9. Реквізит, який відбиває головну ідею документа:

Термін

Визначення

1

2

Мова

особлива знакова система, яка називає поняття та реалії об’єктивної дійсності і забезпечує потреби людини в спілкуванні та пізнанні. Знаком у мові є лексема (слово).

Комунікативна (від лат. communicatio – спілкування) функція

Суть її полягає в тому, що мова виступає основним засобом спілкування людей. Крім усного мовлення, комунікативну функцію виконують написані чи надруковані тексти.

Мислеоформлювальна функція

Щоб відбулося спілкування, потрібно сформувати і сформулювати думку. Крім мислення, цей процес забезпечує і мова. Формування думки та її висловлювання можуть як збігатися в часі, так і відбуватися в різний час: людина спочатку формулює думку, а потім її говорить.

Пізнавальна функція (інші назви – когнітивна, гносеологічна, акумулятивна, номінативна, ментальна)

Полягає в тому, що мова є важливим засобом пізнання світу. Не назване – не пізнане. Підбираючи назву для речі, людина її пізнає. Все, що будь-коли пізнане людиною, закріплюється і зберігається в слові. За допомогою мови людина формує свої знання про об’єктивну дійсність і про себе, у мові закріплюється досвід практичної діяльності поколінь.

Суть інформативної функції (інші назви – репрезентативна, референтна)

полягає в тому, що в процесі спілкування люди передають одне одному інформацію про позамовну дійсність. Цей процес відбувається за посередництва думки.

Емоційна (від англ. emotion – душевне хвилювання) функція

(або емотивна) виявляється у вираженні автора ставлення до змісту свого повідомлення. Реалізується емоційна функція за допомогою вигуків, зменшувальних суфіксів, інтонації тощо.

Експресивна (від лат. exspressio – вираження), або виразова функція

передбачає представлення у висловлюванні думки самого мовця. Кожний текст, кожний акт спілкування, несучи в собі певну інформацію про немовну дійсність, водночас містить інформацію про автора.

Суть апелятивної (від лат. apellatio – звертання) функції (або імпресивної)

полягає в тому, що за допомогою мови можна вплинути на думки, поведінку адресата.

Контактоустановлювальна, або фактична

мова виступає засобом налагодження контактів між людьми.

Метамовна (від гр. meta – після, за між)

мовні одиниці використовуються для з’ясування властивостей мови в процесі її засвоєння, за їх допомогою можна описати ту саму або іншу мову.

Інтегрувальна (від лат. Integer – цілий, незайманий)

мова виступає засобом згуртування населення певної території й перетворення його в колектив, суспільство, народ, націю.

Державна мова

це закріплена законодавством мова, вживання якої обов’язкове в органах державного управління та діловодства, громадських органах та організаціях, на підприємствах, у державних закладах освіти, науки, культури, у сферах зв’язку та інформатики³. Отже, державною вважається мова, якій державою надано правовий статус обов'язкового засобу спілкування в публічних сферах суспільного життя.

Літературна мова

це загальноприйнята оброблена й удосконалена форма національної мови, що служить засобом порозуміння всіх представників певного етносу.

Норми

це загальнообов’язкові та загальноприйняті правила вимови і написання слів, словосполучень та речень

Орфоепічні (від гр. orthos – прямий, правильний і epos – мова)

визначають правильну вимову звуків у різних позиціях, у сполученнях з іншими звуками, у граматичних формах, групах слів та окремих словах. Крім цього, вони включають і норми наголошування слів та інтонацію¹.

Орфографічні (від гр. orthos – прямий, правильний і grapho – пишу) –

загальноприйняті правила передачі мови на письмі.

Пунктуаційні (нім. Punktuation від лат. punktum – крапка)

визначають правильне вживання розділових знаків.

Лексичні

визначають лексичну сполучуваність, розрізнення значень і значеннєвих відтінків слів. Мовне багатство людини залежить від правильного вживання антонімів, синонімів, паронімів, фразеологізмів тощо. Помилки на лексичному рівні переважно виникають внаслідок російсько-українського білінгвізму: полка (полиця), коляска (візочок), грязь (бруд), забор (паркан), любий (будь-який) та ін.

