымның мақсаттарын қалыптастырып оларға жету үшін өз міндетін атқарып, негізгі функцияларды жүзеге асырғандықтан ақпарат алмасудың сапасы мақсаттардың орындалу дәрежесіне тура әсер етеді. Яғни индевидтер мен ұйымдар жетістікке жету үшін тиімді коммуникация қажет.

Ұйым мен сыртқы орта арасындағы коммуникация. Ұйымның қажетіне сыртқы орта факторлары ықпал жасайды. Осы факторларға оның коммуникациялық қажеттіліктері тәуелді. Ұйым сыртқы ортамен байланысу үшін түрлі құралдарды қолданады.Ол тұтынушылармен жарнама және тауарлы нарыққа шығаратын басқа да құралдар арқылы байланысады. Қоғаммен қарым-қатынас арасында назар, бірінші ұйымның образын, имиджін қалыптастыруға аударылады. Ұйымдар мемлекеттік реттеуге бағынады және осыған байланысты жазбаша есепті толтырады. Талқылаулар, жиналыстар есеп тапсырулар және т.б. ұйымның ішіндегі құбылыстар сыртқы ортадан пайда болатын мәселелер мен мүмкіндіктерге реакциясы болып табылады.

Ұйымдағы деңгей аралық коммуникация. Ақпарат, ұйымның ішінде деңгейден деңгейге тек коммуникация аясында орын ауыстырады. Ол жоғарғы деңгейден төменге берілуі мүмкін. Мұндай жолмен басқарудың бағынышты деңгейіне ағымдық тапсырмалар, приоритеттердің өзгеруі, нақты тапсырыс және т.б. туралы хабарланады.

Сонымен қатар, ұйымға төменнен жоғарыға қарай бағытталған коммуникация керек. Бұл өнімділікке дұрыс әсер етуі мүмкін.

Кез-келген жоғарыдағы деңгейде жаңа идеяны қайтаруға шешім қабылдануы мүмкін. Жақсы идеяны қайтару менеджерге ұйымның новаторлық ұсыныс жасауына ынталандырмайтыны туралы хабар береді. Нәтижесінде ұйым өнімділікті арттыру мен үнемдеу мүмкіндігінен айырылуы мүмкін. Жоғарғы коммуникация, сонымен бірге, жоғарыға төменгі деңгейлерге ие болып жатқаны туралы хабар береді. Мұндай жолмен басшылық болып жатқан немесе болайын деп жатқан проблемаларды анықтап, мәселенің шешу жолдарын ұсынады. Жоғарылау коммуникациясының соңғы жаңалығы - өндірістегі немесе тұтынушыларға қызмет көрсетудегі проблемаларды талқылау және шешу үшін жұмыскерлерден топ құрып жиналу. Жоғарылауда ақпарат алмасу әдетте есеп тапсыру, ұсыныс және түсініктеме жазбалары түрінде түсіріп отырады.

Түрлі бөлімдердің арасындағы коммуникация. Жоғарылау және төмендеу коммуникацияларына қосымша ретінде, ұйым горизонталды түрдегі коммуникацияны да қажет етеді. Ол көптеген бөлімдерден тұрады, олардың арасындағы ақпарат алмасу, міндеттер мен іс-әрекеттердің үйлесімдігі үшін қажет. Ұйым өзара байланысты элементтер жүйесі болғандықтан, басшылық арнайы элементтердің келісіп жұмыс істеп, ұйымды дұрыс бағытқа жылжытуға қол жеткізуі керек. Мысалы, ғылымды көп қажет ететін компанияларда өндірістік, маркетингтік жоба-зерттеу бөлімдерінің орталық буын басшылары өнімді жаңаландыру іс-әрекеттерін үйлестіру үшін жинайды. Компаниялар түрлі өнімдер шығара алады, сондықтан жоба зерттеу бөлімі арқылы нарықта неге сұраныс бар екені туралы ақпарат алу өте маңызды. Бұл ұйымның тұтынушыға жақынырақ болып оның қажеттілігін қанағаттандыруға мүмкіндік береді. Горизонтальді бойынша ақпарат алмасуда комитеттер және арнайы топтар жиі қатысады. Горизонтальді бойынша коммуникация қосымша тиімділігі тең қарым-қатынаста қалыптасуынан тұрады. Мұндай қатынастар ұйым жұмысшыларының қанағаттануының маңызды құраушысы болып табылады.

