2. Анализ документационного обеспечения управления персоналом

В Правительстве Ульяновской области специалист по кадрам ведет в обязательном порядке следующие документы:

- личные дела;

-личные карточки; -трудовые книжки; -распоряжения по личному составу;  Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированной системы документации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Формирование дела начинается с начала года. На каждое название в номенклатуре дело заводится папка - скорошиватель либо папка-регистратор.

На обложке каждого дела в верхней части указываются:

- наименование организации;

- над ним - название вышестоящей организации;

- под наименованием организации – название структурного подразделения.

В средине обложки указывается индекс (номер) дела по номенклатуре, например, «дело № 02-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок. Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. Внизу обложки указывается срок хранения. Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут позднее дополняться и уточняться. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют: - переходящие дела; - личные дела;

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;

3. В дело включаются один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия.

4. Каждый документ, помещенный в дело, дожжен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов. 5. В делах не допускаются разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложения или без отметок об их местонахождении.

6. Сформированное дело должна содержать не более 250 листов при толщине 4 см. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив учреждения. Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Папки располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Удобно, если последовательность расположения дел на полках, соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руководителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий компьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от шкафов сдаются работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале. Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и другие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками службы.