Словотвірні²

визначають вибір морфем, їх розташування і сполучуваність у складі слова. Словотвірними огріхами є вживання префіксів, суфіксів, невластивих для української мови: перехресток замість перехрестя, привичка замість звичка, прохожий замість перехожий. Порушення цих норм часто трапляється при творенні прикметникових форм від різних географічних назв за допомогою -ськ: запоріжський замість запорізький, сивашський замість сиваський тощо.

Морфологічні (від гр. morphe – форма і logos – слово)

правила вживання граматичних форм роду, ступенів порівняння прикметників, особових і наказових форм дієслів тощо. Типові випадки порушення морфологічних норм – неправильне визначення граматичного роду іменників типу біль, Сибір (у російській мові вони належать до жіночого роду, а в українській до чоловічого), неправильне вживання закінчень родового відмінка однини іменників чоловічого роду ІІ відміни: предмета, але сюжету тощо.

Синтаксичні (від гр. syntaxis – побудова, зв’язок)

визначають правила відбору варіантів при побудові словосполучень і речень. Синтаксичні анормативи трапляються, наприклад, у дієслівних керуваннях: поступити в інститут замість вступити до інституту, звернутися по адресу замість звернутися на адресу, при калькуванні російських словосполучень: битком набитий замість ущерть наповнений, переповнений; приймати участь замість брати участь; приймати міри замість уживати заходів тощо. Також порушенням синтаксичних норм є помилки, що трапляються при побудові прийменникових сполучень, особливо з прийменником по: по бажанню, правильно: за бажанням та ін.

Стилістичні

обмежують використання лексичних одиниць певним функціональним стилем. Наприклад, слова з емоційно-експресивними відтінками доречні в художньому стилі, їх не рекомендують вживати в науковому та офіційно-діловому.

Фразеологічні

правила вживання фразеологізмів. Порушення – дослівний переклад стійких словосполучень російської мови: музей під відкритим небом замість музей просто неба, вішати лапшу замість пускати пил в очі, втирати очки замість замилювати очі, напускати туману, забивати баки.

Культура мови

самостійна навчальна дисципліна, що вивчає норми літературної мови, їх ретроспективу, сучасний стан і тенденції розвитку та подає практичні рекомендації щодо використання норм у комунікативних актах, зокрема у сфері ділового спілкування.

Стиль (франц. style, від лат. stilus, stylus – загострена паличка для письма)

це функціональна підсистема літературної мови, що обслуговує певну сферу діяльності мовців і відповідно до цього має свої особливості в доборі й використанні мовних засобів (лексичних, фразеологічних, граматичних тощо).

Розмовний стиль

різновид літературної мови, яким послуговуються мовці в щоденному спілкуванні. З-поміж інших функціональних різновидів літературної мови цей стиль є найдавнішим і найуживанішим.

Художній стиль

різновид літературної мови, що використовується в художніх творах (епічних, ліричних, драматичних). Цей стиль започаткував розвиток нової української літературної мови на народнорозмовній основі і є найскладнішим як за тематичним багатством, так і за розмаїттям мовних засобів, які в ньому використовуються.

Конфесійний стиль (від лат. confessio – визнання, сповідання) –

різновид літературної мови, що обслуговує релігійні потреби суспільства.

Науковий стиль

різновид літературної мови, що використовується в науці, освіті й виконує пізнавально-інформативну функцію. Поняття наукового стилю об’єднує мову різних галузей науки і техніки.

Публіцистичний стиль

різновид літературної мови, що використовується у сфері масової інформації. Синтезує в собі частину функцій, мовних ознак та засобів художнього, офіційно-ділового, наукового стилів.

Офіційно-діловий стиль

різновид української літературної мови, що забезпечує потреби громадян у документальному оформленні офіційних взаємостосунків.

