10. Подготовка документов к архивному хранению

И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ

Составление номенклатуры дел

10.1. Документы после их исполнения группируют в дела. Дело – это помещенные в отдельную обложку документ или совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности общества.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации и описанию дел, бы­строго поиска документов, определения сроков их хранения составляется номенклатура дел каждого подразделения аппарата управления общества, а на основе этих номенклатур – сводная номенклатура дел аппарата управления общества.

10.2. Номенклатура дел подразделения аппарата управления общества ежегодно составляется на предстоящий год по установленной форме службой делопроизводства подразделения с участием членов экспертной комиссии этого подразделения (ЭК) и с привлечением квалифицированных специалистов и не позднее 1 декабря текущего года представляется на согласование в отдел методологии делопроизводства и архивов Департамента управления делами (далее – отдел архивов).

Руководитель подразделения аппарата управления общества подписывает два экземпляра согласованной номенклатуры дел, один из которых направляет в Департамент управления делами.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом ОАО “РЖД”, положениями о подразделениях аппарата управления общества и их отделах, планами работы и отчетами, штатными расписаниями, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – перечень типовых документов Росархива), перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО “РЖД”, с указанием сроков хранения (далее – перечень документов общества), номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками.

Номенклатура дел вновь созданного подразделения аппарата управления общества разрабатывается этим подразделением и в месячный срок представляется в Департамент управления делами.

10.3. Сводная номенклатура дел аппарата управления общества составляется Департаментом управления делами и подписывается начальником этого департамента.

Сводная номенклатура дел после согласования ее с Центральной экспертной комиссией общества (ЦЭК) утверждается президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Сводную номенклатуру дел печатают в трех экземплярах: первый (утвержденный) экземпляр является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами; второй – используется в Департаменте управления делами в качестве рабочего документа; третий – хранится в отделе архивов.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел аппарата управления общества не реже одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (ЭПК).

Разделы сводной номенклатуры дел располагают в последовательности согласно утвержденной структуре аппарата управления общества и в качестве названий разделов используют наименования подразделений аппарата управления общества. В сводную номенклатуру дел включают заголовки дел, отражающие все виды деятельности общества.

10.4. Номенклатуру дел оформляют по установленной форме (номенклатура дел подразделения аппарата управления общества – Приложение N 23, сводная номенклатура общества – Приложение N 24) и заполняют в следующем порядке. В графе 1 проставляют индекс каждого дела, который состоит из буквенного обозначения отдела и порядкового номера дела (в пределах отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел – ЦТт-5, где ЦТ – условное наименование Департамента локомотивного хозяйства, т – условное наименование технического отдела, 5 – порядковый номер дела в пределах технического отдела Департамента. В подразделениях аппарата управления общества, не имеющих отделов, индекс дела состоит из обозначения подразделения и порядкового номера дела.

В графе 2 проставляют заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел должны быть краткими и конкретными, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, документы к заседаниям совета директоров общества, правления общества, документы к совещаниям у президента общества и др.) или вида документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества или подразделения аппарата управления общества – автора документа; наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: “Документы о проведении тематических выставок железнодорожного транспорта (доклады, планы, списки, характеристики экспонатов)”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, их поименно не называют, а указывают общее видовое название. Например: “Переписка с филиалами ОАО “РЖД” о подготовке и передаче научно-технической документации на архивное хранение”.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, их поименно не называют, а указывают наименование вопроса, по которому велась переписка. Например: “Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам рефор­мирования железнодорожного транспорта”.

В заголовке дела указывают конкретного корреспондента, если переписка ведется только с ним. Например: “Переписка с Всероссийским научно-исследовательским институтом железнодорожного транспорта (ВНИИЖТ) по вопросам научно-методической работы”.

В заголовке дела, касающегося одного административно-территориального образования (населенного пункта), указывают его название. Например: “Переписка с администрацией Орловской области об обеспечении перевозок продукции агропромышленного комплекса области”. Если содержание дела касается нескольких однотипных административно-территориальных образований, в заголовке дела указывают не конкретные названия, а их общее видовое название. Например: (“Переписка с главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских железнодорожных перевозок”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывают период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляют общий заголовок дела, а затем при необходимости составляют заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание документов дела. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок типа “Разные материалы”, “Снабжение”, “Справочные материалы”, “Дело для документов служебного пользования” и т.п., а также вводных слов и усложненных оборотов.