Жетекші мен қол астындағылардың арасындағы коммуникация. Ұйымдағы коммуникацияның айқын компоненті басшы мен жұмысшылар арасындағы қатынас болып табылады. Олар ақпарат алмасуының тек вертикалді түріне мысал болғанымен бұл басшының байланыс қажеттілігінің құрамдас бөлігі болғандықтан оны жеке қарастырудың жөні бар және зерттеу көрсеткендей, басқарушы арасында жүзеге асады. Басшы мен жұмысшылар арасындағы ақпарат алмасудың кейбір түрі, міндеттер, приоритет және күтілетін нәтижені түсіндірумен; бөлім мәселесін шешуге қатысуын қамтамасыз етумен, жұмысшының тиімді мәселесін талқылаумен, жұмыстың қабілетін дамытумен пайда болып жатқан ақпарат жинаумен, жұмысшыны болашақта болатын өзгерістермен хадардар етумен байланысты.

Басшы мен жұмысшылардың арасындағы коммуникация. Басшы мен жұмысшылар арасындағы ақпарат алмасудың қосымша ретінде жұмыскерлер тобының арасындағы ақпарат алмасу орын алады.

Формалды емес коммуникация бұл арнаны «өсек» тарату арнасы деп атауға болады. Өйткені ауызша тарату арнасымен ақпарат тез таратылады. Мұны басшылардың өздері де ақпарат тарату мақсатында да пайдаланылады. Зерттеулер көрсеткендей формалды емес хабарлау таратылатын ақпарат, яғни өсек көбінесе хатталған емес тура болып келеді.

Кәсіпорынның коммуникациясындағы кедергілер

Хабардың хатталуы. Ақпарат ұйым ішінде жоғары немесе төмен жылжығанда оның мағынасы біраз хатталады. Ол бірқатар себептермен түсіндірілуі мүмкін. Сонымен қатар, ақпаратты фильтрлеу кезінде өзгеріске ұшырау мүмкін. Ақпаратты фильтрлеудің қажеттілігі деңгейден деңгейге тек оған қатысты хабар бағытталуы үшін туындайды.

Ақпараттық толқын. Ақпарат алмасу жолындағы кедергілер коммуникация арнасының тасқынның салдары болу мүмкін. Келіп жатқан ақпараттың алмасуда ұстап тұру қажеттілігіне батып кеткен басшы барлық ақпаратқа тиімді жауап бере алмайды. Ол маңызды ақпаратты қолданып қалғанын алып тастауға мәжбүр болады. Өкінішке орай, басшы мен жұмысшылардың түсінуіндегі маңыздылық әр түрлі. Ақпараттық толқынның себебі болып қарапайым байланыстың техникалық құралдары мен ақпарат өңдеудің жетіспеуі бола алады.

Рационалды емес ұйымдық құрылым - коммуникацияда қиындық туғыза алатын себеп. Егер құрылым дұрыс қолданылмаса функция міндеттердің қайталануына әкеледі. Бұл ақпараттың қабаттасып келуін және оның үлгеруін түғызады. Ұйымдық құрылымда басқарма деңгейі көп болған сайын ақпараттың өзгеруіне ықтималдық өседі. Өйткені әр деңгей берілетін ақпаратты фильтрлеп, дұрыстап жібереді.

Рационалды емес әртүрлі бөлімшелермен жеке басшылар арасындағы қақтығыс туғызуы мүмкін, ал бұл әрине ақпарат алмасу мен басқарушылық шешім баяуда қиындық туғызады. Егер басшылар жұмысшыларын хабардар еткенде ашық, шыншыл болса, онда олар сонымен жауап береді.

Ақпаратты кодтауда қолданылатын символ сөздер адамдардың мамандығына, ұлттық мәдени айырмашылықтарына, қызметіне байлынысты әртүрлі мағына беруі мүмкін. Бұл симантикалық бөгеттің белгісі. Көптеген ұйымдарда кейде құрылымдық бөлшектерде де өзіндік «жаргон» қалыптасады, ал бұл мағыналық қатысудың көзі болуы мүмкін.

