2.Законодательные основы кадрового учёта

2.1. Законодательные основы кадрового учёта

Ведение кадрового учета в рамках законодательства РФ для предприятия или организации имеет очень большое значение. Оно регулирует все права и обязанности, основы профессиональной деятельности являясь опорой по правильному учету кадров на предприятии.

Основным регулирующим инструментом деятельности отдела кадров является трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), на основе которого составлены Локальные нормативные акты, определяющие содержащие нормы трудового права, принимаемые работодателем, на основании которых осуществляется кадровый учет.

Локальные нормативные акты представляют собой документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации.

Как сказано в статье 8 ТК РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

1. заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

2. заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);

3. работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

4. при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

5. очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

В своей особенности их можно разделит на обязательные, рекомендуемые и зависящие от спецификации организации (Рис. 1.).

Рис. 1. Локальные нормативные акты.

Трудовой кодекс РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов:

1. установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135 ТК РФ);

2. установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок;

3. введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

1. локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);

2. штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;

3. другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.

Весь список нормативных документов, на которые должен опираться в своей деятельности специалист кадровой службы представлен федеральными законами, трудовым кодексом, нормативными актами которые представлены в приложении № 1.

Теперь рассмотрим имеющиеся права кадрового отдела. Кадровый отдел имеет право:

1. получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников;

2. давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;

3. вносить предложения руководству организации по совершенствованию работы с кадрами;

4. удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации;

5. контролировать в структурных подразделениях организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций;

6. представительствовать в установленном порядке интересы организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

7. проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

Отдел кадров так же наделён ответственностью. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением. На Руководителя возлагается ответственность за:

1. организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

2. соблюдение сотрудниками отдела трудовой дисциплины;

3. обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности;

4. соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов;

5. ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

Взаимоотношения, служебные связи так же оговариваются в трудовом кодексе и так же касаются отдела кадров. Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

1. со всеми структурными подразделениями организации по кадровым вопросам;

2. с юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов;

3. с бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности;

4. с информационно-техническим отделом организации – по вопросам обеспечения отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.