2. Организация документооборота. Обработка входящих

И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ)

Прием, обработка и распределение входящих документов

2.1. Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее – экспедиция).

Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее – отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.

2.2. При приеме корреспонденции экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи. Конверт вскрывают и проверяют наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные совету директоров общества, ревизионной комиссии общества, подразделениям аппарата управления общества, работникам общества с пометкой “Лично”, общественным организациям, и конверты с документами, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.

При обнаружении повреждения документа, отсутствии в конверте документа (приложения) или подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствии сопроводительного письма к документу с электронной копией следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожают, а передают вместе с документами адресатам.

Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.

2.3. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтамта экспедиция не выкупает, а направляет извещение подразделению аппарата управления общества – адресату, которое обязано совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение в отношении таких посылок и бандеролей.

2.4. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию, извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по назначению по реестровой описи.

2.5. Документы, адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества, передаются экспедицией в секретариаты этих органов.

Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления работникам отдела документационного обеспечения, осуществляющим регистрацию входящих документов (далее – сектор входящей корреспонденции).

Поздравительные письма (телеграммы, открытки), а также соболезнования, поступающие через экспедицию, передаются экспедицией: адресованные президенту общества – в Департамент по связям с общественностью, адресованные вице-президентам общества – в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, передаются работникам служб делопроизводства подразделений (или другим работникам по указанию руководителя подразделения), которые должны получать их в экспедиции не менее двух раз в день.

Письменные обращения граждан, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами.

2.6. Все входящие документы должны быть рассмотрены экспедицией в день поступления. Документы с пометками “Срочно”, “Вручить немедленно”, а также телеграммы, поступившие по каналам телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

2.7. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту и вице-президентам общества, передаются работниками телеграфа (под расписку с проставлением даты и времени приема) в отдел документационного обеспечения, адресованные руководителям подразделений аппарата управления общества, – в службы делопроизводства подразделений, которые их регистрируют и передают адресатам для исполнения.

Порядок передачи адресованных президенту и вице-президентам общества телеграмм, поступивших в нерабочее время, выходные и праздничные дни, устанавливает начальник Департамента управления делами с учетом содержания и срочности телеграмм.

2.8. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества – в секретариаты этих органов;

адресованные президенту общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата – в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам общества – в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям аппарата управления общества – в службы делопроизводства соответствующих подразделений.

2.9. Поступившие в общество (подразделения аппарата управления, секретариаты президента и вице-президентов общества) телефонограммы записывают (печатают) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передают должностным лицам, которым они адресованы.

2.10. При направлении поступивших документов на доклад и исполнение следует руководствоваться Уставом ОАО “РЖД”, распределением обязанностей между президентом и вице-президентами общества, положениями о подразделениях аппарата управления общества и иными документами общества.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства подразделения выбирает из АС “Документооборот” необходимую информацию или оформляет соответствующую справку, которые прилагает к поступившему документу.

2.11. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес президента общества, правления общества, а также общества без указания конкретного адресата, передаются отделом начальнику Департамента управления делами или его заместителю (руководителю секретариата президента общества) для рассмотрения и направления этих документов на доклад в соответствии с установленным президентом общества порядком распределения корреспонденции, поступающей в его адрес.

Президенту общества докладывают:

документы высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки вице-президентов общества и руководителей подразделений аппарата управления общества;

документы за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества;

жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества. Документы докладывает начальник Департамента управления делами или руководитель секретариата президента общества.

2.12. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, поступившие в адрес вице-президентов общества, передаются отделом в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Вице-президентам общества докладывают адресованные им документы, а также документы, поступившие в адрес президента общества и общества без указания конкретного адресата, по вопросам, находящимся в их ведении в соответствии с распределением обязанностей, направленные им начальником Департамента управления делами или руководителем секретариата (помощниками) президента общества в соответствии с установленным порядком.

Документы докладывают руководители секретариатов (советники) вице-президентов общества.

2.13. Проекты резолюций президента и вице-президентов общества по рассматриваемым документам подготавливают соответствующие секретариаты. Документы после рассмотрения президентом и вице-президентами общества возвращают с резолюциями в отдел документационного обеспечения. Резолюции президента общества и отметки о направлении документов на исполнение вводят в АС “Документооборот” ра­­бот­ники отдела документационного обеспечения, резолюции вице-президентов общества – работники секретариатов вице-президентов общества.

Указанные документы передаются отделом документационного обеспечения для исполнения согласно резолюции.

На документе (резолюции к документу), исполнение которого подлежит контролю, работники отдела документационного обеспечения или секретариата вице-президента общества проставляют отметку о контроле.

2.14. Адресованные президенту и вице-президентам общества документы по вопросам, находящимся в ведении руководителей подразделений аппарата управления общества, могут направляться начальником Департамента управления делами, руководителем секретариата (помощниками) президента общества и руководителями секретариатов (советниками) вице-президентов общества руководителям подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества для рассмотрения и исполнения.

2.15. Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, которые направлены на исполнение в подразделения аппарата управления общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям аппарата управления общества, поступают в соответствующее подразделение через службу делопроизводства подразделения.