В графе 3, заполняемой по окончании года, проставляют количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывают сроки хранения дел и номера статей в соответствии с перечнем типовых документов Росархива и перечнем документов общества.

В графе 5 проставляют отметки о заведении дел, передаче их в архив общества, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение аппарата управления общества или другую организацию.

10.5. Номенклатура дел подразделения аппарата управления общества состоит из разделов, названиями которых являются наименования отделов подразделения. Разделы располагают в последовательности согласно утвержденной структуре подразделения. В качестве первого раздела номенклатуры рекомендуется указывать службу делопроизводства.

В пределах каждого раздела номенклатуры дел порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, планы, отчеты, переписка). Дела с однородными наименованиями располагают по срокам хранения, по корреспондентам или географическим названиям (в алфавитном порядке).

В номенклатуру дел подразделения аппарата управления общества должны быть включены все документы, создаваемые или получаемые подразделением в течение года, а также поступившие из другого подразделения не законченные делопроизводством дела для их продолжения. В номенклатуру дел не включают печатные издания, брошюры, справочники и другие аналогичные документы.

Если в обществе возникает новый вид деятельности (участок работы), то формируется соответствующее дело и вносятся дополнения в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляют резервные места для номеров вновь заводимых дел.

10.6. В случае изменения структуры и функций подразделения аппарата управления общества на следующий год составляется, согласовывается и подписывается новая номенклатура дел этого подразделения. Если изменений не произошло, номенклатуру дел уточняют, подписывают и вводят в действие с 1 января следующего года.

В каждый отдел подразделения аппарата управления общества направляют соответствующую выписку из номенклатуры дел этого подразделения.

10.7. По окончании года в конце номенклатуры дел подразделения аппарата управления общества производят итоговую запись о количестве дел (томов) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также дел, переходящих на следующий год.

Служба делопроизводства подразделения заверяет итоговую запись и направляет информацию об итоговых данных в отдел архивов.

10.8. Номенклатуру дел вводят в АС “Документооборот”, хранят в памяти для упрощения ее ведения, корректировки и при необходимости переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел не отличается по существу от традиционной.

Формирование дел

10.9. Формирование дела – это группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Дела в подразделениях аппарата управления общества формирует служба делопроизводства подразделения. Допускается формирование отдельных дел в отделах подразделения в случаях, обусловленных спецификой их деятельности. При этом назначают должностное лицо, ответственное за формирование дел.

Формирование дел осуществляют под методическим руководством и контролем отдела архивов.

10.10. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы, относящиеся к этому делу (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре);

группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих дел;

группировать в дело раздельно документы постоянного и временного хранения;

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, и материалы, не относящиеся к формируемому делу, черновики, лишние экземпляры;

объем дела (тома) не должен превышать 250 листов (30 -40 мм толщины);

при наличии в деле нескольких томов (частей) на каждом томе проставляют индекс, заголовок дела и номер тома.

В процессе формирования дела проверяют соответствие оформления документов заголовкам дел по номенклатуре, наличие подписи, даты, индекса, отметки об исполнителе, заверительной подписи, отметки “В дело...”. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Документы, прилагаемые к основному документу, помещают независимо от даты их составления вместе с основным документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируют в отдельный том дела.

10.11. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке. Наиболее ранние документы располагают в начале дела.

Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его подготовил и отправил. Документ-ответ располагают после документа-запроса.

Если документ-ответ готовится подразделением аппарата управления общества, а отправляется через отдел документационного обеспечения за подписью президента (вице-президента) общества, то и запрос и ответ должны быть в деле, формируемом этим отделом.

Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения, но исполненные и отправленные подразделением аппарата управления общества, формируются (запрос и ответ) в дело подразделения (кроме документов со штампом “Подлежит возврату”).

10.12. В отдельные дела формируют официально поступившие копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшивают в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то указанные документы подшивают в отдельное дело.

Документы совета директоров общества и правления общества группируют раздельно в дела: протоколы заседаний совета директоров общества, протоколы заседаний правления общества, документы к заседаниям совета директоров общества, документы к заседаниям правления общества.

10.13. Приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила, инструкции и другие документы с относящимися к ним приложениями группируют в дела по видам документов, внутри дела – по хронологии или по номерам. Положения, правила, инструкции и другие документы, утвержденные приказами и распоряжениями, группируют в дело вместе с соответствующими приказами и распоряжениями.

Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируют в отдельные дела, внутри дела систематизируют по номерам документов.

10.14. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке.

10.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например, отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, помещается в дело за 2003 год; план на 2004 год, составленный в 2003 году, помещается в дело за 2004 год.

Проекты планов (отчетов, смет и др.) и утвержденные планы (отчеты, сметы и др.) группируют в отдельные дела.

10.16. В дело с перепиской по какому-либо вопросу помещают в хронологическом порядке все документы, связанные с решением этого вопроса. Сначала подшивают инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу. При продолжении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

Экспертиза ценности документов

10.17. Экспертиза ценности документов – это установление по соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов для определения сроков их хранения и отбора на государственное хранение.

Экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства проводят при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел, проверки правильности отнесения документов к делам и при подготовке дел к передаче в архив общества.

10.18. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора на хранение и уничтожение документов в аппарате управления общества постоянно действуют Центральная экспертная комиссия общества, состав которой утверждает президент общества, и экспертные комиссии подразделений аппарата управления общества, состав которых утверждают руководители подразделений.

Функции, права и организация работы Центральной экспертной комиссии определяются положением, которое утверждает президент общества. Функции, права и организация работы экспертных комиссий подразделений устанавливаются руководителями подразделений аппарата управления общества в соответствии с типовым положением об экспертной комиссии, утверждаемым президентом (первым вице-президентом) общества.

Центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии подразделений руководствуются в своей работе Положением об Архивном фонде Российской Федерации, перечнем типовых документов Росархива, другими нормативно-методическими документами Росархива и перечнем документов общества.

Центральная экспертная комиссия и отдел архивов осуществляют координацию работы экспертных комиссий подразделений и контроль за их работой.

10.19. Экспертизу ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводят в подразделениях аппарата управления общества ежегодно лица, ответственные за ведение делопроизводства, совместно с экспертными комиссиями подразделений и Центральной экспертной комиссией под методическим руководством отдела архивов.

10.20. При проведении в подразделениях аппарата управления общества экспертизы ценности документов осуществляют отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и с пометкой “До минования надобности”, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, и отбор к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов на постоянное, временное (свыше 10 лет), временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению проводят на основании перечня типовых документов Росархива, перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой фактического содержания документов в делах путем полистного их просмотра. Не допускается отбор дел на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел, без проверки имеющихся в них документов.

На постоянное хранение отбирают подлинники документов. В случае их отсутствия на хранение отбирают заверенные копии, при этом должны быть приняты меры к розыску подлинников документов. Дела с отметкой “ЭПК” также подвергают полистному просмотру для определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает Центральная экспертная комиссия.

10.21. По результатам экспертизы ценности документов в подразделении аппарата управления общества составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 25).

Отбор документов к уничтожению и составление указанных актов производят после составления описей дел постоянного хранения и дел по личному составу подразделения аппарата управления общества за соответствующий период. Акты о выделении к уничтожению документов согласовывают с отделом архивов и представляют на рассмотрение экспертной комиссии подразделения. На заседании экспертной комиссии подразделения указанные описи и акты рассматривают одновременно.

Согласованные с экспертной комиссией подразделения акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителями подразделений аппарата управления общества только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. После этого разрешается уничтожить в установленном порядке дела, включенные в эти акты.

Акты о выделении к уничтожению документов, хранящихся в отделе архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией и утверждаются в установленном порядке начальником этого департамента.

В акт о выделении к уничтожению включают документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, законченные делопроизводством в 2003 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть уничтожены с 1 января 2007 г., с 5-летним сроком хранения – с 1 января 2009 г.

10.22. Акты о выделении к уничтожению документов составляют, как правило, на дела всего подразделения аппарата управления общества. Наименования отделов подразделения указывают в акте перед группой заголовков дел, относящихся к этим отделам.

10.23. Документы, подлежащие уничтожению, формируются в связки и сдаются подразделениями аппарата управления общества в Административно-хозяйственное управление.

Лица, виновные в хищении, порче или незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оформление дел

10.24. Оформление дела включает комплекс работ по подготовке его к хранению. Дела оформляются при их заведении и по завершении года.

Оформление дел производится работниками Департамента управления делами и служб делопроизводства подразделений аппарата управления общества. Работник, ответственный за формирование дел текущего делопроизводства, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела по номенклатуре.

