5 Дәріс Кеден органдарында және сэқ қатысушылардың құжаттарымен жұмыс жасауды ұйымдастыру

Дәрістің мақсаты: «ведомствалық құжаттар» түсінігін анықтау,сонымен қоса оның тәртібін қарастыру.

Дәріс жоспары:

1. Құжаттардың жалпы сипаттамасы

2. Құжаттардың функциялары

3. Құжаттарды біріздендіру және стандартизациялау

4.Ұйымдастыру құжаттары – жарлық, ереже, нұсқаулықтар

5. Өкімдік құжаттар – қаулылар, шешімдер, бұйрықтар, өкімдер

6. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

«Құжат» деген термин латынның «documentum» - дәлелдеме немесе куәлік деген сөзінен шыққан. Бұл сөз тиісті түрде ресімделген, сондықтан да заңды күші бар жазба көздерін білдіреді.

Түсіндірме сөздіктерде осы ұғымның түрлі аспектілерін көрсететін құжатқа мынадай әр түрлі анықтамалар беріледі: «Ұсынушының жеке басы туралы куәландаратын жазбаша ресми куәлік», «Қандайда бір тарихи оқиғалар, адамдар, кезеңдер және т.б. туралы куәландыратын хроникалар жазбалар және т.б. – тарихи құжаттар», «Заттай дәлелдеме; тарихтан материал болып табылатын ескінің қалдығы».

Ғылыми-техникалық ақпараттың есептеу техникасының дамуына байланысты құжаттардың жаңа нысандары пайда болған кезде, «құжат» ұғымы жаңа мағынамен толықты. Сонымен қатар, басып шығарылатын, жарияланатын ақпараттардың барлығы, яғни, кітаптарды, журналдарды, кітапшаларды және т.б. құжаттық деп атайды.

«Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер және анықтамалар ГОСТ 16483-83 «Жалпы ұғымдар» деген тарауында құжатқа мынадай анықтамалар берілген: «Құжат – уақыт пен кеңістіккке тарату үшін адаммен құрастырылған тәсіл арқылы бекітілген материалдық объект».

Мемлекеттің және оны басқару аппаратының дамуына байланысты олардың қызметінің ерекшелігіне тән құжаттама жүйесі құрылуда. Сонымен қатар, басқару қызметінен тұратын құжаттардағы тіркеу әдістері мен тәсілдерін анықтайтын мекемелер мен ұйымдар қызметінің құжаттау жүйесі де пайда болды.

Мекемелердің қызмет саласының кеңеюіне байланысты олардың құжаттау жүйесінің функцияларына нақты мекемелердің құжаттық қызмет көрсетуі енді және олардың қызметінің құрылымына, масштабына және көлеміне қалыптасты. Осылайша, құжат ұғымының мазмұны ақырындап өзіне тар және кең көлемдегі заңды түсінікті, сондай-ақ тарихи ұғымды енгізді.

Қандайда болмасын, құжат ақпарат тасымалдаушысының тіркеу тәсілімен құжат атқаратын функциялардың және т.б. тұрғысынан қарастырылуы мүмкін.

Іс қағаздарын жүргізу термині мекеменің басқару қызметін құжаттау және оларда құжаттарды ұйымдастыру жөніндегі жұмыстардың жиынтығын сипаттайды. Кез-келген тәсіл арқылы кез-келген материалға жазылған, өз қызметіне қолдану үшін кез-келген ұйымда кез-келген жеке немесе заңды тұлғалармен шығарылған және алынған ақпарат құжат ұғымын білдіреді.

Ресми құжат – ұйыммен немесе лауазымды тұлғамен құрастырылған және белгіленген тәртіпте ресімделген құжат. Лауазымды тұлға дегеніміз – билік басқарушысының функциясын жүзеге асыратын немесе ұйымдастыру-өкімдік не әкімшілік міндеттерді атқаруға байланысты лауазымды тұлға. Ресми құжаттың түпнұсқасы дегеніміз - ресми құжаттың алғашқы және бір ғана данасы.

«Түпқұжат» («Подлинник») сөзінің синонимі ретінде кейде «түпнұсқа» («оригинал») деген термин қолданылады, бірақ «түпқұжат» анықтамасы (анық, шынайы), «түпнұсқа» деген ұғымнан өзгеше мәнге ие. Түпнұсқалар – қайсыбір жеке немесе ұжымдық авторлардың алғаш құрастырылған құжаттары. Құрастыру процесінде олардың бірнеше редакциялары немесе нұсқалары болуы мүмкін; бірнеше дана болып құрастырылған түпнұсқалар көбейтілген деп аталады. Сыртқы пішініне қарай түпнұсқалардың мынадай түрлері болуы мүмкін: шимайжазба – автордың өзінің мәтінімен жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинажазба; таза қолжазба - мәтіні шимайжазбадан қайта терілген немесе ешбір сызбасыз және түзетусіз жазылған қолжазба немесе машинажазба.

Түпнұсқаның түпқұжат болуы үшін, ол бланкіде белгіленген нысанға сәйкес құрастырылған болуы тиіс, куәландыратын деректемелері (қолы мен кейде мөрі), күні мен индексі болуы қажет. «Ресми құжаттың түпқұжаты» мен «түпқұжат» деген ұғымдарды айыра білу керек. Соңғысы құжаттың құрастырылған уақыты мен орны туралы немесе құжатта көрсетілген не қандайда бір жолмен анықталған автор туралы мәлімет дегенді білдіреді, яғни, барлық ресми құжаттың түпқұжаты түпқұжат болып табылады, бірақ барлық түпқұжат ресми құжаттың түпқұжаты бола алмайды. Түпқұжат – басқа құжаттың ақпаратын және оның барлық сыртқы белгілері мен олардың бөлігін құрайтын құжат.

Құжаттаманың дамуы «көшірме» деген ұғымның кең түрде саралап жіктелуіне әкелді.

Бәрінен бұрын, көшірмені үзінділер мен жіберілген көшірмелерге бөлуге болады. Үзінділер – бұл құжат бөлігінің көшірмесі (бұйрықтың үзіндісі, хаттаманың үзіндісі); жіберілген көшірмелер – бұл жіберілген құжаттардың көшірмелері. Жіберілген көшірмелердің кең тараған түрлері –хат алмасу кезінде автоматты түрде жазу машинкасында түпнұсқаны алу (екінші, үшінші және т.б. машинажазба даналар). Бірінші дана (әдетте, бланкіде басылып шығарылған) құжат ресімделіп (қол қойылып, тіркеліп) болған соң, түпқұжат болады, ал түпнұсқаның қалған даналары – көшірмелер немесе жіберілген көшірмелер болады.

Құжаттарды көбейтудің жаңа технологиясы автоматты түрде түпқұжатпен бірге көшірмелері алынатын және олармен толықтай ұқсас көшірмелердің пайда болуына әкелді.

Автоматты түрдегі (факсимилдік) көшірмелер – құжатты механикалық жолмен көбейту кезінде оған қол қою (факсимиле) толықтай шығарылады. Факсимилдік түпқұжаттар, әдетте, ешқандай куәландыруды қажет етпейді. Оларға факсті қолдану арқылы алынған құжаттар жатады.

Көшірменің ерекше түрі – фото және жарық көшірмелер, олардың ерекшелігі түпнұсқаның бейнесін анық шығарады. Бұл, сондай-ақ, автоматты түрдегі (факсимилдік) көшірмелер.

