5.2 Компьютерные системы административно-управленческой связи

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", RJEX 400 и др.),

Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК н так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.

Раздел 2. Организация делопроизводства.

1. Основные требования к оформлению управленческих документов

 

В работе руководителя производства  и  структур  управления много времени отводится изучению,  анализу и составлению различной документации.

Особенно большие  трудности возникают при разработке управленческих,  коммерческих документов, составлении деловых писем, что обусловлено,  в первую очередь, недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в  процессах составления и использования документов требует знаний общих правил и норм составления документов.

В результате осуществления общих и специальных  функций  управления образуются две группы документов.

К первой относятся документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительской деятельности учреждений,  организаций и предприятий. Документация, обеспечивающая  организационную функцию аппарата управления, называется  организационно-распорядительной (ОРД).

Входящие в систему ОРД документы можно подразделить на три группы:

-  организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

- распорядительные (постановления,  распоряжения,  приказы,  указания,  решения);

-  справочно-информационные (письма,  докладные  и  объяснительные записки, протоколы, акты, отчеты, списки, перечни  и др.).

Вторую группу образуют документы,  специфичные для каждой   из специальных функций управления.

Организационно-распорядительные документы   должны,   как   правило,  оформляться на бланках предприятия,  соответствующих   стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003).  Установлены два  вида бланков: бланк  для  писем  и общий бланк для других видов ОРД.  Изготавливают   бланки двух форматов:  А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х  148  мм).

Бланки  каждого  вида  проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

В соответствии  с  требованиями  ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс  обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.  Обязательными реквизитами документа являются: наименование организации - автора документа,  название документа (кроме писем), дата,  индекс,  ссылка на индекс и дату входящего документа, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений,  подпись,  гриф согласования,  визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона.