Министерство образования и науки Российской Федерации
МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
КИРОВСКИЙ ФИЛИАЛ
О.В. Караваева
MS Access
В информационных технологиях и информационных системах
Учебное пособие
Часть II
Киров 2006
УДК 621.3
Печатается по решению кафедры информационных систем в экономике, протокол №5 от «06» февраля 2006г.
Караваева О.В. MS Access в информационных технологиях и информационных системах: Учебное пособие – Киров, 2006.- 56 с.
Учебное пособие по дисциплинам «Информационные технологии», «Информационные системы», «Информационные технологии управления», «Информационные технологии в экономике», «Информационные системы в экономике». Пособие рассчитано на студентов очного отделения специальностей 080801 «Прикладная информатика (в экономике)», 080502 «Экономика и управление на предприятии», 080504 «Государственное и муниципальное управление», 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 080105 «Финансы и кредит», 080507 «Менеджмент организации»/ Сост. Караваева О.В. - Киров: КФ МФА, 2006.- 56 с.
Во второй части учебного пособия излагаются теоретические сведения по созданию многотабличных баз данных. На примере показано создание информационной системы с применением подчиненных форм и вычислением итоговых значений. Дано краткое описание использования в ACCESS процедурного языка Visual Basic для приложений (VBA) Предлагаются задания для самостоятельной работы
Рецензент: кандидат технических наук, доцент кафедры ИСЭ ВятГУ В.У.Сысоев
@ Кировский филиал Российского университета инноваций, 2006
@ Кировский филиал Московской финансово-юридической академии, 2006
@ Караваева О.В., 2006
Оглавление
УДК 621.3 2
1. Особенности проектирования многотабличных баз данных 4
2 Определение связей между таблицами 8
2.1 Объединения 11
2.2 Ограничения и поддержание целостности данных 13
2.2.1 Ограничения в базе данных 14
2.2.2 Поддержание целостности данных 17
2.3 Связывание таблиц 19
2.4 Создание форм для ввода данных 22
3 Многотабличные запросы 27
4 Создание форм на основе нескольких таблиц или многотабличных запросов 30
4.1 Создание подчиненных форм 31
4.2 Вычисление итоговых значений 34
4.3 Добавление в существующую подчиненную форму другой подчиненной формы 38
4.4 Связывание главной и подчиненной форм 39
4.5 Всплывающие формы и окна диалога 41
5 Макросы и модули 44
6 Создание интерфейса 51
Задания для самостоятельной работы 53
Литература 57
1. Особенности проектирования многотабличных баз данных
При проектировании реляционной базы данных необходимо решить вопрос о наиболее эффективной структуре данных. Основные цели, которые при этом преследуются:
обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах;
исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе а также причиной нерационального использования дискового пространства;
обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов.
Процесс уменьшения избыточности информации в базе данных называется нормализацией. В теории нормализации баз данных разработаны достаточно формализованные подходы по разбиению данных, обладающих сложной структурой, среди нескольких таблиц.
Теория нормализации оперирует с пятью нормальными формами таблиц (от первой до пятой включительно). Эти формы предназначены для уменьшения избыточной информации от первой до пятой нормальной формы. Поэтому каждая последующая нормальная форма должна удовлетворять требованиям предыдущей формы и некоторым дополнительным условиям.
В рассматриваемом примере таблица «Абонент» содержит значительное количество повторяющихся данных – сведения об абонентах повторяются для каждого междугороднего звонка. Однотабличная структура базы данных «Межгород» является причиной следующих проблем, которые возникают во время работы:
увеличивается время на ввод повторяющихся данных;
при изменении повторяющихся данных, необходимо корректировать все записи, содержащие данную информацию;
наличие повторяющейся информации ведет к неоправданному увеличению базы данных;
при многократном вводе повторяющихся данных возрастает вероятность ошибки.
Таблица в первой нормальной форме должна удовлетворять следующим требованиям:
таблица не должна иметь повторяющихся записей;
все поля таблицы должны содержать атомарные (неделимые) данные;
строки не должны быть упорядочены;
столбцы не должны быть упорядочены.
Таблица находится во второй нормальной форме, если:
она удовлетворяет условиям первой нормальной формы;
любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.
О таблице говорят, что она находится в третьей нормальной форме, если:
она удовлетворяет условиям второй нормальной формы;
ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля, то есть отсутствуют транзитивные зависимости неключевых полей от ключа.
Сведение таблицы к третьей нормальной форме предполагает разделение таблицы с целью помещения в отдельную таблицу столбцов, которые не зависят от значения составного индекса. В результате такого разбиения каждое неключевое поле должно оказаться независимым от какого-либо другого неключевого поля.
База данных «Межгород», состоящая из одной таблицы, содержит поля, показанные в таблице 1.
Эта таблица находится в первой нормальной форме. Чтобы выполнить дальнейшую нормализацию и перейти ко второй нормальной форме, нужно определить первичный ключ. В данной таблице невозможно определить
Таблица
1- Поля базы данных «Межгород»
Имя поля |
Номер Абонента |
Фамилия |
Имя |
Улица |
Дом |
Номер телефона |
Код города |
Город |
Тариф |
Дата разговора |
Количество минут |
Оплата |
единственное ключевое поле, от которого зависели бы все остальные поля, поэтому в качестве ключа будет использоваться составной ключ, состоящий из полей Номер абонента и Код города. Для приведения таблицы к третьей нормальной форме сначала выделим поля, которые зависят от части составного ключа Номер абонента (Фамилия, Имя, Улица, Дом, Номер телефона), а затем поля, которые зависят от части составного ключа Код города (Город, Тариф), и поместим эти поля в отдельные таблицы. Оставшиеся поля зависят от составного ключа. Поскольку во всех вновь полученных таблицах отсутствуют транзитивные зависимости неключевых атрибутов от ключа, то полученная вторая нормальная форма совпадает с третьей нормальной формой.
В результате приведение базы данных «Межгород» к третьей нормальной форме получим базу данных, состоящую из трех таблиц: «Абонент» «Город» «Разговор». Каждая из этих таблиц имеет уникальный индекс, однозначно определяющий записи в таблицах.
Структура созданных таблиц показана на рисунке 1.1.