Қазіргі техниканың дамуына байланысты құжаттарды алысқа жіберу екі рет түпнұсқаның және құжаттар көшірмелерінің болуына байланысты. Телеграф және телефон арқылы беруге арналған немесе осы байланыс құралдары арқылы алынған телеграф, телефон байланысы кезінде екі құжат құрылады. Бұл құжаттар сипатына қарай бір құжат емес. Жіберілген жеделхатта қол қойылады, мөрмен расталады, яғни, оны түпқұжат ретінде сипаттауға болады, ал адресатпен алынған құжат - ол көбейтілген дана болып табылады. Түпқұжаттан тікелей алынған немесе автоматты түрде алынған көшірмелерден басқалары еселенген көшірмелер болуы мүмкін: «көшірмеден көшірілген көшірме», «көшірменің көшірмесінен көшірілген көшірме» және т.б. Көшірмелер кіммен куәландырылғанына байланысты ажыратылады.

«Көшірме» деген ұғым бұл сөздің шығу тегі көрсетіп тұрғандай (латын сөзінен - copia), көп деген мағынаны білдіреді.

Көшірмені алу техникасына қарай құжаттар қолма-қол, механикалық жолмен, машиналар мен аппараттар (кино-, фото-, фоноқұжаттар, машина оқу құжаттар) болуы мүмкін.

Көшірменің ерекше түрі – телқұжат. Бұл түпқұжаттың заңды күші бар көшірмесі. Телқұжат түпқұжаттың екінші данасы ретінде сипатталмайды, себебі ол құжаттың қайталануы, яғни, онда көшірме белгілеріне тән белгілер бар. Телқұжатты көбейтілген түпнұсқа ретінде бағалау дұрыс емес, өйткені телқұжатта кейде түпнұсқадан ауытқушылық болады (мысалы, телқұжатты милицияның басқа бөлімшесі беруі мүмкін және оған басқа адам қол қоюы мүмкін).

Шығу тегіне қарай іс қағаздарын жүргізуде пайда болған құжаттаманы ресми және жеке деп бөлуге болады. Ресми құжаттар мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның немесе олардың лауазымды тұлғаларының атынан құрастырылады.

Ресми түрде куәландырылған көшірмелер – түпқұжатқа сәйкес басқа лауазымды адаммен расталады және формальды түрде ілестіріледі (мөр қойылып, лауазымды тұлғаның қолы қойылады).

Нотариальдық көшірме дегеніміз – жеке тұлғамен жасалған көшірмелерді ресми лауазымды тұлғаның – нотариустың түпқұжатқа сәйкес растауы. Өз кезегінде, ресми құжаттар мемлекеттік мекемелердің, қоғамдық ұйымдардың, жеке кәсіпорындардың құжаттары болып бөлінеді. Егер жеке кәсіпорындар заңды тұлға болса, барлық жағдайда да ресми құжаттармен жұмыс істейді.

Дипломатиялық көшірмелер – олардың атауы ежелгі актілерді зерделейтін көмекші тарихи пәндерді білдіретін «дипломатика» деген сөзден шыққан. Бұндай көшірмелер түрлі ерекшеліктері (ескі дұрыс жазу ережесі, қателер, тыныс белгілері және т.б.) бар құжатты көшіріп шығарады.

«Жеке құжат» және «жеке басының құжаты» деген екі терминді бірдей деп саюға болмайды.

Жеке құжат – адамның жеке басын, оның құқығын, міндеттерін, қызметтік немесе қоғамдық жағдайын куәландыратын және басқа да биографиялық сипаттағы мәліметтен тұруы мүмкін ресми құжат.

Жеке басының құжаты - адамның қызмет саласынан немесе қызметтік міндеттерін орындаудан тыс құрастырылған құжат.

Басқару қызметі процесінде құрастырылған құжаттар ақпарат мазмұнына, шығу тегіне, құрастырылған орнына, жасалу тәсіліне және т.б. қарай бөлінеді.

Мазмұнын беру тәсіліне қарай құжаттар көзбен көру (мәтіндік, кестелік, суреттеу) және есту арқылы мазмұнын елестеу болып екіге бөлінеді, олар үстіртін (мөрі жоқ), жеке адамдармен куәландырылған болады. Куәландырылмаған көшірмелер расталмаған болып табылады.

Арнайы құжаттарды қолдану аясының кеңеюіне байланысты құжаттамалар арнайы және жалпы болып бөлінді. Мәселен, арнайы құжаттама есептік, жоспарлық, статистикалық, техникалық және тағы басқа да түрлерге бөлінеді. Олардан басқа жалпы құжаттаманың ерекше түрлері де бар: олар басқарудың негізгі міндеттерін орындауды ұйымдастырушылық-құқықтық қамтамасыз ету үшін құрастырылған ұйымдастыру-өкімдік құжаттама. Ұйымдастыру-өкімдік функциялар әрбір басқару аппаратына тән, сондықтан бұл құжаттар ұйым қызметінің барлық саласына таратылады және салалық белгілері бойынша бөлінуі мүмкін емес. Ұйымдастыру-өкімдік құжаттар арнайы құжаттамадағы ақпаратты нақтылайды, толықтырады және басқаратын және басқарылатын объектілер туралы жан-жақты ұсыныстар береді.

Тағайындалуына қарай құжаттар сол және өзге де фактілерді, оқиғаларды, құбылыстарды жазу құралы ретінде және ақпаратты алысқа және уақытында жіберу үшін қатынас, байланыс құралы ретінде, адамның жеке зияткерлік қызметін сақтау құралы ретінде қолданылады.

Құрастыру орнына қарай құжаттарды сыртқы және ішкі деп бөлуге болады. Ішкі құжаттаманы мекеме өзінің қызметін құжаттау процесінде құрастырады, оның авторы сол мекеме болып табылады. Сыртқы құжаттама сырттан, басқа мекемелерден, ұйымдардан, кәсіпорындардан және жеке адамдардан келіп түседі. Сыртқы құжаттаманың авторлары – басқа мекеменің адамдары.

Құжаттарда көрсетілген мазмұнның күрделілігіне қарай олар қарапайым және күрделі болып бөлінеді. Қарапайым құжаттар дегеніміз – бір тақырыпты, бір нәрсені, бір мәселені көрсететін құжат.

Күрделі құжаттарда бірнеше мәселе, бірнеше тақырып, бірнеше нәрсе, бірнеше оқиға болады.

Ішкі және сыртқы құжаттаманың құрамында күрделі құжаттардың едәуір саны болады. Бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар, есептер, баянжазбалар және басқа да құжаттар күрделі құжаттар болуы мүмкін. Оларды дайындау, ресімдеу, орындау кезінде біраз уақыт кетеді, себебі құрылымдық бөлімшелердің және т.б. адамдарымен байланысты жұмыс жүргізіледі. Мұндай құжаттардың орындалуы және орындалуына бақылау жасалуы ақырындайды. Күрделі құжаттардың мазмұны бірнеше мәселелерді қамтитындықтан, құжаттың қандай іске жататындығын шешу қиын болады. Күрделі құжаттардың мазмұны, әдетте, не атауында, не істің сыртқы мұқабасында сипатталады. Сондықтан, әдетте, құжаттардың көбі қарапайым құжат түрінде құрастырылады. Қарапайым құжаттар ресімдеу, орындау, орындалуына бақылау жасау кезінде болатын қолайсыздықтарды жояды.

Жазу арқылы қабылдау бойынша құжаттардың мынадай түрлері болуы мүмкін: табиғи тілмен құрастырылған (қарапайым жазу арқылы), стенографиялық, шифрланған (криптографиялық). Қарапайым жазу толық және қысқартылған түрде болуы мүмкін.

Құжаттар нысанына қарай белгіленген нысандағы құжаттар (формуляры мен деректемелері белгіленген) және еркін нысандағы құжаттар болып екіге бөлінеді.

