3. Регистрация документов. Построение

ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ.

УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Регистрация документа – запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

3.2. Регистрации подлежат организационно-распорядительные документы (входящие, исходящие и внутренние документы) независимо от способа их доставки и передачи. Порядок регистрации этих документов установлен пунктом 3.6 настоящей Инструкции.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила, инструкции, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.

3.3. Документы, которые по своему назначению и реквизитам не относятся к организационно-распорядительным (первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и др.), регистрируются (учитываются) соответствующими подразделениями аппарата управления общества в выделенных для этих целей журналах, регистрационных карточках или иным способом, который определяет руководитель подразделения, при этом документы малой значимости (рекламные извещения, поздравительные письма и открытки, пригласительные билеты и др.) не подлежат регистрации и учету.

Примерные перечни таких документов приведены в Приложении N 2.

Каждое подразделение аппарата управления общества должно иметь перечень документов, регистрируемых (учитываемых) в указанных журналах, регистрационных карточках или иным способом, и перечень документов, не подлежащих регистрации и учету, которые составляются (утверждаются) руководителем подразделения исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации.

3.4. Документы регистрируют с использованием АС “Документооборот”. Подразделения аппарата управления общества, в которых не внедрена автоматизированная система документооборота, регистрируют документы с использованием традиционных учетных карточек и журналов установленной формы.

3.5. Для обеспечения информационной совместимости и создания поисковых систем устанавливаются основные реквизиты принятого образца регистрационно-контрольных форм в АС “Документооборот” и правила их заполнения (Приложение N 3).

Регистрационные данные вводят в АС “Документооборот” работники подразделений, регистрирующих документы – отдела документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов общества, служб делопроизводства подразделений.

3.6. Документы регистрируют в следующем порядке:

3.6.1. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в общество (регистрационный штамп), включающую наименование подразделения, регистрирующего документ, – “отдел документационного обеспечения Департамента управления делами”, присвоенный документу порядковый номер его поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение N 4).

3.6.2. Входящие документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

На входящем документе проставляют отметку о его поступлении в подразделение аппарата управления общества (регистрационный штамп), включающую наименование этого подразделения, присвоенный документу порядковый номер его поступления и индекс подразделения, разделенные косой чертой, дату поступления, количество листов основного документа и приложений к нему (Приложение N 4).

3.6.3. Исходящие документы общества, подписанные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером исходящего документа за подписью вице-президента общества является его порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, N ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.4. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа включает индекс подразделения аппарата управления общества, затем через дефис разделенные косой чертой номер (индекс) дела и порядковый номер документа, например: ЦН-5/148, где ЦН – индекс Департамента управления делами, 5 – номер (индекс) дела по номенклатуре дел, 148 – порядковый номер документа, отправляемого Департаментом.

3.6.5. Приказы, кроме приказов по личному составу, докладные и служебные записки, протоколы совещаний и другие внутренние документы, подписанные руководителем подразделения аппарата управления общества, регистрируют службы делопроизводства подразделений в порядке, установленном для регистрации исходящих документов подразделения.

Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрируют эти подразделения. Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.6. Приказы общества (кроме приказов по личному составу), в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.7. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом общества, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом.

Регистрационным номером приказа по личному составу является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.8. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква “р”. Например, N 15р.

3.6.9. Положения, правила, инструкции и другие внутренние документы общества, содержащие предписания нормативного характера, а также программы, методические указания (рекомендации) инструктивного характера, утвержденные президентом и вице-президентами общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером такого документа за подписью президента общества (кроме приказа и распоряжения) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером такого документа за подписью вице-президента общества (кроме распоряжения) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов общества в течение календарного года, перед которым ставится индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества. Например, N ИП-26 (документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.10. Протоколы совещаний, проводимых президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента общества, и через дефис – порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв “пр”, например, N ВЯ-27пр.

3.6.11. Протоколы совещаний, проводимых вице-президентами общества, регистрируют секретариаты вице-президентов общества.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис – порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества с добавлением строчных букв “пр”. Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.12. Протоколы заседаний правления регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

3.6.13. Поручения президента общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы “ПП” и через дефис – порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.

3.6.14. Поручения вице-президентов общества регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву “П”, через дефис индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента общества, и через дефис – порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года отдельно для каждого вице-президента общества. Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента общества И.С. Петрова).