Термін (лат. terminus – рубіж, межа)

це слово або словосполучення, що називає наукове поняття

Термінознавство

розділ мовознавства, що вивчає природу термінів, їх граматичну організацію та закони функціонування

Професіоналізми

ненормативні, часто емоційно забарвлені слова та словосполучення, що називають спеціальні, майже завжди конкретні поняття певної сфери діяльності (на відміну від термінів, абстрактні поняття ця група лексики називає рідко).

Термінологія

сукупність слів та словосполучень, які обслуговують певну сферу знань, пов’язаних із системою понять мистецтва, техніки, виробництва, що склалася стихійно

Терміносистема

упорядкована термінологія, якій характерний вищий ступінь системної організації як на формальному, так і на поняттєвому рівнях.

Термінологізація

процес набуття загальновживаними словами статусу терміна.

Документ (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, посвідчення, зразок)

це матеріальний об’єкт з інформацією, зафіксованою для передавання її в просторі та часі, оформлений в установленому порядку, що має юридичну силу.

Юридична сила документа

це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його рек­візитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Функція документа

це його суспільна роль, соціальне призначення, завдання.

Соціальна функція

документ є соціально значущим об’єктом, бо його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна

документ виступає інформаційним засобом передавання, обміну, спілкування, спадкоємності, документи забезпечують документну комунікацію.

Інформаційна

документи є носіями інформації, вони покликані задовольняти інформаційні потреби суспільства, є джерелами інформації, знань.

Кумулятивна

виявляється у здатності документа накопичувати, концентрувати, збирати, впорядковувати інформацію з метою її збереження.

Управлінська

документ – інструмент управління.

Правова

Документ – засіб унормування та закріплення правовідносин у суспільстві.

Історична

Документ – джерело історичних відомостей про суспільство; цієї функції набуває незначна частина документів, які надходять на зберігання в архів.

Класифікація

процес поділу документів за будь-якими зовнішніми або внутрішніми ознаками

Принцип історичності

передбачає врахування історичного досвіду під час складання та розвитку документних форм інформації.

Принцип об’єктивності

текст документа повинен бути звільнений від суб’єктивної оцінки автора.

Принцип системності

допомагає розкрити зміст документів при порівнянні їх подібних чи відмінних ознак, виявити системні зв’язків між різними видами, підвидами документів.

Службові документи

укладаються посадовими особами, які офіційно уповноважені від імені юридичних осіб (організацій, закладів, установ) створювати такі документи, для розв’язання службових питань.

Під посадовою особою

розуміють осо­бу, яка здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпоряд­чих або адміністративно-господарських обов'язків.

Особисті документи

створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службо­вих обов'язків для розв’язання індивідуальних питань.

Стандартні регламентовані

це документи, що мають однакову фор­му та заповнюються в чітко визначеній послідовності й за суворо регламентованими правилами. Бланки таких документів захищені (спеціальний папір, голограми, водяні знаки тощо).

Типові

документи, певна частина яких має усталену (типову) форму, готову для заповнення.

Індивідуальні

друковані чи рукописні документи, що укладаються за загальними принципами в довільній формі залежно від конкретного випадку. Спосіб викладення тексту в таких документах (добір мовних засобів, побудова речень тощо) залежить від конкретної ситуації, що спричинила їх укладання.

Несекретні (звичайні)

документи, призначені для загального користування.

Документи для службового користування (ДСК)

документи з обмеженим доступом. До них належать ті, які містять дані, інформацію з особових, фінансових чи інших справ і не підлягають розголосу за межами відділу, організації. Контролює нерозголошення відомостей, що містяться в документах з грифом «Для службового користування», режимно-секретний відділ юридичної особи.

Секретні та цілком секретні

У правому верхньому кутку таких документів міститься позначка “Секретно». За втрату або розголошення змісту таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність.

Нетермінові (звичайні, безстрокові)

– це такі документи, які викону­ються в порядку загальної черги.

До термінових

належать ті, для яких встановлено термін виконання, а також, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).

Дуже термінові

документи з позначенням «дуже терміново».

Внутрішні документи

мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні документи

є результатом спілкування уста­нови з іншими установами чи організаціями.