Материалдық тасымалдауыштың түріне қарай құжаттар қағаз негізінде және ақпараттың арнайы тасымалдауышында (пленкада, металда, әйнекте, дискеталарда және т.б.) құрастырылған құжаттар болып бөлінеді. Құжаттың ұзақ мерзімділігі және құндылығы материалдық тасымалдауышқа байланысты болады.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттар тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылға дейін және 10 жылдан жоғары) құжаттар болып бөлінеді. Сақталу мерзімдері құжаттардың құндылығына, олардың ғылыми, практикалық және тарихи мағынасына байланысты болады.

Орындалу мерзіміне қарай құжаттар жедел (белгіленген мерзімде орындауды талап ететін) және жедел емес (орындалу мерзімі белгіленбеген) болып бөлінеді.

Міндеттілігіне қарай құжаттар директивалық және ақпараттық болып бөліненді. Құжат ақпарат тасымалдауышы бола отырып, ақпараттық элементтердің кешенінен құралады. Бұл элементтердің мақсатты тағайындалуы бір мәнді емес. Элементтердің бірі құбылысты сипаттайтын ақпараттан тұрады, оны растау үшін құжат құрастырылады. Кейбір ақпараттық элементтер құжаттың міндетті атрибуттары бола отырып, құжаттың өзі туралы мәліметтерден тұрады. Оъектісі құжат болып табылатын дәстүрлі іс қағаздарын жүргізу көбінесе тек құжатты сипаттайтын, кеңістікте және уақытта оның координаттары болып табылатын ақпараттық элементтерге сүйенеді.

Деректеме – құжаттың ақпараттық элементі, ол құжаттың өзін, оның лайықты тағайындалуын немесе кеңістікте және уақытта алатын орнын сипаттайды. «Жоғары тұрған ұйымның атауы», «мекеменің, ұйымның немесе кәсіпорынның атауы», «құрылымдық бөлімшенің атауы», «адресат», «бұрыштама», «бекіту грифі», «байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф мекенжайы, телетаип нөмірі, телефон, факс нөмірі», «банктегі шот нөмірі» деректемелері құжаттың кеңістіктегі георафиялық және иерархиялық жағдайын көрсетеді, құжаттардың өткен жолын, өтетін жолын көрсетеді, құжаттарға сипаттама әр түрлі деректемелер арқылы беріледі. Әр түрлі көлемде олар бірін-бірі толықтырады және құжаттың егжей-тегжейіне дейін көрсетеді. Мәселен, «жоғары тұрған ұйымның атауы» деректемесі құжаттың қызметтің қандай саласында құрылғанын атайды, ал «индекс» деректемесі – аппарат басқармасы ол бойынша тиісті шешім қабылдағаннан кейін тігілетін іс.

Деректемелердің осы тобына графикалық ресімделген деректемелерді жатқызуға болады, олар Республиканың мемлекеттік елтаңбасы, ұйымның немесе кәсіпорынның эмблемасы, ол құжатқа көрнекілік беріп, өзі шыққан ұйымды немесе мекемені сипаттайды. Құжаттың уақыты оның күнімен белгіленеді.

Басқа да кейбір жеке деректемелер – грифтар, қол қоюлар, бұрыштамалар, әсіресе, оның ішінде құжатқа қажетті заңды күш беретіндерінде құжаттың күні көрсетіледі.

«Құжаттың түрі», «мәтіннің тақырыбы», «бұрыштама», «мәтін», «кодтар» деректемелері және кейбіреулері құжаттың мақсатты тағайындалуын көрсетеді, оның мазмұнын ашады.

«Көшірмелерді растау туралы белгі» және «қол қою» деректемелері құжаттың түп нұсқасын куәландырады. Деректемелер құжат және кейбір басқа да мәліметтер туралы хабарлауы мүмкін. Мысалы, қосымшаның бар екені туралы белгі осы дербес алынған құжатта барлық ақпарат толығымен қамтылмағанын, оған қоса тіркеліп отырған басқа құжаттармен бірге зерделенуі тиіс екенін немесе осы құжаттың дербес ақпараттық мағынасы жоқ екенін және басқа құжаттардың жіберілгені туралы хабарлайтынын (мысалы, ілеспе хат) куәландырады.

«Мәтін» деректемесі нақты құжат туралы сөз болғанын куәландырады, ол ақпаратты беру және сақтау құралы болып табылады. Кейбір деректемелердің орналастыру тәртібі олардың құжатта бір орында болуын қарастырады. Бұл деректемелер бір құжатта кездесетін деректемелер. Деректемелердің әрбір жұбы – «адресат» және «бекіту грифі», «байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф мекенжайы, телефон, телетайп, факс нөмірі, банктегі шот нөмірі» және «құжат түрі», «кіріс құжатының индексі мен күніне сілтеме» және «құрастырылған немесе шығарылған орны» деректемелері нақты құжаттарды ресімдеген кезде бір ғана деректемені қолданған жөн.

Барлық деректемелер тұрақты және ауыспалы деп бөлінеді.

Тұрақты деректеме – құжаттың біріздендірілген нысанын немесе құжат бланкісін жасау кезінде түсірілген деректеме. Ауыспалы деректеме – нақты құжатты құрастыру кезінде түсірілетін деректеме. Сонымен қатар, бланктың құрамына толығымен немесе жиі тұрақты ақпарат түрінде енгізілуі тиіс деректемелер тізбесі белгіленеді. Мысалы, «ұйымның атауы» деректемесі бланкте толығымен, ал «құжаттың индексі мен күніне сілтеме» деректемесі тек ішінара басылады.

Құжаттарды ресімдеу кезінде деректемелердің заңды мағыналарына ерекше назар аударылады. Деректемелердің осы тобын тағайындау - заңды мәндегі нысанда бекіту, құжаттарды адресаттарға және құжаттармен жұмыс істейтін басқарманың барлық қатысушыларына жеткізу, басқару әрекетін жасау туралы өкім, заңды мағынасы бар фактіні бекіту, құжаттың шығуын куәландыру. Деректемелердің осы тобына мыналар жатқызылады: - мөртаңбаның бедері (дәстүрлі үшбұрышты мөртаңбаның мазмұнын туындататын бланк), ол құжаттың басқарудың белгілі бір органына қатыстығы туралы куәландырады. Мөртаңбада құжат жатқызылатын жүйеге басқару органының нақты атауы шығуы қажет. Бұл қабылданатын шешімдерге шағымдану кезінде, жоғары тұрған органдардың құзыретіне кіретін мәселелер бойынша хат алмасуды жөнге салу кезінде маңызды болуы мүмкін; құжаттың түп нұсқалылығын, оның мөртаңбаның бедерінде аталған органға қатыстылығын қосымша куәландыратын мөрдің бедері. Кәсіпорын, мекеме, ұйым, жұмысшылар, қызметшілер, басқа да азаматтар үшін ерекше заңды мағынасы бар фактілер туралы ақпарат қамтылған құжаттарға, сондай-ақ ақша және материалдық қаражатты жұмсау туралы құжаттарға және басқа да қаржы операциялары үшін мөр бедері басылуы қажет. Мөр бедері көшірменің анықтылығын куәландыру үшін қолданылады, құжаттардың шығуы қарапайым және нотариалды түрде расталады; құжаттың индексі заңды мәндегі деректеме болып табылады, ол мекемедегі алдын ала өңдеу сатысының іс қағаздарын жүргізуін ұйымдастырудың барлық нормаларымен көзделген құжаттың шығуын көрсетеді. Ол сонымен қатар, құжаттың заңды, ресми сипатын қосымша растау үшін қызмет етеді; деректеме – құжат құрастырылған күн, құжатта көрсетілген басқару органының әрекетіне байланысты пайда болатын, өзгеретін немесе тоқтатылатын қатынастың құқықтық бағасы үшін қажетті. Егер құжат өткен немесе келешектегі күнмен белгіленген болса (яғни, күннің ауытқуы байқалса), онда ақпараттың құқықтық мағынасы негізінде болған нақты қатынастар заңсыз деп бағалануы мүмкін. Күнінің толық немесе ішінара көрсетілмеуі, осы деректеменің сапасыз орындалуы құжат күнінің жасанды болуына, яғни күнін, айын, жылын түзетуге әкеледі;

- уәкілетті лауазымды тұлғалардың қойылған қолы (қолдары) құжаттың міндетті деректемесі болып табылады, оның бар болуы немесе жоқ болуымен құжаттың заңды күшінің бар болуы немесе жоқ болуымен байланыстырады. Құжаттардың барлық түрлеріне тек осыған уәкілеттілігі бар лауазымды тұлға ғана нұсқаулықтарға, бұйрықтарға және міндеттерін бөлу туралы басқа да актілерге сәйкес қол қоюы қажет.

