2. Порядок прийому замовлення і розрахунку

Прийом замовлення є основним при організації банкету, оскільки в ньому докладно і вчасно продумані і узгоджені всі умови і порядок проведення бенкету між його організаторами (замовниками) і адміністрацією ресторану. Як правило, заявку на проведення банкету приймає метрдотель, тобто той, хто буде безпосередньо керувати банкетом.

При прийомі замовлення на організацію банкету метрдотель повинен погодити із замовниками цілий комплекс питань; уточнити дату та години проведення банкету; кількість гостей і їхній склад (стать, вік, національність, професії); відзначається подія; загальну суму асигнувань; суму на кожну персону; форму оплати - готівкою, у кредит (для організацій) і т.д.; список запрошених почесних гостей. Необхідно уточнити, з ким вести переговори при обслуговуванні (бажано з однією людиною). Метрдотель, перш ніж прийняти замовлення, повинен ознайомити замовника із залом, в якому буде проходити банкет, погодити з ним план розміщення столів, при цьому обумовлюються такі питання, як місця почесних гостей або план розміщення гостей за кожним столом окремо, уточнюють, чи буде поданий гостям аперитив, чи потрібні квіти для прикраси столу, музичний супровід і місце для танців. Одночасно знайомлять замовника з правилами роботи підприємства, порядком обслуговування, а також порядком відшкодування збитків.

При оформленні замовлення погоджують дату, час початку та закінчення урочистостей. Після цього можна приступити до складання меню з урахуванням конкретних продуктів, вирішити питання необхідності включення блюд національної кухні і т.д.

Адміністрація ресторанів вищої категорії зобов'язана надати відвідувачам можливість вести міжміські та міжнародні телефонні переговори за окрему плату, а також користуватися телефонами-автоматами; викликати на їх прохання легкові автомашини - таксі; приймати надіслані на адресу відвідувачів святкових вечорів, банкетів, весіль вітальні телеграми; забезпечувати відвідувачів за їх попереднім замовленням живими квітами за окрему плату, приймати заявки на музичне обслуговування і фотографування.

При прийомі замовлень від різних посольств на організацію банкетів-прийомів слід уточнити: чи слід вивішувати великі державні прапори в залі прийомів, якщо так, то де їх отримати, коли і як повісити, хто буде запрошений з почесних гостей, чи потрібна додаткова установка мікрофона на столі або в певному місці залу. Уточнюють порядок розміщення гостей за столом, дізнаються, чи виступ оркестру, концерт. Слід з'ясувати, чи потрібен мікрофон для виклику автомобілів до під'їзду при роз'їзді гостей. У таких випадках запрошують диктора, що володіє двома-трьома мовами (обов'язково англійською).

При оформленні замовлення замовник повинен внести аванс у розмірі не менше 50% вартості замовлення і отримати квитанцію до прибуткового касового ордеру. Замовлення реєструється в спеціальній книзі обліку, яка повинна бути пронумерована, прошнурована та мати запис про кількість аркушів, скріплену печаткою.

Не пізніше, ніж за два дні до торжества працівник, який брав замовлення. Спільно із замовником оформляє замовлення-рахунок. Номер замовлення-рахунку повинен відповідати номеру, зазначеному в книзі обліку замовлення.

Замовлення-рахунок виписується в п'яти примірниках, затверджується керівником підприємства громадського харчування, передається в касу.

При видачі першого примірника замовлення-рахунку замовнику касир отримує від нього доплату і проставляє на всіх п'яти примірниках замовлення-рахунку штамп "Оплачено", запевняючи кожен примірник своїм підписом. Другий примірник замовлення-рахунку залишається у касира, а в день проведення урочистостей він здає його в бухгалтерію разом з касовим звітом. Третій примірник передається виконує замовлення, який звітує у кінці обслуговування, четвертий і п'ятий - матеріально відповідальних осіб виробництва і буфета.

Касир на підставі замовлення-рахунка друкує на контрольно-касовій машині чеки і передає їх офіціантові або бармену, які підтверджують отримання чеків на другому примірнику замовлення-рахунку. У разі зменшення замовлення за сумою гроші можуть бути повернені замовнику або на цю суму відпускається інша продукція. Всі зміни відображаються у замовленні-рахунку.