Ұйымдастыру процесіндегі координация
Ұйымдастыру процесінің қорытынды кезеңі – бұл координация. Координация мақсаты - алға қойылған мақсатқа қол жеткізу үшін менеджерлердің барлық ұйымдастырушылық қабілетін жинақтау.
Координация үш түрден құралады: топтық күш, бірлік әрекеті, ортақ мақсат. Ол топтық күш салуда әр түрлі жұмысшылардың ынталарын біріктіруге көмектеседі. Басқару координациясы әртүрлі топтарды немесе кәсіпорын ішіндегі салаларды біріктіру арқылы және артық мақсат пен жеке немесе топтық әрекет түрлерін байланыстыру арқылы тиімді топтық ынтаны қамтамасыз етуі қажет.
A
В
Б
Д
Г
Е
Ж
З
И
Сурет 1 - Скалярлық тізбек және “көпір”.
Менеджерлер координацияны үш негізгі принципте қалыптастырады: команданың бірлігі, командалық тізбек және басқару интервалы.
Командалық бірлік принципінде әрбір бағынушы тек жоғарыда тұрған бір адамға ғана жауап береді. Ежелден-ақ көрсетілгендей, жұмысшы әртүрлі, бірнеше басқарушылардың жұмысын істей алмайды. Бизнесті реттеуде командалық бірлік принципін Анри Файоль енгізді.
Скалярлық тізбек менеджменттегі координацияның басқа бір принципі болып табылады. Мұнда билік сызығы жоғарыдан төменге қарай жүріп, толық тізбек қалыптастырып бүкіл кәсіпорынды қамтиды (1- сурет)
Суретте көрсетілгендей, әрбір денгейден өтетін бір сызық бар. «З» позициясындағы қызметкер «Б», «Г», «Е» менеджерлері арқылы жоғары менеджер «А»-мен байланысты.
Скалярлық тізбек бағынушылар мен барлық кәсіпорындағы тікелей басшылармен байланысын анықтайды. Бұл жерде менеджерлер тізбек бойынша жоғарыдан төмен жүріп басқа менеджерлермен бірдей басқару деңгейінде болу керек деген түсінік қалыптаспау қажет.
Коммуникацияны оңайлату және тездетуге арналған бір деңгейлі менеджерлерді байланыстыратын “көпір” қалыптасқан. «Е»-де тұрған менеджер «Ж»-да тұрған менеджермен барлық тізбек бойынша жіберусіз байланыса алады.
“Көпір” – формальді емес кәсіпорынның түрі. Ол координацияға қажетті екі өндірістік бірлік жоғары басқару деңгейінен жүруді қажет етпейтін коммуникацияда қолданылады.
Әрбір менеджерлерде ұйымдастыру құрылымы бойынша бірнеше бағынушылар бар. Мысалы, фирма басқарушысы екі немесе одан да көп орынбасарлары болады, ал әрбір орынбасардың тікелей бағынатын бірнеше менеджерлері бар және т.б.
Басқару интервалы (немесе бақылау интервалы) - менеджердің бақылайтын адамдар саны немесе өндірістік бірлігі. Дұрыс интервалды таңдау – маңызды кезең.
Басқару интервалы тар немесе кең болуы мүмкін, ол менеджердегі бағынушылардың санына байланысты.
Тар басқару интервалы – бір басқарушының минималды бағынушылары болуы. Кәсіпорынның төменгі саласы мен жоғарысын біріктіру нәтижесінен иерархиялық деңгейдің саны үлкейеді. Мұндай адам топтары мен жұмыстар артықшылыққа ие. Басқарушының қол астындағылары аз болса, олардың жұмыстарын жақсы бақылай алады, сондықтан оны сапалы жасауға мүмкіндігі болады. Ол бағынушылар арасында ақпаратты тез бір – бірімен алмастыра алады. Бірақ та мұндай құрылымда кемшіліктері де бар. Аз жұмысшысы бар басқарушыда олардың тікелей әрекеттеріне араласуға ынтасы тууы мүмкін. Көп деңгейлік байланысты алып, ұзын және қымбат қылады.