Құжаттардың белгілі бір түрлерін ресімдеуге қатысты арнайы ережелер құжаттардың осы түріне ғана тән басқа да деректемелердің болуын қарастыруы мүмкін. Бұл үшін іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру туралы нұсқаулықтар мен өзге де нормативтік актілерде құжаттардың арнайы түрлері үшін қосымша міндетті деректемелерді белгілейтіні туралы ескеретулер жасалады, мысалы, құжаттардың куәландыратын көшірмелеріндегі куәландыратын қол қоюлар және т.б. Деректемелердің құжаттағы орналасу сызбасын формуляр - үлгі белгілейді, ол осы құжаттардың құрамын да регламенттейді. Формуляр-үлгі – функциональдық тағайындаумен біріктірілген құжаттардың көбіне арналған құжат нысанының құрылу моделі. Формуляр-үлгі нақты құжаттардың бастапқы көпшілігінің құрамына кіретін барлық деректемелерді қамтуы қажет (осы құжаттарды біріздендіргеннен кейін және олардың орналасуына арналған қажетті кеңістікті белгілегеннен кейін). Формуляр-үлгіде деректемелерді орналастырудың қабылданған реттілігі құжаттардың бастапқы көпшілігінде өте жиі қолданылатын реттілікті көрсетуі керек.

Формуляр-үлгі деректемелерді орналастыру жоспарынан тұратын сызба түрінде немесе олардың реттілігін және деректемелерінің өзара орналасуын қоса есептегенде алатын кеңістігін көрсете отырып суреттеу түрінде ұсынылуы мүмкін.

Формуляр-үлгі мыналарды: қағаз форматын; қызмет жиегін; құрылымдық торды; деректемелердің орналасуын белгілейді. Бірыңғай модельдің принципін қолданудың мәні тасымалдауыштың белгілі бір аумақ орнында қайталанатын деректемелерді қатаң белгілеуді орналастыру болып табылады, яғни құжаттардың жеке нысандарын құрастыру кезінде әрбір элемент ақпараттық тасымалдауышта белгіленетін жерде орналасады.

Деректемелерді формуляр-үлгіде орналастыру кезінде құжат мәтініне арналған орынның барынша үлкею қажеттілігі ескеріледі.

Құжаттардың нақты түрлерінің формулярларын құрастыру формуляр-үлгінің талаптарынан шығады, сондай-ақ формуляр-үлгіде тізбектелген деректердің қатары болмайды. Құжаттардың белгілі бір түрлеріне арналған формуляр типтік деп аталады. Формуляр-үлгі құрылымдық тордың негізінде құрылады. Құрылымдық тор кесіп өту арқылы жасалады. Құрылымдық тордың көршілес сызықтарының арасындағы ара-қашықтық баспа құралдарының техникалық сипатымен анықталады. Құрылымдық тор сызықтарының реттік нөмірлері болады. Құрылымдық тордың ұяшығы құжаттардың жобаланған біріздендірілген нысандарының (ҚБН) құрылымдық элементі болып табылады, ұяшық тігінен және көлденең сызылған көршілес сызықтармен шектеледі. Құрылымдық тордың ұяшығы бос орынды (пробел) қоса алғанда, құжат деректемесінің бір белгісін орналастыруға арналған жиек (поле) болып табылады. Сондай-ақ екі және одан артық ұяшықтары бар базистік тікбұрыш та осындай элемент болуы мүмкін. Құжатты ресімдеу кезінде формуляр-үлгіде деректемелердің орналасуы құжатты толтырудың реттілігіне сәйкес болуы керек. Құжаттармен жұмыс істеу кезінде бір операцияда қолданылатын деретемелер қасына орналасады. Сондай-ақ, құжатқа бір ғана тәсілмен (типографиялық, қолмен істелетін) енгізілген деректемелер, мүмкіндігінше, жиекпен шектелген сызықтар тігінен және көлденең сызықтардың қасына формулярмен белгіленген формат қағазда орналасады. Ол, сонымен қатар, қатаң реттілікте орналасқан деректемелердің белгілі бір санымен сипатталады. Әрбір деректеме үшін формуляр-үлгіде оның баспа белгілерде (құжаттың күні, индексі, түрі және т.б.) көрсетілген мағынасына барынша сәйкес болатын орын белгіленеді.

Құжаттарды құрастырудың және олардағы ақпараттардың түп нұсқалық мақсатын түсіндіру үшін, осы әлеуметтік құрылымдағы, осы экономикалық, әлеуметтік байланыс жүйесіндегі рөлін дұрыс түсіну үшін құжаттардың функцияларын білудің мәні зор және ол құжаттарды нақтырақ жіктеуге, оларды ұйымдастыруға, мазмұнына, нысанына, оларды өңдеу технологиясына қойылатын белгілі бір талаптарды қалыптастыруға мүмкіндік береді.

Құжаттың функциясы дегеніміз - оған тән мақсатты тағайындау.

Бір ғана қатаң түрде шектелген функциясы бар құжаттың жоқ екенін атап өткен жөн. Құжат полифункциональды, яғни, бір құжатта әр түрлі функциялардың шатысуы байқалады, сондықтан оларды жіктеуге және талдауға ыңғайлы болу үшін тек шартты түрде ғана ажыратуға болады.

Құжаттардың мынадай функциялары бар:

1. «Құжат» деген ұғым ақпаратты заттандырумен ажырамас байланыста болғандықтан, ақпараттық функция негізгі және едәуір қорытындыланған функция болып табылады. Ол барлық құжаттарға тән, өйткені ақпаратты міндетті түрде белгілеу олардың әрқайсысының пайда болуларына себеп болып табылады. Ақпараттық функция күрделі құрылымды болады. Оның құрамына ақпарат беруді басу (белгілеу), сақтау жатады.

2. Маңызды ақпараты, яғни, қоғамда болып жатқан процестер туралы ақпараты бар құжат әлеуметтік болып табылады.

Құжаттың әлеуметтік функциясы тек әлеуметтік ақпаратты басудан, сақтаудан және беруден тұрады. Кез-келген құжат әлеуметтік маңызды, яғни, оның белгілі бір әлеуметтік функциясын атқарушы болып табылады, себебі ол сол және өзге де қоғамдық қажеттіліктен туады. Ақпарат дайын күйінде де, оны тек талдау нәтижесінде алуға болатын нысан түрінде де болуы мүмкін. Құжат тек белгілі бір әлеуметтік қатынастардың жемісі ғана болып қоймай, сондай-ақ өзі осы қатынастарға әсер етуі, оларды белгілі бір дәрежеде қалыптастыруы мүмкін. Сондықтан құжаттың әлеуметтік функциясы осы қоғамдағы, мемлекет өміріндегі құжаттың орнымен, рөлімен белгіленеді. Бұл құжат жалған болған жағдайдың өзінде, ондағы ақпарат әлеуметтік болып қала береді. Ондай жағдайда осы қоғамның, мекеменің, адамдар тобының немесе жеке адамның мінезіне жаңаша әсер ететіндей, жалғандық қандай қоғамдық қажеттіліктен туындағанын айқындайды. Сонымен қатар, құжаттың мағынасы жоғары болған сайын, объективті болады, онда қоғамның жұмыс істеу заңдылығы мен оның құрылымы бейнеленген, себебі ол қоғамдық машина әрекетінің тетігін жасауға көмектеседі.

