2 Определение связей между таблицами

В MS Access можно устанавливать постоянные связи между таблицами, которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов.

MS Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами: «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-к-одному», «многие-ко-многим»

После создания таблиц, содержащих данные по различным темам, необходимо сформировать схему компонования этих данных при извлечении их из базы данных и предоставлении пользователю. Первым шагом при этом должно быть определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные одновременно из нескольких таблиц. Если в форме или отчете должны быть выведены данные, которые содержат сведения об одном и том же объекте (например, заказе), то они должны быть определенным образом скоординированы. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи (первичный ключ), связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для соотнесения сведений об абонентах и об их междугородних разговорах следует определить связь по полям Код абонента.

Связь типа "один-ко-многим" — наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При отношении "многие-ко-многим" одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах А и В. Например, между таблицами «Абонент» и «Город» имеется отношение "многие-ко-многим"; которое определяется путем создания двух связей с отношением "один-ко-многим" через таблицу «Разговор» (Рисунок 5.4).

При отношении "один-к-одному" запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используется редко, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением "один-к-одному" используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связи между таблицами подходит для хранения конфиденциальных кадровых сведений о сотрудниках.

Процедура определения связей между таблицами базы данных следующая:

1. Закрыть все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Переключиться на вкладку «работа с базами данных».

3. Нажать кнопку Схема данных (Relationships) на панели инструментов.

4. Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы (Show Table). Если до определения связей необходимо добавить таблицы, а диалогового окна Добавление таблицы (Show Table) на экране нет, нужно нажать кнопку Отобразить таблицу (Show Table) на панели инструментов. Если же таблицы, которые необходимо связать, уже отображены на экране, перейти к шагу 6.

5. В окне диалога Добавление таблицы (Show Table) дважды щелкнуть на именах таблиц, для которых требуется определить связи. Закрыть окно.

6. Для связывания полей выбрать поле в одной таблице и перенести его на соответствующее поле во второй таблице. Для связывания сразу нескольких полей выбрать и перенести их при нажатой клавише <Ctrl>.

Внимание! В большинстве случаев связывается ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называется полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства размер поля (FieldSize). Относительно типов данных имеются следующие два исключения:

• поле счетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля задано значение "Длинное целое";

• поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля задано значение "Код репликации".

7. В открывшемся диалоговом окне Изменение связей (Relationships) проверить имена полей, представленные в двух списках. В случае необходимости, здесь можно внести изменения. Если необходимо, можно установить параметры связи.

8. Для создания связи нажать кнопку Создать (Create).

9. Шаги с 5 по 8 проделать для каждой связываемой пары таблиц.

Устанавливая связи между двумя таблицами, нужно выбрать поля, которые содержат одну и ту же информацию. Чаще всего будет связываться первичный ключ одной таблицы с совпадающими полями другой таблицы.

В отношении «один-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в отношении «один-ко-многим». Внешний ключ – это поле (или поля), содержащее такой же тип информации в таблице, которую называют подчиненной таблицей, со стороны «много» в отношении «один-ко-многим»,

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь.

• Отношение "один-ко-многим" создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

• Отношение "один-к-одному" создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

• Связь с отношением "многие-ко-многим", фактически, представляет собой две связи с отношением "один-ко-многим" через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа, соответствующими ключам в двух других таблицах.

Примечание: Если перенести с помощью мыши поле, не являющееся ключевым или не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым или не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Access, по умолчанию, создает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются, и гарантии уникальности записей в любой из таблиц не будет.