5. Контроль за исполнением документов и принятых решений

Организация контроля исполнения

5.1. Целью контроля исполнения является обеспечение своевременной и качественной подготовки документов, выполнения принимаемых советом директоров общества, правлением общества, президентом и вице-президентами общества решений.

В аппарате управления общества контролю подлежат зарегистрированные входящие, исходящие и внутренние документы (решения), требующие исполнения.

5.2. Контроль исполнения включает:

постановку документа (решения) на контроль;

проверку своевременности доведения документа (решения) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля и направление исполненного документа в дело;

учет и обобщение результатов контроля исполнения;

информирование руководителей о положении дел с выполнением принятых решений и разработку предложений по укреплению исполнительской дисциплины.

5.3. Контроль за исполнением документов (решений) организует в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами совместно с руководителями соответствующих подразделений аппарата управления общества.

5.4. В целях обеспечения своевременного исполнения документов (решений) применяется упреждающий (до истечения срока исполнения) контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения аппарата управления общества хода их исполнения в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания текущего года, за исключением текущего месяца, – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

5.5. По указанию президента (первого вице-президента) общества подразделениями аппарата управления общества подготавливаются планы исполнения документов, имеющих особо важное значение для общества (программ, решений правления общества по комплексным вопросам развития ОАО “РЖД” и др.), которые предусматривают конкретные мероприятия и поручения руководителям соответствующих подразделений аппарата управления общества, а также обособленных структурных подразделений общества, сроки (этапы) их выполнения.

Указанные планы утверждаются президентом или первым вице-президентом общества.

Контроль за выполнением указанных планов осуществляется посредством проведения специальных проверок отделом инспекции и контроля Департамента управления делами (далее – отдел инспекции и контроля), а также должностными лицами, на которых возлагается контроль за выполнением предусмотренных планом мероприятий и поручений.

5.6. Вице-президенты общества регулярно, не реже одного раза в месяц, рассматривают положение дел с исполнительской дисциплиной в подразделениях аппарата управления общества, находящихся в соответствии с распределением обязанностей в их ведении, и при выявлении недостатков принимают необходимые меры по их устранению.

Осуществление контроля исполнения

Департаментом управления делами

5.7. В Департаменте управления делами контроль осуществляют:

отдел инспекции и контроля – за исполнением поручений, предусмотренных решениями высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества (включая резолюции президента общества по исполнению этих решений), решениями правления общества и решениями, принятыми на совещаниях, проводимых президентом общества, планами исполнения документов, имеющих особо важное значение для деятельности и развития общества, за исполнением заданий, предусмотренных приказами общества, а также распоряжениями и поручениями, подписанными президентом общества;

секретариат (помощники) президента общества и другие работники Департамента управления делами, подготавливающие проекты резолюций, – за исполнением резолюций (указаний) президента общества по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками “внести предложения”, “доложить”, “информировать”, “подготовить проект документа”, а также резолюций вице-президентов общества, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента общества;

секретариаты (советники) вице-президентов общества – за исполнением заданий, предусмотренных распоряжениями и поручениями, подписанными вице-президентами общества, и резолюций (указаний) по рассмотренным ими документам. Руководители секретариатов (советники) также докладывают соответствующим вице-президентам общества о ходе исполнения резолюций (указаний), данных им президентом общества, и информируют о результатах контроля отдел инспекции и контроля;

отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема – за исполнением резолюций (указаний) по обращениям граждан.

5.8. В случае, если решения или поручения, предусмотренные документами высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества, приказами общества и подписанными президентом общества распоряжениями, протоколами и резолюциями, не выполняются в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у руководителя подразделения аппарата управления общества – ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах их неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку вице-президенту общества, курирующему указанное подразделение аппарата управления общества.

5.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на совещаниях у президента общества о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения подразделениями аппарата управления общества данных президентом общества поручений, а также о мерах, принимаемых по улучшению исполнительской дисциплины, и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию начальнику Департамента управления делами для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) еженедельно подготавливает отдел инспекции и контроля.

Осуществление контроля исполнения подразделениями

аппарата управления общества

5.10. В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

5.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС “Документооборот”.

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС “Документооборот”, и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

5.12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

5.13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

Автоматизированная система контроля исполнения

5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС “Документооборот” (программный комплекс АСКИД).

Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС “Документооборот” работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений).

Данные о документах (решениях), контролируемых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в АС “Документооборот” работники отдела документа­ционного обеспечения.

Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС “Документооборот” работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

5.15. Контрольная база данных АС “Документооборот” систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов.

5.16. Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов (решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС “Документооборот” работниками Департамента управления делами, а также работниками подразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

5.17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС “Документооборот”.