Әлеуметтік ақпарат – бұл қоғам туралы ғана емес, сонымен қатар, нақты жеке тұлға, оның әлеуметтік байланыстары туралы да ақпарат. Құжаттың әлеуметтік функциясы құжатта қоғамдағы осы адамның қызметін, орнын және рөлін бейнелейді.

3. Құжаттың коммуникативтік функциясы ақпараттық функциямен тығыз байланысты болады. Бұл функцияның өзіндік ерекшелігі бар - ол ақпаратты уақытта және кеңістікте беру. Мазмұнына қарай коммуникативтік функция дегеніміз – қоғамдағы қоғамдық құрылымның жекеленген элементтері арасында ақпараттық байланысты ұйымдастыру және қолдау болып табылады.

Коммуникативтік функцияны екі кіші функцияға бөлуге болады, оларға құжаттардың екі категориясы сәйкес келеді:

- белгілі бір бағыттағы құжаттар: жоғарыдан төмен қарай (яғни, заң шығарушыдан орындаушыға, басшыдан қарамағындағыларға – зандар, жарлықтар, қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулықтар) және төменнен жоғарыға қарай (баянжазбалар, арыздар, шағымдар);

- екі жақты қозғалыс құжаттары, өзара бір-бірімен байланысты құжаттар (іскерлік және жеке хат алмасу, шарт құжаттары және т.б.).

4. Басқару функциясында құжаттар басқару қызметінің құралы ретінде қолданылады. Бұл функцияларды басқару мақсаты үшін және оны іске асыру процесінде құрылған құжаттар атқарады. Басқару функциясында, сондай-ақ екі кіші функцияға бөлуге болады:

- тұрақтандыру, қалыпты жұмыс істеу және мемлекеттік жүйені жалпы және әрбір мемлекеттік мекемені жеке дара жетілдіру;

- осы қоғамның әрбір мүшесінің нақты әлеуметтік рөлінде қалыпты жұмыс істеуін қамтамасыз ету.

Басқару құжаттары басқару циклінің сатысын, буынын бейнелейді және өздері басқару саласына ықпал етеді. Басқару функциясында құжат бәрінен бұрын нормативтік рөлде, қоғамның, мемлекеттің, мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның қызметінің әр түрлі жақтарын реттеуші ретінде көрсетіледі.

5. Құқықтық функция – бұл құқықтық нормаларды және құқықтық қатынастарды тіркеу, бекіту функциялары. Құжаттар функцияны орындай отырып, құқықтық нормаларды және құқықтық қатынастарды белгілейді, бекітеді, өзгертеді немесе олардың қызметін тоқтатады. Бұл, ең алдымен, мемлекеттік билік және мемлекеттік басқару органдарының құқықтық актілері (жарлықтар, заңдар, қаулылар және т.б.), мекемелердің, кәсіпорындардың, ұйымдардың шығарған және белгілі бір құқықтық салдардың басқару актілері (бұйрықтар, нұсқаулықтың өкімі және т.б.). Мұнда шарттық қатынасты тіркейтін барлық шарт құжаттарын жатқызуға болады. Бұл санатқа заңды мәні бар куәландыру құжаттары (метрикалық куәліктер; паспорттар, білім беру туралы дипломдар және т.б.) жатады және ақтаушы қаржы құжаттары (қабылдау және тапсыру актілер, жөнелтпе құжаттар және т.б.). Жалпы, кез-келген құжат дәлелдеме бола алады, ол сонысымен құқықтық функциямен уақытша болады.

. Есеп функциясы ақпаратқа сапалық емес, сандық сипаттама береді. Есеп функциясы – бұл шаруашылық, демографиялық және өзге де әлеуметтік процестерге байланысты ақпараттың оларға талдау, бақылау жасау мақсатында сандық көрсеткіште тіркеу және топтастыру. Есеп функциясын атқаратын құжаттарда, алдымен, шаруашылықтағы, мемлекеттің сол қызметінде және оның атқарушылық-өкімдік органдарында әр түрлі көріністер бейнелеген және жүйеленген. Сондықтан есеп функциялары берілген құжаттар ерекше нысандағы ақпараттың кең спектрін белгілейді. Есептің негізгі түрлері статистикалық және қаржылық-экономикалық құжаттарда көрінеді.

7. Құжаттың маңызды функцияларының бірі – мәдени функция. Осы функция бекіту және мәдени дәстүрді беру құралы ретінде қызмет етеді. Осы мағынада, құжат мәдени үлгі ретінде белгіленуі мүмкін, ол ақпаратты жазбаша, баспа, фото, аудиовизуальды тәсілдер арқылы белгілейді. Мәдени функция құжаттардың ірі жинағын орындайды (мысалы, ғылыми-техникалық құжаттама, өнер туындылары). Оларда қоғамның ғылыми және техникалық даму деңгейі, ғылыми және көркем шығармашылықтың ерекшелігі әлеуметтік революцияның белгілі бір кезеңінде бейнеленеді. Құжаттардың мәдени функциясы алынған білімді, дәстүрлерді, эстетикалық нормаларды, құндылық жүйелерді, мінез-құлықты және қызметті, дағдыларды, ритуалдарды, қоғамда өңделген және сақталған дәстүрлерді белгілеу мен бекітуден тұрады. Осы функцияда құжаттарды осы білімдерді, нормаларды, дағдыларды және т.б. қолдану жөніндегі нұсқаулық ретінде қарастыруға болады, ал құжаттаудың өзі – мәдениетті бекіту, шоғырландыру және беру процесі ретінде қолданылады.

8. Тарихи көздер ретіндегі құжат функциясы тарихи ғылыммен зерделенеді. Құжатты тұрақты сақтауға бергенде ғана емес, құжат пайда болған сәттен бастап ол тарихи көздерге айналады.

Құжатта өзара тығыз байланысқан бірнеше функциялар шатысып жатады. Мысалы, басқару актісінде, әдетте, басқару функциясы басым болады, бірақ сол уақытта ол басқа да функцияларды (ақпараттық, коммуникативтік, әлеуметтік, тарихи көздер) атқарады.

Сол және өзге де функциялардың мағынасы уақыт өте келе өзгереді, өйткені қоғамдық қатынастарда, осы әлеуметтік құрылымда, басқару процесінде және т.б. құжаттың өзінің рөлі өзгереді.

Қолдану уақыты шектелген функциялар (коммуникативтік, басқару, құқықтық, есептік) мен тұрақты қолданыстағы функциялар (ақпараттық, әлеуметтік, тарихи көздер) бар.

Құжаттардың функциялары, олардың мақсатты тағайындалуы нақты қоғамдық қажеттілікті іске асыруда қажетті болып белгіленеді және әсіресе жалғыз ғана құжатта емес, құжаттар жинағында, құжаттардың ірі көлемінде көрінеді.

Кең теориялық мағынада біріздендіру – әдетте, қандайда бір кешенді немесе жүйені құрайтын объектілердегі элементтердің санын оңтайлы қысқарту дегенді білдіреді.