Вербалды емес кедергілер. Вербалды емес коммуникацияда айтылған сөздердің мағынасын өзгерте алатын сөздерден басқа кез-келген символ қолданылады, мысалы дене қимылы, дене қалпы, дауыс ырғағы. Психологтардың зерттеуінше сөйлегенде ақпараттың едәуір бөлігі сөз арқылы емес дене қимылы, дауыс ырғағы арқылы қабылданады. Сондықтан көптеген жағдайда біздің айтқан сөздерімізден біздің қалай айтқанымыз маңызды. Вербалды емес символдар беріліп жатқан хабардың мағынасын өзгертіп қатынаста қосымша қиындықтар туғызады.

Коммуникацияны жетілдіру

Ұйымдағы ақпарат алмасуды жетілдірудің кейбір тәсілдерін қарастырайық. Ақпараттың ағымын реттеу. Басшы өзі және ұйымдағы басқа ақпарат тұтынушыларын ақпарат қажеттілігінің сандық және сапалық жақтарын былай белгілеу керек. Ол ақпараттың алмасудағы минимум мен максимумды анықтауға тырысу керек.

Басқарушылық әрекет. Жоспарлау, жүзеге асыру, бақылау ақпараттық алмасуды жетілдіруге бағытталған басқарушылық іс-әрекеттің мүмкіндігін қалыптастырады. Көздегенді тиімді жүзеге асыруға қажетті жаңа жоспарларды, стратегияның нұсқауларын, мақсаттары мен міндеттерін нақтылау - басшының билігіндегі қосымша іс-әрекеттер.

Кері байланыс ұғымындағы бақылау - басқарушылық ақпараттық жүйенің бөлігін құрайды. Кері байланыс жүйесінің бір варианты белгілі бір сұрақтарды талқылау үшін адамның, ұйымның бір бөлігінен басқа бөлігіне орын ауыстырылуы. Мысалы, қандай қиындықтарға тап болып жатыр, жұмысқа қажетті ақпаратты уақытылы және нақты алып тұра ала ма, басшы ұсыныстарды таңдауға дайын ба, жұмысына әсер етіп болатын өзгерістер туралы хабардар ма т.с.с.

Ұсыныс жинау жүйесі ақпараттың жоғарыға жетпеуін жеңілдету мақсатымен жасалған. Барлық жұмысшылар қоректің кез-келген аспектісін жеделдіруге қатысты ой қозғауға мүмкіндік алады. Мұндай жүйенің мақсаты ойдың төменнен жоғарыға жүру жолында фильтрлеу мен қабылдауды азайту.

Ақпараттық бюллетендер, жариялар. Ірі ұйымдарда барлық жұмысшыларға арналған ай сайынғы бюллетендер шығарып отырады. Мұндай жағдайда басқару, жұмыскерлердің денсаулығын қорғау, жаңа келісім-шарт, өнім мен қызметтің жаңа түрі, «ай жұмысшысын» таңдау, басшылықтың қарапайым жұмысшылар сұрақтарына, жауаптарына шолу жазылған мақалалар кіреді. Жазба материалдар бейне таспалармен толықтырылуы мүмкін.

Қазіргі заманғы ақпараттық технология. Ақпараттық технология саласындағы соңғы жетістіктер ұйымдағы ақпарат алмасуды жетілдіруге себептер болды. Компьютер басшылар, көмекші персонал және жұмысшылар тарапынан және алатын ақпаратқа әсер етті. Электрондық пошта, ұйымдағы кез-келген адамға жазбаша хабар беруге мүмкіндік береді. Бұл телефондық әңгімені азайту керек. Сонымен бірге электрондық пошта әртүрлі офистерде, қаладағы, облыстағы, тіпті елдегі адамдар арасындағы тиімді байланыс құралы болып табылады.

Қорытынды

Қолданбалы бағдарламалар пакетін дайындаумен ірі де шағын мамандандырылған ұйымдар шұғылданады. Біреулер бір ғана түрдегі дербес компьютерлер үшін бағдарламалар құруға, екіншілері – дербес электрондық есептеу машиналарының әр түрлілігіне байланысты бағдарламалар пакетін дайындауға бағытталған.

Қолданбалы бағдарламалар пакетін құрумен нақты тапсырыстар мен келісім-шарттар негізінде мемлекеттік мекемелер, университеттер мамандары да айналысады.