Частина 4. Довідково-інформаційні документи (доповнення)

План

Розділ 4.1. Анотація, відгук, рецензія, висновок, огляд як довідково-

інформаційні документи

Розділ 4.2. Доповідна та пояснювальна записка.

Розділ 4.3. Запрошення, звіт, план, телеграма.

Розділ 4.4. Складноскорочені слова в українському справочинстві.

Розділ 4.1. Анотація, відгук, рецензія, висновок, огляд як

довідково-інформаційні документи

Анотація – коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту і т. ін. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається зміст і дається її оцінка. Анотація допомагає при доборі і вивченні літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення зі змістом самої роботи.

Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних.

У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.

Відгук – документ, який містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт та інше.

При потребі підпис особи, яка складала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Рецензія – критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю і т. ін.

Якщо потрібно, підпис в рецензії завіряють печаткою або спеціальним штампом.

Висновок – документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Висновок передається до вищих органів для розгляду і затвердження.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду.

Огляд – різновид довідки, яка складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період.

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ.

Розділ 4.2. Доповідна та пояснювальна записка.

Доповідна записка – документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Зразок

Ректору УАЗТ

Покрещуку 0.0.

Копія:

Проректору

з навчально-методичної роботи

Паримському І.С.

Проректору

з питань науки та зарубіжних

зв'язків

Фурсі С.Я.

Проректору

з загальних питань

Решовській Г.М.

Доповідна записка

Про стан робіт

у редакційно-видавничому відділі

Редакційно-видавничий напрямок (Лавріненко В.П., Левицька О.М.)

За 2,5 роки редакційно-видавничим відділом підготовлено до друку і видано 25 видань (збірник "Зовнішня торгівля: проблеми та перспективи", випуски 2; 3; 4, ч.І; навчальні посібники, методичні посібники, збірники матеріалів наукових конференцій) загальним обсягом близько 2500 стор. і накладом по 100-200 прим.

У даний час відділ працює над підготовкою до видання матеріалів науково-практичної конференції "Зовнішньоекономічна політика України в умовах глобалізації і регіоналізації світогосподарських зв'язків" та другою частиною наукового збірника "Зовнішня торгівля: проблеми та перспективи", випуск 4.

Копіювально-множильний напрямок - ксерографія, різографія (Мироненко К.А.)

У відділі є 3 копіювальні апарати: RX 1025, RX 1050, Саnоn 4050, з яких 2 (RX 1025 та RX 1050), хоча і відпрацювали свій ресурс, але працюють з перервами при постійному нагляді спеціаліста згідно договору на обслуговування, якість роботи - нижче середньої). Саnоn 4050, новіший від двох попередніх, не працює, потребує ремонту з заміною основних частин загальною вартістю ремонту 500-600 у.о. Різограф ТR1510, придбаний у грудні 1998 року, враховуючи виконані на ньому роботи, вже оправдав ті кошти, що були витрачені на його придбання, знаходиться в хорошому стані, але потребує заміни термоголовки (вартість близько 2тис. грн.), котра відпрацювала свій ресурс.

У зв'язку із постійно зростаючим обсягом копіювально-множильних робіт на тиражі більше 50 екз. був задіяний різограф, але через те, що обсяг робіт значно більший від можливостей старого обладнання вчасно справитися із завданнями відділ не може, хоча і приходиться безпосередньо ставати за копіювальні апарати і начальнику відділу, і редактору за рахунок основної роботи. Прошу Вашого розпорядження виділити необхідні кошти для ремонту та приведення до ладу обладнання відділу. Є гостра потреба ввести ще одну штатну одиницю інженера, або техніка, для роботи на копіювальній техніці. Раніше, при значно меншому завантаженні така одиниця була.

Ще одна проблема - папір. Ксерографічне обладнання потребує папір певної якості і якщо папір гірший, ніж той, що потрібний для нормальної роботи, воно псується. Звичайно, це обходиться дещо дорожче, але існують способи значно скоротити (майже вдвічі!) витрати на папір. Ось приклад. Оригінал методички розробляється на форматі А4, після чого на ксероксі копіюється зі зменшенням до формату А5 і знову виготовляється новий оригінал, за якістю значно гірший, з якого потім виготовляється тираж, де формат сторінки - А5. Всім тонкощам роботи я можу навчити причетних до цієї роботи працівників, якщо провести на цю тему один - два семінари. Як мені видається, багато внутрішніх документів можна робити на форматі А5, що теж вдвічі скоротить витрати на папір.

Одночасно звертаю Вашу увагу на те, що багато одних і тих же документів (частіш усього це - методички) друкується 2-3 рази, внаслідок чого кожного разу на кожну сторінку виготовляються нові майстер-копії, вартість кожної складає близько 1 грн. Таким чином щомісяця на вітер викидається близько 200 грн. Свіжий приклад. Методичний матеріал з виховної роботи на 32 сторінках замовлявся уже 3 рази, і знову поступили 2 заявки, а скільки всього потрібно - ніхто в Академії не знає. Крім того, замовляються для передруку цілі книги обсягом 200 сторінок, тиражем 50 екз. Напевно, знати і регулювати, які матеріли і в якій кількості потрібні для Академії в цілому має учбово-методичний відділ. Ця ж проблема і з різного типу бланками, анкетами, формами і т.п. Недавно у відділ придбано струменевий принтер формату А3. Коли буде введений в дію Саnоn 4050 можна буде повністю задовольнити потреби Академії у якісних бланках, анкетах, формах, що на форматі А3, і таким чином зекономити кошти, не замовляючи їх на стороні. Назріла гостра потреба навести в Академії порядок у цьому відношенні.

Нач. ред.-видав відділу В.П. Лавріненко

27.10.2000

Пояснювальна записка – цей термін використовується для назви двох документів:

1. вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту і т. ін.), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2. документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням певних реквізитів. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок

Проректору з навчально-методичної роботи УАЗТ

Паримському І.С.

начальника учбово-методичного відділу

Бойко Н.І.