Басқару құжаттамасын біріздендірудің және стандартизациялаудың негізгі мақсаты – экономикалық әсер беретін құжаттардың жүйесін құру. Біріздендірілген құжаттарды қолдану шығармашылық элементтердің басқару жұмысында өсуіне, оның мәдениетінің артуына қатар мүмкіндік жасауы керек.

Құжаттарды біріздендіру мен стандартизациялаудың экономикалық тиімділігіне құжаттарды құрастыру, дайындау және ресімдеу, оларды беру, өңдеу, сақтау, жою шығындарының азаюының нәтижесінде қол жеткізуге болады. Сонымен қатар, құжаттармен жұмыстың барлық түрлеріне кететін уақытты қысқарту және құжаттардың сапасын арттыру нәтижесінде оңтайлық нұсқамен қабылданатын шешімдердің жақындауы есебінен басқарудың жеделдігін арттырудан көрінетін басқару жүйесін жетілдіру есебінен жанама эффект алуға болады. Құжаттарды біріздендіру дегеніміз - олардың мазмұны мен нысандарын жетілдіру бойынша міндеттерді шешу.

Басқаруда қолданылатын құжаттың мазмұны оның құрамына кіретін деректемелердің құрамы мен мағынасын анықтайды. Деректемелер әр түрлі болуы мүмкін, бірақ бұл оларға ортақ талап қою мүмкіндігіне кедергі болмайды.

Сонымен қатар, құжаттардың кең шеңберіндегі деректемелердің көбі бірдей болмайды. Осылайша, құжаттың нысаны да, деректемелерінің құрамы да құжатты біріздендіру мен стандартизациялау объектілері болуы мүмкін.

Құжаттың мазмұнын жетілдірудің негізгі міндеттері мыналар болуы тиіс: біріздендіруде – құжатты тағайындауға және оның өңдеу әдістеріне сәйкес деректемені іріктеу; стандартизациялауда – құжаттардың құрамына кіретін деректемелердің бірыңғай талаптарын белгілеу.

Құжаттың біріздендірілген нысаны (ҚБН) – қызметтің осы саласында шешілетін міндеттерге сәйкес белгіленген және белгіленген тәртіпте ақпарат тасымалдауышта орналасқан деректемелер жиынтығы.

Құжаттардың нысандарын жетілдірудің негізгі міндеттері:

біріздендіруде - ресімдеудің нысаны мен ережелері бойынша құжаттардың әр түрлілігін мақсатты түрде азайту;

стандартизациялауда – құжаттарды ресімдеудің едәуір тиімді нысандары мен ережелерін іріктеуге және олардың ұзақ сақталуын қамтамасыз етуге мүмкіндік беретін шектелген міндетті нормалардың сапасын қалыптастыру және енгізу.

Құжаттардың стандарттары басқару құжаттамасының нысандарын біріздендіруге, бланкты әзірлеудің орталықтандырылуын ұйымдастыруға, қызметтік құжаттарды өңдеудің орталықтандырылу мүмкіндігін құруға және басқару персоналдарының еңбегін көрсетуге, сондай-ақ кеңсе шығындарына жұмсалатын шығындарды азайтуға әсер етулері тиіс. Басқару құжаттамасына стандартизацияны енгізу әрекеттер сәйкестігінің орындалуын белгілейтін құжаттар түрлерінің және нысандарының көп түрлілігін растамайды. Қазіргі уақытта құжаттың сапасы басқару ақпаратының тасымалдауышы ретінде ерекше мәнге ие. «Стандартизация» терминінің мәні үш негізгі сәтті сипаттайды. Біріншіден, стандартизация дегеніміз – ол құжаттарды құрудың жалпы мемлекеттік жалпыға міндетті нормаларының ұзақ уақытқа белгіленуі. Сонымен қатар, ол тек нормаларды енгізіп ғана қоймайды, олардың сақталуына да кепілдік береді. Екіншіден, ол құжаттың қасиеттері мен сапаларын біріздендіру, барлық құжаттар үшін нысандардың, ережелердің, талаптардың біркелкі мөлшерде болуын енгізу; үшіншіден – стандартизация – ол құжаттардың тек функциональды түрде ақталатын, басқарудың едәуір тиімділігін қамтамасыз ететін сапалары мен қасиеттерін бекіту мен тарату. Құжаттарды біріздендіру, сондай-ақ, өз бетінше жүргізілуі мүмкін. Осы екі терминге ортақ белгі біркелкі жүргізу талабы болып табылады, олардың айырмашылығы құқықтық күшінде және тарату саласында болады, сондай-ақ «біріздендіру» ұғымы ортақ болып табылады.

Стандарттардың құқықтық күші, Құжаттардың міндетті біріздендіру талабының стандартына енгізу, стандарттарда тек ең үздік шешімдерді бекіту, құжаттармен жұмысты оңтайландырудың тиімді тәсілін стандарттациялау ісін қиыстыру.

Бірыңғай формуляр әдісі стандартизациялау мақсатына қол жеткізудің танымал әдісі болып табылады, ол белгілі бір құжаттардың қасиеттерін және сапасын бірыңғай ұя қалыпта (матрицада) – формулярда шоғырландыру дегенді білдіреді.

Белорусь Республикасы экономикасының нарық қатынастарына өтуі қажетті іс-шараларды өткізуді талап етеді, кәсіпорындарда қолданылатын құжаттардың ұлттық біріздендірілген нысандарын әзірлеу және жүргізу, есептеу, оның ішінде статистиканы шығару мақсатында және халықаралық тәжірибеде қолданылатын нормаларға жауап беретін меншіктің әр түрлі нысандары мен басқару деңгейін ұйымдастыру.

Құжаттың әзірленетін біріздендірілген нысандары құжаттың біріздендірілген жүйесінде (ҚБЖ) біріктіріледі. ҚБЖ – бұл қызметтің белгілі бір саласында басқаруға қажетті ақпараттан тұратын бірыңғай ережелер мен талаптар бойынша құрылған құжаттама жүйесі. Құжаттың қолданылатын біріздендірілген нысандары қызметтің осы саласында жасалған міндеттерге сәйкес белгіленген және белгіленген тәртіпте ақпарат тасымалдауышта орналасқан деректемелердің жиынтығы. ҚБЖ құру мақсаты құжаттар нысандарының оңтайлы құрамын анықтау және белгілеу болып табылады.

Біріздендіру жөніндегі жұмыстардың құрамы мен мазмұнын белгілейтін Республиканың стандарттары мен басқару құжаттары. Құжаттардың біріздендірілген нысандарынан басқа, құжаттаманың біріздендірілген жүйелері өзіне халықаралық ұйымдардың құжаттарын кіргізеді, мемлекетаралық стандарттар мен басқару құжаттарын белгілейді.

Құжаттаманы біріздендіру кезінде мынадай жұмыстар жүргізіледі:

қолданыстағы нысандардың номенклатурасын белгілейді;

Құжаттарды біріздендіру жұмысы экономикалық қызметтің әр алуан түрлеріне (қаржылық қызмет, бухгалтерлік есеп және т.б.) қажетті болып табылады. УСОРД әзірлеу кезінде онда қолданылатын құжат түрлерінің саны да едәуір қысқартылады.

Сонымен қатар, жеке деректемелерді ресімдеу тәсілі де ескеріледі. Олардың бір бөлігі - қолмен, екінші бөлігі – техникалық құралдардың көмегімен, үшіншісі – жеке механикалық құралдардың (штемпельдер, мөрлер) көмегімен ресімделеді. Бір тәсілмен ресімделетін деректемелер мен көрсеткіштер олардың толтырылу процесін оңайландыру үшін бір-біріне жақын орналасады. Ішінара, бланктың мөртаңбасы резиналық мөрқалыптың (штемпель) көмегімен кіретін деректемелерді бір уақытта ресімдеуге мүмкіндік береді. ҰӨҚБЖ-да ақпараттың және заңды күші бар құжаттардың анықтылығы қамтамасыз етіледі. Жеке құжаттардың нысандарын әзірлеуде құқықтық мағынасы бар ақпараттың қолданыстағы заңнамамен қойылатын талаптарға сәйкес ресімделуіне назар аударылады. Құжаттарда қажетті заңды күшпен қамтамасыз ететін барлық деректемелердің болуы қажет.