Вхідний

документ, що надійшов до установи,

Вихід­ний

документ, відправлений організацією.

Оригінал

це примірник службового документа, що перший і єдиний набуває чинності. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою.

Копія

це точне відтворення оригіналу. На копії до­кумента обов'язково вгорі праворуч пишеться слово «Копія». Копії службових документів можуть бути незасвідчені та засвідчені.

Незасвідчена копія

та, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили

Засвідчена копія

така, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу

Відпуски

Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії.

Витяг (виписка)

засвідчена копія частини тексту службового документа

Дублікат

повторно оформлений службовий документ, замість утраченого або пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну чинність

Управлінська документація

Документи, які містять управлінську інформацію та оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність

Діловодство, або справочинство

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської діяльності та організування роботи зі службовими документами, називається

Реквізити

окремі елементи, з яких складається документ

Постійні реквізити

друкують під час виготовлення бланка

Змінні

фіксують на бланку в процесі заповнення

Формуляр

склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі

Формуляр-зразок службового документа

це модель побудови однотипних документів, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки (вертикальна та горизонтальна розмітка площі документа) та реквізити.

Бланк службового документа

це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Рубрикація

це поділ тексту на логічні, відокремлені одна від одної частини.

Абзац

це відступ управо в початковому рядку, яким по­чинається виклад нової мікротеми або думки в документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Традиційна (комбінована) система нумерації

передбачає використан­ня різних графічних засобів – цифр (арабських та рим­сяких), літер (великих і маленьких), слів. Ця система використання різних позначень будується за ознакою зростання.

Згідно з ДСТУ 3008-95, слід пам’ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (ґ), Є (є), З (з), І (і), Ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч), Ь (ь) не використовують.

Нова система

ґрунтується на використанні лише араб­ських цифр, розміщених у певній послідовності.

Текст

це сукупність об’єднаних за змістом речень, які підпорядковуються вимогам композиційної будови документа і відповідають нормам літературної мови.

Заява

Це документ, у якому викладається певне прохання або пропозиція однієї чи кількох осіб, що адресується установі або посадовій особі

Заяви індивідуальні

автором є одна особа

Колективні

написані від імені групи осіб

Особисті

укладаються від імені приватної особи; пишуться, як правило, від руки в одному примірникові

Службові

пишуться з використанням технічних засобів посадовими особами, які офіційно уповноважені від імені юридичних осіб (організацій, закладів, установ) створювати такі документи, для розв’язання службових питань

Прості

після тексту документа праворуч ставиться особистий підпис автора документа, а ліворуч – дата написання заяви

Складні

після тексту заяви перед датою і підписом автора подаються відомості про додані до заяви документи

Внутрішні

укладаються працівниками в межах юридичної особи

Зовнішні

надходять від юридичних або фізичних осіб із зовнішнього світу

Автобіографія

це документ, у якому особа повідомляє важливі факти своєї біографії

Резюме

це документ, що укладається з метою зайняти вакантну посаду і в якому в лаконічній формі подаються дані про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи особи, що його складає

Характеристика

це документ, у якому дається загальна оцінка ділових і моральних якостей певної особи (працівника, учня чи студента), яка працювала останнім часом на певному під­приємстві або навчалась я навчальному закладі

Особовий листок з обліку кадрів

це обов'язковий до­кумент особової справи, у якому фіксуються автобіографічні відомості

Трудова книжка

це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Порядок його оформлення регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях». Запов­нюється цей документ у відділі кадрів під час оформлення на роботу працівника у п'ятиденний строк і призначений для встановлення стажу роботи

Особова картка працівника

є основним документом з обліку особового складу на підприємстві

Наказ

розпорядчий документ управлінської діяльності, що ви­дається керівником юридичної особи чи її структурного підрозділу на основі єдиноначальності та містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звернений до підпорядкованих органів і працівників

Розпорядження

правовий акт управління державного колегіального органу, що стосується оперативних питань, виконання яких не потребує об­говорення

