5. Номенклатура дел

Важным понятием, используемым при организации документооборота на предприятии и управлении документооборотом, является дело. Дело представляет собой набор документов, связанных одной тематикой, и физически объединенных под одной обложкой. Подобная систематизация значительно облегчает поиск и использование отдельных документов.

Nomenclatura — это латинское слово, означающее в переводе «перечень». Сейчас этот термин применяется для обозначения списка названий или категорий, используемых в какой-либо отрасли деятельности. Применяется понятие номенклатуры и при управлении документооборотом.

В деятельности по организации документооборота на предприятии под номенклатурой подразумевают упорядоченный перечень заголовков дел, заведенных в организации, по своей сути являющийся классифицированным справочником по делам.

Номенклатура является жизненно важным инструментом корпоративного документооборота и в идеале должна отвечать следующим критериям:

• Полнота охвата документов,

• Разделение временных и постоянных документов,

• Четкая формулировка заголовков, которые должны отражать содержание и состав документов,

• Систематизация по срокам хранения и категориям важности.

Номенклатура, применяющаяся при управлении документооборотом, используется обычно для классификации при сортировке документов по делам. Также при помощи номенклатуры отмечаются сроки хранения дел. Номенклатура может использоваться для составления описей или вместо описей при сдаче дел в архив. Номенклатура, кроме того, может применяться в корпоративном документообороте в справочных целях и для построения информационно-поисковых систем.

Создание номенклатуры происходит в несколько этапов:

• Составление перечня документов,

• Создание заголовков дел,

• Создание классификационной системы,

• Определение времени хранения дел,

• Создание системы индексов.

Номенклатура должна содержать все документы, создающиеся в ходе деятельности предприятия или организации, а также поступающие извне, за исключением печатных изданий.

Из всех этапов создания номенклатуры, пожалуй, самым сложным является составление заголовков дел, поскольку заголовок должен точным образом определять все документы и исключать возможность случайного включения в дело документов из других дел. Заголовок должен содержать в себе несколько параметров, в том числе, род документов, информацию о датах, подлинности и корреспондентах.

Классификационная схема должна иметь иерархическую структуру, отражающую структуру организации. На первом месте должны идти дела с документами вышестоящих органов, затем организационные документы, положения и уставы, затем — все остальные документы.

Применяется несколько способов формирования дел:

• Номинальный, отражающий вид документов,

• Предметно-вопросный, отражающий содержание документов,

• Авторский,

• Корреспондентский, применяемый при сортировке переписки,

• Хронологический, охватывающий документы за определенный период.

У каждого дела должны быть установлены сроки хранения. Если в деле содержатся документы с разными сроками хранения, то за срок хранения всего дела берется наибольший.

В номенклатуре корпоративного документооборота также широко применяется система индексов, представляющих собой условные обозначения дел, упрощающих пользование номенклатурой и автоматизацию документооборота.

Форма номенклатуры строго определяется гос. системой документационного обеспечения управления и правилами ведомственных архивов.

В простейшем виде эта форма состоит из следующих граф:

• индекс;

• заголовок;

• кол-во томов;

• срок хранения дел;

• примечание.

В конце разделов следует составлять резервные номера. В конце отчетного периода в номенклатуре должна заполняться итоговая запись, указывающая количество дел, включенных в номенклатуру и переходящих на следующий год.