Оңтайлы ақпаратты басқару міндеттерін қамтамасыз ету, басқару шешімдерінің жедел қабылдануын арттыру ҰӨҚБЖ әзірлеу және жетілдіру мақсаты болып табылады. Ұйымдастыру-өкімдік құжаттамасының біріздендірілген жүйесіндегі негізгі принцип бірыңғай формуляр базасында құрастырылған құжаттардың біріздендірілген нысандарының белгілі бір тізбегінде қолданыла отырып іске асырылатын басқарудың типтік міндеттері қатарын бөлу болады. Тізбектің бірінші құжаты, әдетте, бастапқы ақпараттан, соңғысы – басқару шешімін тұжырымдаудан тұрады.

Ұйымдастыру-өкімдік құжаттаманың бірыңғайландыру жүйесі (ҰӨҚБЖ) – стандарттардың, құжаттардың өзара байланысқан нысандарының, ережелердің кешені, мәселені шешу үшін қолданылатын құжаттардың мазмұнына, құрылымына қойылатын талаптарды белгілейді. ҰӨҚБЖ құрамына құжаттардың мазмұны мен нысандарына қойылатын талаптарды белгілейтін стандарттар, құжаттарды біріздендіру нысандарының альбомы, олардың қолданылуы бойынша нормативтік және әдістемелік материалдар, Белорусь Республикасы Жалпы мемлекеттік классификаторының «Біріздендіру құжаттары» деген тарауы болып табылатын құжаттардың біріздендірілген нысандарының классификаторы, ОРД бірыңғайландыру нысандарының классификаторын қолдану бойынша нормативтік және әдістемелік құжаттар жатады.

Құжаттардың біріздендіру нысандарының құрамына \т, кесте, баянжазбалар мен түсініктемелер, лауазымдық нұсқаулық, арыз, ереже, ұсыныс, хат-сұрау салу, хаттама, бұйрық, құрылым және штат саны, шешім, жарғы, штат кестесі жатады.

Біріздендіру жүйесі кіші жүйе бойынша жүйеленген: ұйымды (кәсіпорынды; мемлекеттік және коммунальдық кәсіпорынды; қабылдау, ауыстыру, шығару; демалыстар мен көтермелеулер, тәртіптік жазалаулар тағайындау; ұйымның, кәсіпорынның өкімдік қызметі; ұйымның жұмысын ұйымдастыру-нормативтік және жедел-ақпараттық реттеу) құру, қайта ұйымдастыру және жою.

ОРД есептеу техникалық құралдармен өңдеу құжаттағы ақпаратқа код қою арқылы жүзеге асырылады. Соныдықтан ОРД нысанадарын жұмыс істеуі үшін жүйенің құрамды бөлігі болып табылатын ОРД біріздендіру нысандарының классификаторы.

Осылайша, ҰӨҚБЖ ОРД нысандары мен мазмұнын жетілдіру жолдарын белгілейді, ОРД есептеу техникасының құралдарымен қайта өңдеуге мүмкіндік береді, басқару міндеттеріне байланысты құжаттардың нысандарын пайдалануды регламенттейді.

Барлық мекемелердің қызметі әр түрлі құжаттарда тіркеледі. Мекеме өз қызметінде мемлекеттік билік органдарының және мемлекеттік басқарманың актілерімен қатар ережелерін, жарлықтарын басшылыққа алады.

Барлық мемлекеттік және жеке кәсіпорындардың жарғысы негізінде жұмыс істейді. Жарғы – бұл ұйымдардың, мекемелердің, қоғамдардың және азаматтардың қызметін, олардың басқа ұйымдармен және азаматтармен өзара қатынасын, мемлекеттік және шаруашылық қызметтің белгілі бір саласындағы құқықтары мен міндеттерін тіркейтін ережелер жинағы. Қарулы Күштердің ұйымдастырушылық қызметінің осы және өзге де салаларын белгілейтін жарғылар туралы (саптық жарғы, тәртіптік жарғы) бөлек қарастыру керек.

Ереже – бұл мемлекеттік органдардың, бір органның жүйесін құруды, функцияларының құрылымын, құзыретін, міндеттерін және жұмысын ұйымдастыруды белгілейтін нормативтік акт (бөлімнің ережесі). Нақты мәселе бойынша ұйымдастырушылық, еңбек және басқа да қатынастар жиынтығын реттейтін ережені жеке топқа бөлу керек (Азаматтардың ұсыныстары, арыздары және шағымдары бойынша іс қағаздарын жүргізу туралы типтік ереже).

Ережелер типтік және жеке болып бөлінеді. Мекемелердің, кәсіпорындардың жүйесі үшін типтік ережелер әзірленеді.

Құрылымдық бөлімше туралы ереженің мәтіні мынадай бөлімдерден тұрады:

«Жалпы ереже» - құрылымдық бөлімшенің құқықтық статусын, оның бағыныштылығын, құрылымдық бөлімшенің басшысын лауазымға тағайындау және лауазымнан босату тәртібін, басшылыққа қойылатын біліктілік талаптарды анықтайды. Осы бөлімде құрылымдық бөлімшенің өз қызметінде басшылық етуіне тиісті құқықтық актілер мен нормативтік құжаттар тізбектеліп көрсетіледі.

«Негізгі міндеттер» - осы құрылымдық бөлімше қызметінің бағыттары жазылатын бөлім.

«Функциялар» - осы құрылымдық бөлімшелерге бекітілген өндірістік-шаруашылық қызметтің нақты түрлері тізбектеледі.

«Құқықтар мен міндеттер» - құрылымдық бөлімшенің өзіне жүктелген функцияларды және кәсіпорынның басқа құрылымдық бөлімшелері мен басқа ұйымдарға қатысты міндеттерді орындау үшін қажет құқығын сипаттайтын бөлім.

«Жауапкершілік» - құрылымдық бөлімшенің өзіне жүктелген функцияларды уақтылы және сапалы орындамағаны және оған берілген құқықтарды қолданбағаны үшін қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапкершілікті белгілейтін бөлім.

«Өзара байланыс. Байланыстар» - құрылымдық бөлімшелердің өндірістік-шаруашылық қызмет, құжаттарды келісу, жұмыстарды бірлесіп орындау мәселелері бойынша кәсіпорындардың басқа құрылымдық бөлімшелерімен және басқа ұйымдармен қызметтік өзара байланысын сипаттау.

«Жұмысты ұйымдастыру» - құрылымдық бөлімшелердің қызмет тәртібін, бөлімшелердің қызметін бақылауды ұйымдастыру және тексеру, оны қайта ұйымдастыру және жою тәртібін анықтау.

Құрылымдық бөлімше туралы ереже бекітуге тиісті құжаттар тобына жатады, сондықтан осы құжатта бекіту грифі болуы керек.

Жарғылар мен ережелер күрделі құжаттар болып табылады. Олардың құрылымы мен мазмұны, әдетте, әзірлеуші мекемелермен белгіленеді.

Нұсқаулық – құқықтық акт, оны мемлекеттік басқару органы мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындар мен лауазымды тұлғалардың ұйымдастыру, ғылыми-техникалық, технологиялық, қаржылық және өзге де арнайы тараптарын реттейтін ережелерді ұйымдастыру мақсатында шығарады.

