5.7. Функция оперативного учета

Основой для выполнения работ по планированию, контролю, анализу и регулированию (диспетчеризации) является оперативный учет результатов производственной деятельности всех подразделений предприятия за определенный период времени. Он предназначен для получения связанного набора показателей, значения которых сравниваются затем с запланированными, т.е. ожидаемыми. В результате этого сравнения вырабатываются корректирующие воздействия на объект управления.

Требования, предъявляемые к оперативному учету:

• высокая оперативность по сбору и обработке информации;

• исключение дублирования в работе каждого звена системы учета;

• обеспечение предварительной обработки информации в пунктах ее сбора для целей использования результатов обработки на местах ее возникновения;

• исключение передачи на обработку избыточной информации;

• обеспечение возможности интегрирования и селективности полученной информации в необходимых для управления разрезах;

• исключение или сведение к минимуму ручного труда при заполнении первичной учетной документации.

Организация достоверного оперативного учета обеспечивает:

• закрепление должностных лиц за оформлением учетной документации;

• выявление недостатков и совершенствование оперативного управления производством;

• широкое применение нормативного метода учета затрат на производство;

• сохранность сырья, материалов, полуфабрикатов, заготовок, деталей, узлов и изделий в процессе их движения, потребления и хранения;

• повышение ответственности лиц, обеспечивающих организацию и ведение оперативного учета.

5.8. Функция координации

Координация – это обеспечение согласованности действий в работе всех звеньев предприятия, сохранение, поддержание и совершенствование установленных связей между ними. Она обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления производством.

Основная задача этой функции — достижение согласованных действий во времени и пространстве всех органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Координация осуществляется в целях обеспечения согласованной и слаженной работы участвующих в процессе выполнения плановых заданий производственных и функциональных подразделений предприятия и цехов. Эта функция реализуется в форме воздействия на коллектив людей, занятых в процессе производства, со стороны линейных руководителей и функциональных служб предприятия и цехов, которые регулярно и оперативно координируют их деятельность.

Эту работу выполняет, как правило, группа менеджеров и специалистов производственно-диспетчерского отдела (на межцеховом уровне и внутри каждого цеха — производственно-диспетчерское бюро). Вмешательство менеджеров в производственные процессы становится минимальным, если цехи полностью или относительно самостоятельны. Оно заменяется общей координацией функционирования взаимосвязанных цехов, которая заключается в согласовании взаимодействия всех цехов и служб предприятия, четком установлении их целей и объема работ, корректировке программ в соответствии со складывающейся ситуацией. На межцеховом уровне управления общая координация включает:

• принятие мер по обеспечению равномерного хода производства и устранению «узких мест» из-за рассогласования в сроках поставки материалов, комплектующих изделий, технологического оснащения и т. д.;

• координацию межцеховой передачи деталей и сборочных единиц в установленном количестве, заданной номенклатуры и в определенные сроки;

• слежение за состоянием запасов деталей и сборочных единиц на складах организации;

• систематический контроль изготовления наиболее сложных сборочных единиц и агрегатов;

• координацию сроков изготовления изделий в соответствии с договорными обязательствами перед заказчиками.

• выяснение причин отклонения от плановых заданий;

• определение состава дополнительных работ и производственных заданий для их выполнения;

• определение состава резервов, выделяемых организацией для выполнения цехами дополнительных работ;

• перераспределение обязанностей и ответственности между менеджерами на межцеховом уровне управления, призванное устранять возникшие отклонения в ходе производства;

• принятие мер для устранения возникших отклонений.

Содержание функции «координация» может быть самым различным и зависит от координируемых процессов и поступающей информации в виде отчетов, докладных записок, аналитических материалов, а также принимаемых решений на совещаниях по возникающим проблемам.

Координация на практике в основном сводится к уточнению распределения ответственности и обязанностей между управленческими работниками, устраняющими возникшие в ходе производства отклонения, и наиболее близко к организации работ и регулированию. Однако отождествлять их нельзя. Границы оперативного регулирования и организации как по контролируемым параметрам, применяемым методам, так и по составу исполнителей, шире координации.