8. Рассмотрение обращений членов

СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ И ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.1. Подготовка и направление ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом “О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации”.

8.2. При поступлении в общество обращения члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, должностные лица общества, в ведении которых находятся затронутые в обращении вопросы, обязаны безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения) дать ответ на это обращение и предоставить запрашиваемые документы или сведения.

Если необходимо провести дополнительную проверку или истребовать какие-либо материалы, указанные должностные лица общества обязаны сообщить об этом обратившемуся члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы.

8.3. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение поступающих в общество обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также контроль за их исполнением осуществляет Департамент управления делами в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком работы с входящими документами.

8.4. Проекты ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы подготавливают подразделения аппарата управления общества в соответствии с поручениями президента и вице-президентов общества.

При необходимости поручается обособленным структурным подразделениям общества представить материалы по затронутым в запросах и обращениях членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы вопросам.

8.5. Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы и документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9. Машинописные и копировально-множительные работы

Машинописные работы

9.1. Документы общества печатают в бюро оформления документов отдела документационного обеспечения, секретариатах вице-президентов общества и подразделениях аппарата управления общества.

В помещение бюро оформления документов, где выполняются машинописные работы, посторонние лица не допускаются. Печатание документов под диктовку производят с разрешения начальника (заместителя начальника) Департамента управления делами.

9.2. Подготовленные к печатанию рукописные материалы должны быть написаны разборчиво, черными, фиолетовыми или синими чернилами (пастой), на одной стороне листа.

При подготовке материалов для печатания особенно четко и разборчиво следует писать фамилии, специальные термины, названия населенных пунктов, географические названия.

Материалы, написанные небрежно, трудно читаемые, исправленные карандашом, к печатанию не принимаются.

Документы печатают с соблюдением стандартных требований к машинописному оформлению документов, аккуратно, без помарок.

Проверку и считку отпечатанного материала производит исполнитель документа. Материалы, напечатанные с ошибками и другими дефектами, возвращают для исправления.

9.3. Для подготовки документов рекомендуется применять автоматизированные технологии. При этом создают базы данных корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др., порядок разработки, эксплуатации и пользования которыми определяется стандартами в области автоматизированных технологий.

9.4. При подготовке организационно-распорядительных документов общества применяют редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 – 16 (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером N 10 – 12).

При печатании докладов, отчетов, совместных с другими организациями документов, материалов информационно-справочного характера допускается использование шрифта Arial, размер N 12 - 18.

При изготовлении бланков (форм) документов используют шрифты корпоративного стиля EuropeExt08.

9.5. Для печатания документов используют стандартные листы бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Если текст документа содержит не более 7 строк, то допускается использование листов бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Документы печатают, как правило, на одной стороне листа.

Лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке, должен иметь поля: левое – не менее 25 мм, правое – 15 – 20 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть 15 – 20 мм, правого – не менее 25 мм.

Наименование вида документа – ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и др. печатают прописными буквами вразрядку (2 пт), полужирным шрифтом, слова КОПИЯ, ВЫПИСКА, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН (при согласовании, утверждении документов) – прописными буквами без выделения полужирным шрифтом.

Заголовки к тексту приказа и распоряжения, заголовки разделов (глав) положений, правил, инструкций и других нормативных документов печатают полужирным шрифтом размером N 14.

Текст документа должен печататься, как правило, шрифтом размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. Допускается печатание через межстрочный интервал 12 пт текстов документов на листе формата А5, а также в случае, когда необходимо разместить текст документа на одной странице. Первую строку каждого абзаца текста печатают с красной строки, то есть отступив 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте документа фамилия и инициалы должны быть напечатаны на одной строке, с одинаковым расстоянием между фамилией и инициалами. Это достигается одновременным нажатием перед их печатанием клавиш Shift, Ctrl и пробел. При печатании инициалов после фамилии делают один неразрывный пробел, что позволяет печатать фамилию и инициалы на одной строке.

Документы, подлежащие последующей существенной ручной правке, одностраничные документы, где текст необходимо разместить равномерно по всей площади листа, а также выступления, доклады рекомендуется печатать через межстрочный интервал 24 пт.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают, как правило, через межстрочный интервал 12 пт.

При печатании реквизитов “Адресат”, “Гриф утверждения документа”, “Отметка о наличии приложения” и “Гриф согласования документа” рекомендуется отделять друг от друга составные части этих реквизитов (наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес, слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО, Приложение) межстрочными интервалами 18 пт.

Реквизиты не подчеркивают и отделяют друг от друга межстрочными интервалами 24 – 48.

Расшифровку личной подписи в реквизите “Подпись” печатают без скобок на уровне последней строки наименования должности и выравнивают по правой границе текстового поля. Инициалы печатают перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делают. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют межстрочными интервалами 24 – 48 пт.

В документах, состоящих из двух и более страниц, страницы начиная со второй должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине листа в 10 – 15 мм от верхнего его края арабскими цифрами, без каких-либо слов и знаков.

9.6. При печатании документов с помощью компьютерной техники используют стандартные положения табулятора.

От нулевого положения табулятора печатают реквизиты “Наименование организации”, “Наименование структурного подразделения”, “Справочные данные об организации” (почтовый и телеграфный адрес, индекс предприятия связи, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке), “Дата документа”, “Регистрационный номер документа”, “Ссылка на регистрационный номер и дату документа”, “Заголовок к тексту” и “Текст документа” (без абзацев), наименование должности в реквизитах “Подпись”, “Гриф согласования документа”, “Отметка об исполнителе”, заверительную надпись “Верно”, дату при заверении копий.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают один под другим. Первый ряд печатают от нулевого положения табулятора, второй – от 8-го.

От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте, реквизит “Отметка о наличии приложения” (в письме).

От 8-го положения табулятора печатают реквизиты: “Адресат”, “Гриф утверждения документа”, “Гриф согласования документа” (если более одного согласовывающего).

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова “Примечание” и “Основание” печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал 12 пт.

Начала строк многострочных реквизитов должны быть выровнены по вертикали.

Копировально-множительные работы

9.7. Копирование и тиражирование документов общества производится с использованием копировально-множительных аппаратов Административно-хозяй­ст­венного управления. Для копирования документов могут также использоваться копировальные аппараты, установленные в подразделениях аппарата управления общества.

Заказ на копировально-множительные работы (по форме, установленной Департаментом управления делами) подписывает руководитель (заместитель руководителя) подразделения аппарата управления общества – исполнителя данного документа, который несет ответственность за целесообразность его тиражирования. Тираж документа должен соответствовать количеству экземпляров, предусмотренному указателем рассылки документа.

9.8. Экземпляр документа общества (приказа, распоряжения, положения, правил, инструкции и др.), подготовленный для тиражирования на копировально-множительных аппаратах, не должен иметь помарок, подчисток, наклеек, рукописных вставок.

Способ и очередность тиражирования документов в зависимости от их вида, срочности и тиража определяются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения.

9.9. Использованные для тиражирования экземпляры документов по окончании тиражирования возвращают заказчикам копировально-множительных работ.