Пояснювальна записка

Ознайомившись із доповідною запискою начальника редакційно-видавничого відділу Лавріненка В.П., хочу довести до Вашого відома, що переадресування проблем роботи цього відділу на учбово-методичний ,неетично і безпідставно. "Знати і регулювати, які матеріали і в якій кількості потрібні..." (слова п. Лавріненка В.П.), де він наводить для зразка передрук цілих книг обсягом 200 сторінок, тиражем 50 екз мають кафедри, а не наш відділ. Функції учбово-методичного відділу ми знаємо і без вказівок п. Лавріненка В.П.

Щодо невдоволення Валерієм Петровичем "... що багато одних і тих же документів (частіше усього це методички) друкується два-три рази"..., хочу зауважити, що для розмноження методичні матеріали ми подаємо згідно із "Положенням про порядок видання, оформлення навчально-методичної літератури та документації".

Із початку цього навчального року неодноразово виникали складнощі з розмноженням методичних матеріалів. Враховуючи зауваження на адресу учбово-методичного відділу п. Лавріненка В.П. (на вченій раді, серпень 1999 р.) про необхідність подавати матеріали для друку на літо, до підготовки на новий навчальний рік учбово-методичний відділ підготував 12 навчальних програм, але із незрозумілих причин за літо не була надрукована жодна. Тільки у вересні (через "надзвичайне з'ясування стосунків") із начальником редакційно-видавничого відділу ці програми були надруковані, цим значно збільшився об'єм виконання робіт його відділом.

У зв'язку з тим, що значна кількість викладачів Академії могла працювати без навчальних програм до цього навчального року, був строго взятий під контроль учбовим відділом п. 2 наказу № 132 від 14.06.2000 р. "Про закріплення навчальних дисциплін за кафедрами", видане розпорядження про недопуск викладачів до викладання дисциплін без НМК і недопустимість такого порушення далі. Після цього, звичайно, значно збільшився об'єм друкованих робіт.

У зв"язку із акредитацією спеціальності "Міжнародне право" практично кожну другу навчальну програму (всього 32) необхідно було переробити і розмножити на: бібліотеку, кафедри, учбово-методичний відділ, для студентів-заочників.

Через те, що був виведений із дії копіювальний апарат (із 11.10.-23.10.2000 р.), без методичного забезпечення залишились магістри-заочники "МП" П і Ш курсу, бакалаври МЕ, МП -1 курс (попередньо про це повідомлялось у доповідній записці на Ваше ім"я).

Шановний Ігоре Святославовичу! Із досвіду роботи інших вищих навчальних закладів учбово-методичний відділ не займається розмноженням навчальних програм, НМК і т.п., все це знаходиться у компетенції кафедр. Вони регулюють необхідною кількістю, розмноженням, підтримують зв"язок із бібліотекою, видають студентам-заочникам методичні матеріали. До розмноження і видавання студентам-заочникам методичних матеріалів учбово-методичний відділ зовсім не має ніякого відношення, він узагальнює методичну роботу, координує роботу кафедр, складає розклади, контролює їх виконання і т.п.

Прошу Вас розглянути це питання з подальшим вирішенням.

Слід звернути увагу на забезпечення редакційно-видавничого відділу нормальною копіювальною технікою, так як дуже часто виникають через це складнощі у функціонуванні навчального процесу.

31.10.2000 р. (підпис)

Розділ 4.3. Запрошення, звіт, план, телеграма.

Запрошення – документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановні, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

Зразок

Богоутовському А.П.

Проректорові з наукової роботи

Київський державний університет Київ К-56

Просимо взяти участь у конференції 5-7 травня

Професора Черепашук

Оргкомітет

Проректор Іванов

____________________________________________________________________

Оргкомітет конференції

Донецький державний університет Університетська, 43

Донецьк-42

Звіт – письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок; у звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставиться.

План – документ, який встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників і конкретних виконавців.

За терміном, на який розраховані, плани поділяються на:

• перспективні (охоплюють декілька років);

• річні;

• піврічні;

• квартальні;

• місячні;

• тижневі;

• щоденні.

За структурою плани бувають простими та складними.

Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов’язкових частин:

• зміст роботи;

• термін виконання;

• виконавці.

Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжними установами.

Телеграма – документ, який передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення великих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді – без службових слів.

Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами:

• відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, її категорію – звичайна чи термінова, серію художнього бланка – за бажанням);

• працівником відділення зв’язку (фіксує дату і час прийому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом).

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Зразок:

Міністерство зв'язку України Передача

Телеграма __го___год___хв

Київ № _________ Автовідповідь____

__сл.__го__ год__хв Передав__________

_________________________________________________________________

(категорія і відмітки особливого виду)

Куди, кому___Короленка5 квартира 7 Полтава_________________________

______________Коваленкові Олегу Івановичу__________________________

Зустрічайте вісімнадцятого поїзд номер десять вагон номер сім Мирослава

Прізвище відправника та його адреса Гальченко Мирослава

в рахунок слів не входять, не Павлівна,

оплачуються і телеграфом бул. Лесі Українки,

не передаються) буд. 7, кв. 36, Київ-158

Розділ 4.4. Складноскорочені слова в українському справочинстві.

Розрізняють два види скорочених слів:

1. для зорового сприйняття;

2. для вживання в усній і письмовій мові.

Скорочення першого типу не мають граматичного оформлення, вони позначаються малими літерами, наприклад: і т.д., р-н., м-ць., тов., повторення початкових літер тт., рр., дробове написання н/а, н/р. Це нормативні скорочення.

Другий тип: АН-24, ТУ-104, КПІ – пишуться без крапок і мають граматичні форми.

Ось деякі зразки скорочень, які вживаються в усіх видах ділових паперів:

• назви документів: РКО, техплан, техдокументація;

• назви посад, вчених ступенів, звань: член-корр., заст.;

• офіційні форми звертання: доб., п.;

• офіційні назви організацій, установ, відділів: агропром, фінвідділ, Київмонолиттехбуд, Укрземпроект;

• скорочення, вживані в планово-обліковій документації: промінвестбудбанк, техпромфінплан, накл. №, тощо.

Назви установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин слів, пишуться:

• з великої літери, якщо ці слова вживаються на позначення установ одинично: Укрпромбуд, Укрміжколгоспбуд, Київмоноліттехбуд;

• з малої літери, якщо ці слова є родовими назвами: міськрада, педінститут, оргвідділ.

Складноскорочені назви, утворені з початкових букв імен власних і загальних, пишуться великими літерами: НЛО, ПВО, АТС ...

Складноскорочення від загальних назв, які вимовляються як звичайні слова (без вставних звуків), пишуться малими літерами: неп (під час непу). Такі слова відмінюються.