2. Общие понятия автоматизированной обработки документов в муниципальных организациях

2.1. Понятие "документ" в среде автоматизированного документооборота

Документ, как объект деятельности муниципальных организаций есть информация на бумажном носителе с указанием ее происхождения и снабженная соответствующими реквизитами, придающими информации юридическую силу (автор, организация-корреспондент и т.д.) Эта информация подвергается обработке служащими муниципальных организаций в рамках их служебных обязанностей.

Документом может быть, например:

• жалоба в муниципальную организацию от гражданина;

• карточка учета посетителя, заполненная секретарем должностного лица во время приема посетителей по личным вопросам;

• схематичный чертеж поэтажного плана дома (или экспликация занимаемого помещения), выданный гражданину (либо юридическому лицу);

• служебное (деловое) письмо из другой организации;

• протокол заседания, совещания;

• распоряжения, приказ, указ, постановления;

Общими признаками любых документов в таком понимании являются:

• попадание (или создание) такого документа в муниципальную организацию;

• обработка документа в рамках служебных обязанностей.

Исторически специализация городских служб привела к обособлению следующих видов документов:

• служебная (деловая) переписка должностных лиц организаций;

• письма граждан (включая коллективные), жалобы, обращения;

• решения и распоряжения официальных органов и должностных лиц;

Соответствующие этим видам документов функции отражают взаимодействие муниципальных организаций с внешним миром - с другими организациями, гражданами и т.д. Для юридической корректности результатов обработки документов (особенно внешних) должен строго соблюдаться регламент их создания и обработки (использование соответствующих бланков, соблюдение порядка визирования). Кроме того, собственная деятельность любого муниципального учреждения порождает внутренние документы (служебные и докладные записки, заявления, сопроводительные записки, поручения и т.д.), обработка которых осуществляется внутри одного учреждения и не требует выхода во внешний мир и тем не менее должна быть также регламентирована.

Большой объем обрабатываемых документов и внедрение дешевых персональных компьютеров привело вначале к созданию документов на компьютере, а затем к распространению автоматизированных систем учета документов.

Понятие документа в автоматизированных системах включает целый комплекс связанных общностью использования форм машинного представления информации (рис. 2.1.):

• электронные карточки в базе данных;

• текстовый файл;

• распечатка на бумажном носителе;

• файл электронных таблиц;

• растровый файл изображения и т.д.

Рис. 2.1. Понятие документа в автоматизированных системах

В общем смысле документ в компьютере - это произвольные файлы, содержащие информацию, подлежащую обработке работниками учреждения в рамках служебных обязанностей. Обычные средства создания документов - текстовые редакторы, электронные таблицы. В перспективе с внедрением компьютерных мультисред (multy media) смысл понятия документ еще более расширится за счет звуковых эффектов и динамичных телевизионных изображений.

С юридической точки зрения такое толкование понятия "документ" несколько не правомочно, так как в настоящее время оно пока не подтверждается законом, и такие документы юридической (судебной) силы не имеют. Поэтому в контексте обработки документов правильнее говорить о документе в автоматизированных системах либо как об электронных копиях официальных документов, либо как о рабочих материалах, возникающих в процессе обработки документа.

Придание документу в автоматизированной системе юридического статуса технически реализуемо путем хранения электронных копий, "заверения" их рассылки с использованием механизма "электронной подписи".

Реализация такой технологии в муниципальных системах технически возможна, но требует принятия организационно-правовых решений.

Документом в автоматизированной системе учета документов обычно называют не сам документ, а его жестко формализованную "электронную карточку", соответствующую одной записи в специализированной базе данных.

Электронная карточка содержит не все характеристики (реквизиты) документа, а лишь часть их, необходимые для краткого ознакомления с документом, его быстрого поиска, для генерации сводок, справок, отчетов.

В развитых системах электронная карточка должна содержать ссылки на различные файлы, поясняющие документ или являющиеся его неотъемлемыми частями.

Понятие документ в среде автоматизированного документооборота более сложное понятие и подразумевает не только хранение информации о документе, как в системах учета документов, но и автоматизированную технологию обработки документа по всем стадиям его исполнения.

Автоматизированным документооборотом или автоматизированной обработкой документов назовем технологию хранения и обработки документов в компьютерной системе в соответствии с принятыми в организации правилами хранения и регламентом обработки и закрытия документа.

Такая технология предусматривает хранение информации об обрабатываемом документе в виде электронной карточки(описывающей его состав и содержание), и совокупности фактографической информации данного документа (собственно сам документ в виде текстовых или графических файлов, файлов электронных таблиц и т.д.).

При внедрении сквозного документооборота в двух или более муниципальных учреждениях необходимо использование программ типа "Электронной почты", где документы передаются как сообщения особого типа - сообщение типа "документ". Фактографическая информация по данному документу передается в виде отдельных файлов-приложений сообщения.