Кең интервалдық басқару - тар интервалды басқарудың керісіншесі: максималды бағынушылар саны.
Мұның мынадай артықшылықтары бар. Басқарушы көп бағынушыға ие болып, оларға жұмыс жүктеу үшін өзінің өкілеттілігін делегаттауға мәжбүр болады. Өкілділікті делегаттау – оң факт болып табылады. Бағынушыларына жұмысты орындау құқығын береді, оны атқара алатынына сенімді болу қажет, сондықтан мұндай жағдайларда күшті және білікті команда алынады.
Мұндай басқару интервалының кемшілігіне “орынның тарлығын” жатқызуға болады. Ол көптеген қиын проблемаларды шешуде қиындық әкеледі. Жағдайды осы бағытта дамыту бағынушыларды бағындыру бақылауын жоғалтуы мүмкін. Бұл интервал барлығы сәйкес келмейтін жоғары талаптарды қажет етеді.
Оптималды интервалдық басқару. Менеджменттік зерттеу бойынша бір басқарушыға бағынатын қызметкерлердің санын анықтайды. Әскери стратег Сир Иан Камильтон және менеджмент бойынша классикалық кітаптың авторы Линдолл Урвиктің айтулары бойынша, идеалды интервал үш пен алтының арасында. 1930 жылы бухгалтер В.А.Грейкунас “бастық – бағынушы” қатынасына анализ жасау үшін математикалық формула шығарады. Грейкунас өз әдісін былай негіздеді: адам көңіл бөлудің шекті интервалын иеленеді және оны бір уақытта бірнеше байланыста қолдана алады. Формула көрсеткендей, егер бағынушылар саны арифметикалық тұрғыдан өссе, онда менеджерлердің әрекет қиындылығы экспонент бойынша өседі. Грейкунас тіке және көлденен бойынша санын жаңадан бір бағынушы келгенде қолданды. Мүмкін болатын байланыс саны мына формулада көрінеді:
R = n( 2n-1+n-1 ) , мұнда
R – байланыстың барлық саны
n - тікелей бағынушы адамдар саны
Бір бағынушысы бар менеджер тағы бір бағынушы алса, байланыс саны 1-ден 6-ға дейін болады. Егер бағынушылар саны 10-ға дейін өссе, онда байланыс саны 5210 дейін өседі.
Грейкунастың формуласы басқарудың әртүрлі интервалдағы байланыс санын көрсетеді, бірақ интервал оптималын анықтай алмайды. Көбінесе байланыс саны менеджерлердің тиімді координация жасауы жұмыс жағдайымен байланысты бірнеше факторларға тәуелді.
Интервал таңдауға әсер ететін факторлардың үш тобы: Басқару түрлерінің әрекетіне байланысты факторлар; орындайтын функцияның ұқсастығы мен қиындығы, өндірістік бірліктің байланыс деңгейі; өндірістік бірліктегі пайда болған проблемалардың жиілігі; өндіріс процесі стандартталған денгейі; кәсіпорынның тиімділігі.
Менеджермен байланысты фактор – оның қабілеттілігі, басқару шешіміне жауапкершілік деңгейі; жұмысшылардың әрекетін координациялауға қажетті уақыт; менеджердің өңдеуге кететін және жоспарды интеграциялауға және мақсатқа кететін уақыт; одан басқа адамдар талап ететін және өндірістік бірлік уақыты; менеджерге көрсететін ұйымдастырушылық көмек.
Бағынушылармен байланысты факторлар – оларды компетенттілігі, әрекеттестік деңгейі, сыйысушылық, сонымен бірге талап етілетін басқару мен бақылау деңгейі.
Қорытынды
Өкілдік басқару жүйесі әрдайым бірдей бола бермейді, ол әр түрлі себептерге байланысты жоғары немесе төменгі “қабатта” орналасуы мүмкін. Бірінші жағдайда басқару өкілділігінде орталықтандыру орын алады, ал екіншісі – орталықсыздандыру. Бұл жерде ескеретін жағдай, барлық өкілдіктер орталықтандырылған немесе орталықсыздандырылмаған болуы мүмкін.