9.4 Использование современной автоматизированной системы «r-Keeper» на предприятиях индустрии питания

R-Keeper – это новейшая полнофункциональная электронная система для организации кассового обслуживания высокотехнологичного уровня на предприятиях индустрии питания.

Данная система является инструментом для полномасштабного контроля зала, учета складской деятельности и рабочего времени.

По назначению и функциональным особенностям станции «R-Keeper» бывают 4 видов:

- станция официант;

- станция кассира;

- станция бармена;

- станция менеджера.

Станция «Официант»

На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль «Официант». Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок.

Станция «Кассир»

Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа (наличные, кредитные карты или другой платеж) или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу. Пока чек не будет пробит, заказ будет «висеть» в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.

Станция «Бармен»

Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами — полная их таблица бармену недоступна.

Станция «Менеджер»

Модуль «Менеджер» - является главным звеном. Без него не возможен запуск работы кассовых POS-терминалов. Именно через него настраивается кассовая программа, через него скачивается информация с кассовых терминалов в систему складского учета.

Данное приложение управляет:

- Тарификацией по времени

- Связью с кассами

- Формированием меню и управлением им

- Разделением доступа к меню

- Валютами (типами оплат)

- Контролем остатка блюд

- Контролем удалений

- Установкой уровней доступа

- Планом зала

- Скидками (наценками)

В качестве станции менеджера применяется IBM PC – совместимый компьютер. Устанавливаемые для бармена и кассира станции – это специализированные, оснащенные дополнительными устройствами IBM PC – совместимые компьютеры (добавлены считыватели электронных таблеток или магнитных карточек, разъемы для чековых принтеров, необходимые интерфейсы для дисплея покупателя и кассового ящика). Станция официанта – специализированный, дополненный считывателем различных магнитных карточек IBM PC – совместимый компьютер.

Для больших ресторанов, в которых размещается множество рабочих станций, наиболее эффективно применение файл-сервера (специальный IBM PC – совместимый компьютер с высокими характеристиками скоростей). Значительное ускорение всех процессов в работе системы окупает дополнительные затраты.

В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности «младшим» менеджерам. В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов.

Отчеты, которые предоставляет система, достаточны и даже (как показывает практика использования) избыточны для типичных ресторанов и кафе. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке (общей и по дням, часам, столам, официантам, блюдам и категориям блюд) и реализации; посмотреть, как используются бонусы и скидки, проверить отказы и убедиться в том, что в течение дня не случилось ничего подозрительного.

Помимо отчетов, которые выдают информацию о делах ресторана после закрытия дня, в «R-Keeper» можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с возможностью просмотра любого пункта) и балансе по оплаченным и незакрытым сетам. Данным приложением можно пользоваться из дома.

С использованием станции «менеджер» можно получить следующие отчеты:

-По количеству гостей

- По заказам

- По выручке

- По персоналу

- По расходу блюд