3.6.15. Договоры (соглашения, контракты), заключенные от имени общества с другими организациями, подписанные президентом, вице-президентами и руководителями подразделений аппарата управления общества, регистрирует отдел документационного обеспечения, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) является его порядковый номер в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрационным номером договора (соглашения, контракта) об изменении (дополнении) ранее заключенного договора (соглашения, контракта) является регистрационный номер соответствующего ранее заключенного договора (соглашения, контракта). Информация о наличии таких договоров (соглашений, контрактов) вводится отделом документационного обеспечения в графу “Примечания” регистрационно-контрольной формы в АС “Документооборот”.

3.6.16. Доверенности от имени общества, подписанные президентом общества, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером доверенности является порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением прописной буквы “Д”, проставляемой через дефис после порядкового номера, например, N 35-Д.

3.6.17. Документы, передаваемые (принимаемые) Центральной станцией связи по каналам факсимильной связи, учитываются в зависимости от того, кто составил (кому адресован) документ, соответственно отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества или службами делопроизводства подразделений.

Факсограммы из иностранных государств, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту или вице-президентам общества, регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

3.6.18. Документы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества регистрируют секретариаты этих органов в соответствии с регламентами работы совета директоров общества и ревизионной комиссии общества.

3.7. Хранение подлинников (визовых экземпляров) документов до сдачи их в архив общества производит подразделение аппарата управления общества, которое осуществляет их регистрацию, если иное не предусмотрено другими нормативными документами общества.

3.8. Входящие документы регистрируют в день их поступления (до рассмотрения их соответствующими должностными лицами). Исходящие и внутренние документы регистрируют в день их подписания (утверждения).

3.9. Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата и направленные на исполнение в подразделение аппарата управления общества с отметкой отдела документационного обеспечения о поступлении документа (регистрационным штампом), в подразделении повторно не регистрируют.

На документах, в том числе телеграммах, адресованных подразделению аппарата управления общества и подлежащих регистрации, служба делопроизводства этого подразделения проставляет отметку о поступлении документа (регистрационный штамп).

На каждом регистрируемом документе должна быть только одна отметка о поступлении документа, проставляемая при его первоначальной регистрации в правой нижней части первого листа. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое делают соответствующую отметку в АС “Документооборот” (переметку), но документ повторно не регистрируют.

3.10. В подразделениях аппарата управления общества и секретариатах вице-президентов общества для внутреннего учета поступивших на исполнение документов, зарегистрированных отделом документационного обеспечения, может проставляться в нижней части оборотной стороны первого листа документа отметка (штамп) о его поступлении в подразделение или секретариат.

3.11. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с инструкцией пользователя АС “Документооборот”, утверждаемой обществом.

Информация о зарегистрированном отделом документационного обеспечения входящем документе, в том числе о прохождении его в обществе в процессе делопроизводства, вводится в АС “Документооборот” с номером, присвоенным этим отделом документу при его регистрации (регистрационный штамп).

Порядок доступа к базе данных отдела документационного обеспечения устанавливает начальник Департамента управления делами.

3.12. Банки регистрационных данных в АС “Документооборот”, журналы учета документов, номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа или в аннотации).

3.13. Учет количества документов в аппарате управления общества за определенный период осуществляется по месту их регистрации – отделом документационного обеспечения, секретариатами вице-президентов общества, службами делопроизводства подразделений.

Служба делопроизводства подразделения ежемесячно, до 5 числа, направляет в отдел документационного обеспечения сведения о поступивших в адрес этого подразделения и отправленных за подписью руководителя (заместителя руководителя) под­раз­деления документах за прошедший месяц по установленной форме (Приложение N 4). При этом учитываются только документы, зарегистрированные данным подразделением.

Документы, подготовленные подразделением аппарата управления общества на подпись президенту или вице-президенту общества в качестве ответов на поручения или запросы, а также как инициативные, служба делопроизводства подразделения не регистрирует и в документообороте подразделения не учитывает.

3.14. Прохождение документов в аппарате управления общества с момента составления или получения документов до завершения их исполнения и передачи в архив или отправления адресатам образует документооборот аппарата управления общества.

При определении объема документооборота (количество документов, полученных и составленных за определенный период – месяц, квартал, год) за единицу измерения принимают полученный или составленный документ (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

Учет документооборота в аппарате управления общества производит отдел документационного обеспечения.