7.2. Диапазон критериев фильтрации.

С помощью элемента Все пользователь может восстано­вить отображение всех элементов списка. В качестве альтернативы можно использовать команду Фильтр/Показать все из меню Данные. Выбор этой команды более предпочтителен при задании нескольких критериев.

С помощью элемента Первые 10 пользователь может создать новый список, состоящий из 10 (число 10 устанавливается по умолчанию, и при необходимости Вы можете изменить количество элементов в списке) самых больших или самых малых чисел предыдущего списка. После выбора элемента Первые 10 будет открыто диалоговое окно Наложение условия по списку, в котором находятся три поля. В первом поле слева Вы можете указать, какое количество элементов должен содержать спи­сок. В центральном поле можно выбрать команду Наибольших (или Наименьших), тем самым Вы укажете Excel , что необходимо состав­лять новый список из максимальных (или минимальных) значений предыдущего. Посредством выбора команды Элементов списка или % от количества элементов в правом поле диалогового окна Наложение условия по списку можно установить численное или процентное ограничение на количество выводимых на экран элементов списка.

При использовании функции автофильтра можно задавать пользова­тельские критерии для фильтрования данных. Откройте список столбца, в котором Вы хотите осуществить фильтрацию данных, и выделите элемент Условие. В открывшемся на экране диалоговом окне можно задать комплексные критерии, объединяя их с помощью условных опе­раторов И или ИЛИ.

Рис. 29. Диалоговое окно для задания пользовательского автофильтра

В этом диалоговом окне можно указать, например, границы области, которая будет использована в качестве критерия фильтра. Вернемся к нашему примеру. Предположим, что теперь нам нужны данные о всех сотрудниках, у которых первые три цифры телефонного номера больше 244 и меньше 446. Для задания области следует указать ее предельные значения. Выберите из поля списка операторов оператор сравнения больше (>) и введите в правом поле 244*. Символ подстановки здесь используется для обозначения произвольного количества любых симво­лов. В нижнем поле выберите из списка оператор меньше (<), введите значение 446* и закройте окно нажатием кнопки ОК.

Проследите, установлена ли опция И (при включенной опции ИЛИ результирующий список включал бы все элементы исходного). Нажмите кнопку ОК для задания выполнения операции фильтрования. Результат данной операции представлен на рис. 30.

Рис. 30. Результат применения пользовательского автофильтра

Выбранные записи можно скопировать и вставить в другую позицию в рабочем листе для последующей обработки. Результат фильтрации списка можно использовать для создания диаграммы или распечатать.

После щелчка на элементе Автофильтр меню Фильтр список в рабочем листе приобретет обычный вид, т.е. исчезнут кнопки со стрелками, которые после вызова этой функции появились рядом с названиями полей.

7.3. Применение усиленного фильтра.

При применении усиленного фильтра критерии фильтрования можно задавать в рабочем листе. В этом случае в диалоговом окне при активи­зации функции усиленного фильтра указывается диапазон ячеек, кото­рый содержит используемые в качестве критериев данные. Преимущество этого способа состоит в том, что пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и может быстро изменить их в зависимости от потребностей.

Основой усиленного фильтра является диапазон критериев. Посколь­ку диапазон критериев может и не размещаться непосредственно под или над таблицей, то для определения диапазона критериев необходимо указывать метки столбцов. В нашем примере мы вставили в начале таблицы четыре пустых строки и скопировали строку с метками столбцов в первую строку (рис. 31).

Теперь в ячейку под соответствующей меткой столбца можно вставить критерий. Для объединения критериев с помощью условного оператора И укажем задаваемые критерии в одной и той же строке, а для объеди­нения критериев с помощью условного оператора ИЛИ следует предста­вить критерии в различных строках. Следует также учитывать, что в случае необходимости вместе с критерием в ячейку надлежит ввести оператор сравнения.

Для обозначения точного соответствия поля записи за­данному критерию при задании критериев знак равенства (=) не исполь­зуется. Причина в том, что в данной ситуации программа будет интер­претировать указанный критерий как формулу, а при задании текстового критерия в ячейке появится значение ошибки.

Рис. 31. Таблица, подготовленная для вставки диапазона критериев

Для вызова функции усиленного фильтра выберите команду Фильтр/Расширенный фильтр из меню Данные. После этого на экране будет открыто диалоговое окно Расширенный фильтр. В нем можно указать диапазон критериев и позицию, в которой должен быть представ­лен созданный с помощью фильтра список.

Сначала укажем новую позицию для выбранных записей. Если опция Скопировать результат в другое место активизирована, то пользователь может указать в поле Поместить результат в диапазон адрес ячейки, начиная с которой будут располагаться соответствующие критериям записи. В поле Исходный диапазон автоматически указаны адреса первой и последней ячеек области списка, если указатель ячейки находится в пределах диапазона списка. Диапазон списка всегда можно определить заново путем активизации поля Исходный диапазон и выделения диапа­зона ячеек в рабочем листе с помощью мыши. Аналогичным способом, активизировав соответствующее поле в диалоговом окне и выделив диапазон критериев, включающий строку с метками столбцов, зададим диапазон критериев. При установленной опции Только уникальные записи из полученного списка будут исключены записи с повторяющимися элементами.

Рис. 32. Диалоговое окно Расширенный фильтр

При указании диапазона критериев следует выделять только строки с метками столбцов и критериями, так как пустая строка также будет интерпретироваться программой как критерий. В этом слу­чае, поскольку пустая строка соответствует заданию условного оператора ИЛИ, в итоговом списке будут представлены все записи исходного, так как отсутствующим критериям пустой строки будут соответствовать лю­бые данные.