14. Виправте помилки та відредагуйте поданий документ.

Запрошення.

Вельмишановні Александр Глєбовіч й Соф я Ігнатовна просимо Вас прийняти участь у празднуванні пів столітньго юбілею Залісського

Державного Заповідника, яке відбудеться 7. X. 2003 року у Админістратівном корпусі.

Початок міроприємства вії ранку.

Дірекція.

15. Виправте помилки та відредагуйте поданий документ.

Характеристика. Ведучого інжинера Леспікова Ільї Зінов'євіча, беспартійного, освіта — вища.

Пан Лесніков 1.3. працює на предприємстві із 1989 р. після скінчення Киевского політехничного інстітута. Часто печатается у научній прессі із актуальними статями. На протязі усієї роботи зарекомендував себе як добрий товаріщ, вічливий, має хороші відношення с робітниками. Неоднократно поощрявся за приймання активной участі в спортівних міроприємствах концерна грошовими нагородами. Всі без виключення дорученя виконує вовремя і сумліно.

С 1997 по 1998 рр. Леснікое І. 3. був в составі группи по розробці нового генірального плана застройки концерпа і як актівний учасник нагороженний Похвальной Грамотой Верховной ради України. У 1994 році стажирувався в Краковськом домобудівном комбінате (Польша). Ця характерістіка видана для пред'явлення по місцю требування.

Гол. Інжинер (підпис) Пятаковскій.Ю. Д.

Презідент концерна „Стімул” (підпис) Варіч Е. С.

- Як адресувати документи, кореспонденцію?

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни:

а) організація або структурний підрозділ без зазначення посадової особи:

Міністерство аграрної політики України

б) керівник підприємства, установи, або його заступник:

Директорові Глухівського коледжу СНАУ Іванову М.М.

(адреса)

в) кілька посадових осіб (керівників)—не більше 4 адресатів:

Президентові АТ «Тисмениця-

хутро”

Директорові з комерційних питань Начальникам виробничих відділів

г) однорідні організації: Директорам вугільних об'єднань України

д) коли адресатів більше 4 осіб -—• додають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата;

е) відповідь на скарги, заяви тощо можна адресуватися із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса, оформлена за правилами надавання послуг поштового зв'язку;

ж) фізична особа:

Стеценко Сидір

Миколайович

вул. Гарматна, буд.8, кв.17, м. Київ, 01018

Розділові знаки між окремими елементами адреси не ставляться.

Не пишуть прийменник в у адресі типу:

Верховний Суд України 252025, м. Київ, вул. П. Орлика, буд. 5

— Як датувати документ?

Дата

— день написання листа, наказу і т. ін.;

— день затвердження плану, звіту, інструкції тощо;

— день фіксації вчинків у протоколах, актах;

— день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Способи датування:

10.05.2008 10 травня 2008 року; 2008.08.10. У нормативно-правових актах, фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

- Місце датування:

а) на бланку:

«02» лютого 2008 року №713

б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування О.Н. Огиря

25.09. 2008 Або:

Г оловний інженер (підпис)

М. С. Симонов 18.04 2008

НАКАЗ Глухів

. Хто і як повинен підписувати документ?

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування,

наприклад: Директор фабрики

(підпис)

При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства При назві посади того, хто підписує, не треба. Слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однаковою, посадою розташовують на одному рівні:

Директор фабрики Директор магазину

І. В. Сиваш _Г. А.

Іванова

(підпис) (підпис) (дата) (дата)

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва _А. В. Коваль

(підпис)

Головний бухгалтер В. Н. Олексієнко

(підпис)

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом) наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

- Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

а) у реквізиті «Адресат» — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.,

б) у реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» -

перед прізвищем, напр.: С. П. Бсшакін; .... .

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр..

Симоненко; Йолкіну М. Ю.; г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю. Є. науковий ступінь...»;

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

- Де поставити печатку?

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

- Як затвердити документ?

Якщо вимагається затвердження документа (акта прийман-ня- здавання матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує — директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр охорони здоров'я України

С.В. Кулик

(підпис)

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, протоколом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора 08.05.2004 №20

Або:

ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол зборів трудового колективу 21.02.2004 №2

- Як зазначити погодження змісту документа?

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення

адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО Директор заводу

О.М.Юрін

(підпис)

08.09.2008

Головний бухгалтер

С. М. Білоус

(підпис)

08.09.2008

Головний інженер з техніки безпеки ________ О. І. Андрухів

(підпис)

08.09.2008

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому ВАТ «Радар»

15.10.2008 №7

- Як зазначити наявність додатків?

Наявність додатків до документа зазначають під текстом документа

так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти та науки України від 14.05.2004 № 5¬5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим, на іншу адресу.

- Як зазначається проходження і виконання документів?

а) резолюції:

До відома До керівництва До виконання Задовольнити прохання Головному бухгалтеру Іващенко М.Я.

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо.

Наприклад:

Відділ стилістики Шевченко Л.Л.

Прошу підготувати відповідь, на лист

(підпис) 4.07.2008

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частіші документа на вільному місці нижче реквізиту «Адресат» (не на тексті);

б) про виконання документа зазначають у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа:

До справи № 63/02.

Відповідь надіслано 12—03/48 від 24.03.2008

Секретар С.С. Лебедева

25.03.2008

в) про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ8. 10.07.2008.

- Як нумерувати сторінки?

Неправильно: Правильно:

-2-, 5114 с Починаючи з другого

аркуша

вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв арабськими цифрами без крапки: 3; 15