10.25. В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление при необходимости внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагают в начале дела, более поздние – в конце дела) и подшиты в три – четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляют. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу черным графитным карандашом или нумератором. Листы в каждом томе нумеруют отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруют в левом верхнем углу оборотной стороны.

При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруют сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляют лист-заверитель дела (на отдельном листе), помещаемый в конце дела, на котором цифрами и прописью указывают количество листов в данном деле, особенности отдельных документов, например чертеж, фотография, рисунок.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле, соответствующее указанному в листе-заверителе дела, проставляют на обложке дела.

10.26. При частичном оформлении дел дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут храниться в скоросшивателях, листы в этих делах не нумеруют, уточнение обозначений на обложках не производят, описи на дела и лист-заверитель дела не составляют, учет ведут по номенклатуре дел.

10.27. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные документы, личные дела и др.) составляют внутреннюю опись документов дела (Приложение N 26).

Внутреннюю опись документов дела составляют также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если в эти дела включены документы, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.

Внутренняя опись помещается в начале дела и включает в себя индексы и даты документов, их краткое содержание и номера соответствующих листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы внутренней описи нумеруют отдельно, их количество на листе-заверителе дела обозначают после общего количества листов дела через знак “+” (плюс). Внутренняя опись завершается итоговой записью, в которой указывают количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется отделом архивов.

10.28. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляют по форме согласно Приложению N 27.

На обложке дела указывают следующие реквизиты:

полное наименование общества в именительном падеже с указанием после него в скобках официально принятого сокращенного наименования;

наименование подразделения аппарата управления общества (в соответствии с утвержденной структурой на момент заведения дела);

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела по сводной номенклатуре дел общества;

номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

даты начала и окончания дела. Датой начала дела считается дата самого раннего документа дела, а датой окончания – дата самого позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего документов, дата соответствующего внутреннего документа общества или акта Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации). При определении даты начала и окончания дела не учитывают даты резолюций, списания документов в дело. Даты оформляют словесно-цифровым способом;

количество листов в деле согласно листу-заверителю дела, которое указывают после окончания дела (кроме дел временного (до 10 лет включительно) хранения, в которых листы не нумеруют);

срок хранения дела, который переносят на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов Росархива или в перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишут: “Хранить постоянно”;

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который проставляется отделом архивов на обложках дел постоянного хранения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей.

На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривают место для кодов архивного учреждения и общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

10.29. По окончании года в оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, заведенных по номенклатуре дел подразделения аппарата управления общества, вносят необходимые уточнения:

если наименование подразделения (отдела) изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение (отдел), на обложке пишется новое наименование подразделения (отдела);

в заголовках дел, содержащих приказы, распоряжения, указывают номера этих документов;

если переписка сформирована в дело из нескольких томов, в заголовке каждого тома указывают корреспондента, название местности (территории), число, месяц, год начала и окончания тома;

если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год, образования дела, то на его обложке под датой делают оговорку: “Имеются документы за ___ годы”;

на обложке дела указывают количество листов в деле, соответствующее указанному на листе-заверителе дела;

при внесении дел в опись на обложке дела проставляют номер дела по описи и по согласованию с отделом архивов – номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

10.30. Дела подразделения аппарата управления общества с момента их заведения до сдачи в архив общества хранят в этом подразделении (в помещении службы делопроизводства или в другом, специально отведенном закрывающемся помещении). Дела располагают в закрывающихся шкафах корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел подразделения общества, которую помещают на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивать их полную сохранность.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранят по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдают в архив общества.

10.31. Отдел архивов контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения до сдачи их в архив общества.

Составление описей дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

10.32. По окончании года проводят отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, на которые составляют опись.

Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей) и других сведений о них (Приложение N 28).

Опись должна иметь заглавный лист (Приложение N 29), оглавление, предисловие, список сокращений.

10.33. Описи составляют в трех экземплярах, отдельно описи дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, а также описи дел по личному составу. Описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения не составляют. В каждом подразделении аппарата управления общества описи дел постоянного хранения составляет ежегодно под методическим руководством отдела архивов работник службы делопроизводства, ответственный за эту работу. По этим описям документы сдают в отдел архивов. Описи дел подразделений представляют в отдел архивов через один год после завершения дел делопроизводством.