Вказівки

розпорядчий документ здебільшого інформаційно-методичного характеру, який укладають для організації виконання нака­зів, інструкцій та інших актів органів управління

Інструкція

правовий акт, який створюється органом державного управ­ління або утверджується його керівником та ви­значає правила організаційної, фінансової, на­уково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції) під час вико­нання службових обов'язків

Положення

правовий акт, який установлює основні правила організаційної діяльності державних підприємств, установ, їхніх структурних підрозділів – визначає порядок утворення, права, обов'язки та організацію роботи

Правила

зібрання положень, які регла­ментують порядок дій, поведінку юридичних і фізичних осіб відповідно до встановлених норм

Постанова

це правовий нормативний акт, який видають вищі й центральні органи уп­равління, що діють на основі колегіальності, з метою вирішення найважливіших організацій­них і господарсько-політичних питань, установ­лення стабільних норм, правил поведінки; ви­значення вищими органами державного управ­ління завдань для підпорядкованих установ і шляхів їх виконання

Статут

зведення правил, поло­жень, які регулюють основи організації і діяль­ності установ певної галузі господарства.

Ухвали, або рішення

це правові акти, що видаються кількома колегіальними держав­ними органами та громадськими організаціями; розпорядчий документ, який приймається міс­цевими Радами народних депутатів або їхніми виконкомами, держадміністраціями в колегі­альному порядку

Лист

це поширений вид документації, один із спо­собів обміну інформацією

Анотація

це стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо. У ній зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета

Рецензія

це критичний відгук на художній, науко­вий або інший твір, що містить зауваження, пропозиції тощо

Відгук

це висновки уповноваженої особи (кількох осіб) про наукові роботи, вистави, фільми, представлені на розгляд чи до захисту

Висновок

це документ, що містить остаточну думку, логічний підсумок комісії, уповноваженої особи або установи, зроблений на основі розгляду, аналізу певних фактів.

Реферат

письмовий виклад наукової статті, моно­графії, результатів наукового дослідження, змісту книги

Довідка

це документ інформаційного характеру, що під­тверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різ­ні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові

Доповідна записка

це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконан­ня окремих завдань, службових доручень

Пропозиція

це довідково-інформаційний документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань

Пояснювальна записка

це письмове пояснення си­туації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше, порушення дисципліни, невиконання ро­боти) на вимогу керівника. Інколи – це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту)

Протокол

це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують перебіг і резуль­тати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад.

Резолюція

це документ, який фіксує рішення, по­станову. Найчастіше резолюцію ухвалюють на зборах, з'їздах, конференціях; її вмішують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Звіт

це письмове повідомлення про виконання яко­їсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й тек­стові.

План

це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін їх здійснення.

Оголошення

це повідомлення про час і зміст нарад чи засідань, необхідність виконати якусь роботу, потребу в заміщенні вакантної посади або набір робочої сили та ін.

Повідомлення

це різновид службового листа, у якому викладено запрошення взяти участь у нараді, конференції, зборах.

Трудовий договір

це угода між працівником і власни­ком підприємства, установи, організації або уповнова­женим ним органом чи фізичною особою, за якою пра­цівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, органі­зації або уповноважений ним орган чи фізична особа зо­бов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання ро­боти, передбачені законодавством про працю, колектив­ним договором і угодою сторін

Контракт

це особлива форма трудового договору, у якому термін його дії, права та обов'язки і відповідаль­ність сторін (зокрема матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови ро­зірвання договору встановлюються угодою сторін

Трудова угода

укладається між організацією й люди­ною, яка не працює в цій організації

Таблиця

це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами

Список

це реєстрація предметів, осіб, документів. Він складається в певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого- або чого-небудь за алфавітом. Якщо це список осіб, то ім'я та по батькові пишуться після прізвища

Перелік

це перелічення предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги

Накладна

це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цін­ностей

Акт

це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб

Доручен­ня

це двостороння угода, за якою одна сторона (пові­рений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії

Розписка

це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, – передання й отримання документів, това­рів, грошей, матеріальних цінностей