Нұсқаулықтар, сонымен қатар, заңнамалық актілер мен өкімдік құжаттарды қолдану тәртібін түсіндіру және белгілеу мақсатында шығарылады.

Нұсқаулықтың тақырыбы оның талаптары таралатын мәселелердің, объектілер мен тұлғалардың шеңберін анық қамтуы тиіс.

Ұйым қызметкерінің құқықтық ережелері лауазымдық тұлғалардың функцияларын, құқықтарын, міндеттерін және жауапкершілігін белгілейтін лауазымдық нұсқаулықтармен регламенттеледі. Лауазымды нұсқаулық мәтінінің біріздендірілген құрылымы мынадай бөлімдерден тұрады:

1. Маманның қызмет саласын, оның тікелей бағыныстылығын, оны лауазымға тағайындау және оны атқарып отырған лауазымынан босату тәртібін белгілейтін жалпы ережелер;

2. Функциялар – маман қызметінің негізгі бағыттары белгіленеді;

3, Лауазымдық міндеттер – маманға жүктелетін нақты міндеттер тізбесі; оның басқару процесіне – басқаруға, бекітуге, қамтамасыз етуге, қарастыруға, орындауға қатысу нысанының шарттары;

4. Құқықтары;

5. Жауапкершіліктері;

6. Өзара байланыстары мен байланыстары.

Ұйымдардың, нысандардың, мекемелердің, кәсіпорындардың атқарушылық - өкімдік қызметі нысандарының бірі – өкімдік құжаттар, олар арқылы басқарманың маңызды мәселелері шешіледі. Мемлекеттік басқару органдары мынадай өкімдік құжаттарды шығарады: шешімдер, өкімдер, нұсқаулар, бұйрықтар.

Қаулы құқықтық акт ретінде белгіленеді, оны жоғары органдар және кейбір алқалық басқарудың орталық органдары осы органдардың алдында тұрған аса маңызды және принциптік міндеттерді шешу мақсатында қабылдайды.

Шешім өкімдік құжат ретінде құқықтық акт болып табылады, оны министрліктердің немесе ведомстволардың алқаларымен, ғылыми кеңестермен және т.б. қабылдайды.

Өкім – мемлекеттік органның мемлекеттік басқармасының актісі, ол биліктік сипатта болады, лауазымды тұлғаның, мемлекеттік органның құзыреті шегінде шығарылады. Осы өкім жіберілетін азаматтарға және ұйымдарға міндетті күші бар акт.

Нұсқау - өкімдік құжат, оны ақпараттық-әдістемелік сипаттағы мәселелер бойынша, сондай-ақ бұйрықтардың, нұсқаулықтардың және басқа да актілердің орындалуын ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша министрліктер, ведомстволар, ұйымдар шығарады.

Бұйрық – құқықтық акт, оны министрліктердің, ведомстволардың, дара басшылық негізінде жұмыс істейтін басқармалардың, мекемелердің, бірлестіктердің, ұйымдардың, кәсіпорындар бөлімдерінің басшылары шығарады. Осы органдардың алдында тұрған негізгі жедел міндеттердің шешімдері үшін бұйрық шығарылады. Заңды күшіне қарай бұйрық қоғамдық қатынастардың белгілі бір саласын іске асыратын құқық нормаларынан тұратын басқарудың нормативтік актісі және қоғамдық қатынастардың белгілі бір саласын іске асыратын құқық нормаларын қолдану актісі және құқық нормаларды қолдану актісі (мысалы, лауазымға тағайындау туралы бұйрық) болуы мүмкін.

Бұйрық басқару практикасында қолданылатын өкімдік құжаттаманың ең кең тараған түрі болып табылады. Ол мекемені құру, жою, қайта ұйымдастыру мәселелері бойынша, нұсқаулықтар, ережелер және бекітуді, ұйымдастыруды талап ететін сол сияқты құжаттар бойынша, сондай-ақ жұмыскерді жұмысқа қабылдаудың, жұмыс ауыстырудың және жұмыстан шығарудың кадрлық мәселелері бойынша шығарылады.

Өкімдік құжатты дайындауды үш кезеңге бөлуге болады. Бұл – мәселенің мәнін зерделеу және құжат жобасын дайындау; алқалық органның отырыстарында құжатты талқылау және қабылдау; құжаттың келісілуі және оған қол қою.

Ұйымдарда құрылатын және тысқары келіп түсетін құжаттардың көпшілігі өкімдік құжаттарды зерделеу үшін негіз болатын осы немесе басқа да ұйымдардағы істердің нақты ережелері туралы ақпараттан тұрады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, түсіндірме жазбалар, жинақтар, шолулар, актілер, хаттар, хаттамалар және т.б. жатады. Олар ұйымдастыру-басқару құжаттардың қатысына қарай көмекші сипатта болады және соңғыларына қарағанда орындалуы міндетті болып табылмайды. Ақпараттық-анықтамалық материалдардан тұратын ақпарат қолданысқа немесе тек қана мәлімет үшін қабылдануы мүмкін.

Акт – бірнеше адамдармен құрылатын және белгіленген фактіні, оқиғаны растайтын құжат. Көбінесе актілерді жоғары тұрған ұйымдардың немесе басшының нұсқауы бойынша өкімдік құжаттармен (бұйрықпен) тағайындалған немесе тұрақты жұмыс істейтін комиссия құрастырады.

Актіні құрастыру үшін әр түрлі себептер болуы мүмкін. Сондықтан да актілердің түрлері өте көп болады: жою актісі (мекемелердің, кәсіпорындардың, ұйымдардың); қабылдау-тапсыру актісі (басшылықты ауыстырған, істерді, материалдық құндылықтарды тапсырған кезде және т.б.); дәм тату, зерттеу жүргізу, істерді, бүлінген тауарларды жою актілері; инвентаризациялау, сәтсіз оқиға, сынаманы және үлгілерді іріктеу актілері.

Анықтама – сол және өзге де фактілерді және оқиғаларды сипаттайтын және растайтын құжат. Анықтаманың екі түрі болады: біріншісі - қызметтік сипаттағы фактілер мен оқиғалар туралы ақпараты бар анықтама; екіншісі - сол және өзге де заңды фактілерді куәландыру үшін мүдделі мекемелердің беретін анықтамасы. Анықтаманың екінші түрі бірнеше топтарды құрайды. Олар күн сайын беріледі. Олар – оқу және жұмыс орнын растайтын, атқаратын лауазымы туралы, жалақысы және т.б. туралы анықтамалар.

Басқару шешімдерін алқалық қабылдау процестері және шешімдердің өздері ұйым басшылығында өндірістік мәжілістердің хаттамалары арқылы құжаттамаланады.

Бақылау сұрақтары:

1. СЭҚ статистикасы есебінің объектісі болып не табылады?

2. СЭҚ статистикасының жіктелімі

3. Кден статистикасының жіктелімі

4. Сыртқы сауданың кеден статистикасында бақылау мен зерттеудің пәні болып не табылады?

5. Кеден статистикасында экспорттың мінездемесі?

Негізгі әдебиеттер

1.ЌР кеден шекарасы арқылы, жеке тұлғалармен өткізіліп жатқан тауарларды және көлік құралдарын мәлімдеу тәртібі" 02.07.99 жылғы ҚР МКМ КК Инструкциясы.

2.Алибеков С.Т. Таможенное дело в РК. Учебное пособие. Алматы., 1997 г.

3.ҚР Статистика Агенттігінің өңірлік құрылымын оңтайландыру туралы ҚР Үкіметінің 2005.18.01 № 24 Қаулысы. Соңғы редакциядағы күні; 2005.18.01. Мем.тіркелімдегі №22586