На основании описей дел, подготовленных подразделениями аппарата управления общества, подготавливается сводная опись дел общества.

10.34. Заголовки дел в описях систематизируют в соответствии с номенклатурой дел. Дела отделов вносят в опись согласно структуре соответствующего подразделения аппарата управления общества. Дела в каждом отделе систематизируют по степени важности.

В описи дел службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества располагают в начале описи, общественных организаций – в конце описи.

Документы по личному составу систематизируют в описи по видам документов либо в алфавитном или хронологическом порядке.

Переходящие дела вносят в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: “Документы по данному году см. также в разделе за ____ год N ____”.

В опись наименование дела вносится полностью, без сокращений и изменений. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения подразделения аппарата управления общества ведут в течение нескольких лет с единой нумерацией и заканчивают ее ведение, а также начинают ведение новой по согласованию с отделом архивов.

10.35. Годовой раздел описи дел постоянного хранения подразделения аппарата управления общества, составляемый в трех экземплярах, после согласования с отделом архивов, экспертной комиссией подразделения и Центральной экспертной комиссией утверждает руководитель соответствующего подразделения.

Годовые разделы описей дел, согласованные с Центральной экспертной комиссией, после передачи дел в архив объединяют в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения общества (Приложение N 30).

10.36. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией, утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководством общества.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу (Приложение N 31) составляется в трех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководством общества.

Сводные описи, дел долговременного хранения (за исключением дел по личному составу) не согласовывают с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

10.37. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, составляемые в трех экземплярах, оформляют аналогично описям дел постоянного хранения.

10.38. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения учитывают по номенклатуре дел и хранят в подразделениях аппарата управления общества.

Передача документов в архив

10.39. В архив общества передают дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не передаются в архив общества, а хранятся в подразделениях аппарата управления общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

10.40. Подразделения аппарата управления общества производят передачу дел в архив общества один раз в год за весь год по графику, составленному отделом архивов, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному начальником Департамента управления делами.

Если отдельные дела необходимы подразделениям для текущей работы, то отдел архивов оформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

10.41. В период подготовки подразделением аппарата управления общества дел к передаче в архив общества отдел архивов предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел общества. Все выявленные при проверке недостатки это подразделение обязано устранить.

10.42. Прием каждого дела производит работник отдела архивов в присутствии работника службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества. При этом на всех экземплярах описи делают отметку о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых дел и дату приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник отдела архивов и работник службы делопроизводства подразделения, передавшего дела. Один экземпляр описи возвращают этому подразделению.

Вместе с делами в архив общества передают информацию о регистрации передаваемых документов, содержащуюся в электронном виде в базе данных АС “Документооборот”. Заголовок базы данных включают в опись.

Передачу дела в архив общества оформляют актом приема-передачи, который подписывают работник службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества, передавший дело, и работник отдела архивов, принявший его.

10.43. В случае упразднения или реорганизации подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства этого подразделения формирует в период проведения мероприятий по упразднению или реорганизации подразделения все имеющиеся документы в дела, составляет на них описи, оформляет дела и передает их в архив общества независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел упраздняемого или реорганизуемого подразделения аппарата управления общества.

Оперативное использование архивных документов

10.44. Работники аппарата управления общества при работе с документами могут пользоваться завершенными делами (документами), хранящимися в подразделении (до сдачи их в архив), и делами (документами), находящимися в архиве общества.

10.45. Подразделения аппарата управления общества могут выдавать дела (документы) во временное пользование работнику этого подразделения на срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) заполняют карточки-заместители (их ставят на место выданного дела), в которых указываются отдел и подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, лицо, которому выдано, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме дела (документа).

10.46. Дела (документы), хранящиеся в Департаменте управления делами или архиве общества, могут быть выданы во временное пользование работникам подразделений аппарата управления общества, а также филиалов, иных обособленных структурных подразделений и учреждений общества по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости выдачи) только с разрешения начальника этого департамента.

10.47. Выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, находящихся в текущем делопроизводстве в подразделениях аппарата управления общества и архиве общества, сторонним организациям, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных, следственных и налоговых органов) выдачу (изъятие) документов производят с разрешения президента общества или лица, осуществляющего его полномочия, с оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и акта об изъятии.

10.48. Работники аппарата управления общества отвечают за сохранность полученных архивных дел (документов) и использование полученной информации.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.