2.16. Руководитель (работник) службы делопроизводства подразделения сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и докладывает их руководителю подразделения.

Учет движения документов, поступивших в подразделение аппарата управления общества из экспедиции, и документов, поступивших из отдела документационного обеспечения, ведется подразделением раздельно.

2.17. Руководитель подразделения аппарата управления общества (лицо, осуществляющее его полномочия) рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), – в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов), – по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов, – до 10 часов следующего рабочего дня.

2.18. После рассмотрения документа руководителем подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства подразделения вводит его резолюцию в АС “Документооборот”, делает отметку о направлении документа на исполнение и передает документ под расписку работнику, которому руководитель направил его на исполнение (исполнителю).

Передачу документа внутри подразделения от одного исполнителя другому осуществляют через службу делопроизводства.

2.19. Если по содержанию документа установлено, что отправитель ошибочно адресовал его данному подразделению аппарата управления общества, руководитель этого подразделения может направить такой документ через службу делопроизводства подразделения в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

2.20. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший на исполнение в подразделение аппарата управления общества, может быть передан в другое подразделение при соблюдении следующих условий:

переадресация документа, направленного Департаментом управления делами, производится с разрешения должностного лица, направившего данный документ;

переадресация документа производится по договоренности между руководителями соответствующих подразделений общества с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Передача документа из одного подразделения аппарата управления общества в другое осуществляется через отдел документационного обеспечения, с отметкой в АС “Документооборот”.

Обработка и отправка исходящих документов

2.21. Исходящие документы, подписанные президентом и вице-президентами общества, работники отдела документационного обеспечения, осуществляющие регистрацию исходящих документов (далее – сектор исходящей корреспонденции), регистрируют, производят соответствующие отметки в АС “Документооборот” и передают для отправки: письма – в экспедицию, телеграммы – на Центральную станцию связи.

Визовые экземпляры писем за подписью президента и вице-президентов общества остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива. Копия письма направляется в подразделение аппарата управления общества, подготовившее письмо, и в причастные подразделения. Если письмо подписано вице-президентом общества, то его копия направляется также в секретариат этого вице-президента.

После передачи адресату телеграмм, подписанных президентом и вице-президентами общества, подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения.

2.22. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, работники службы делопроизводства подразделения регистрируют, производят соответствующие отметки в АС “Документооборот” и передают для отправки: письма – в экспедицию, телеграммы – на Центральную станцию связи.

После передачи адресату телеграмм за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает работникам соответствующего подразделения для помещения в дело текущего архива.

2.23. Документы для отправки передают в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

2.24. Исходящие документы отправляют почтовой, электрической (телеграфной, факсимильной, телефонной и др.) и фельдъегерской связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации, и включает их распределение по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание конвертов, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

2.25. Возможность передачи документов по каналам электрической связи, а также необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, исходя из наличия в обществе и организации – адресате функционирующих технических и программных средств.

По каналам электрической связи передаются прежде всего документы срочного и оперативного характера.

Документы (корреспонденцию) отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

На заказную и заказную с уведомлением корреспонденцию составляется опись в 3 экземплярах.

Корреспонденция, отправленная с нарочным, передается получателю под расписку о вручении.

2.26. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Департамента управления делами.

Отправление подписанных президентом и вице-президентами общества, руководителями подразделений аппарата управления общества исходящих документов производится только после проставления регистрационных номеров.

Подготовку к отправке через экспедицию документов, подписанных президентом и вице-президентами общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений аппарата управления общества, – работники этих подразделений.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям.

2.27. Исходящие документы принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу – до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу – в 11 и в 14 часов).

2.28. Документы особой срочности, подписанные президентом и вице-президентами общества в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, отправляются через приемную президента общества. Дежурный сотрудник приемной присваивает отправляемым письмам и телеграммам исходящие номера по журналам, находящимся в приемной президента общества, оформляет конверт и выписывает реестр-расписку.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента общества для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

2.29. При передаче документов по каналам факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи необходимо соблюдать следующие условия:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), как правило, не должен превышать 5 листов;

передаваемый документ должен быть выполнен в черном цвете на листах бумаги формата А4;

факсограммы на иностранном языке отправляют при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

После передачи документ с отметкой о времени отправления возвращают исполнителю.

2.30. Порядок использования в аппарате управления общества средств факсимильной связи, а также контроль за их использованием определяются соответствующей инструкцией.

Особенности приема, обработки и отправки документов при переписке с

зарубежными корреспондентами

2.31. Документы (корреспонденцию), поступающие в общество от организаций и частных лиц из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, принимает и передает в Департамент международных связей экспедиция.

Департамент международных связей направляет документы, подлежащие рассмотрению президентом и вице-президентами общества, в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада руководству общества в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения руководством общества, – в соответствующие подразделения аппарата управления общества.

Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, может докладывать президенту (вице-президенту) общества начальник (заместитель начальника) Департамента международных связей до регистрации этих документов отделом документационного обеспечения (после доклада документы регистрируются в установленном порядке).

2.32. Письма с пометкой “Лично”, адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международных связей направляет непосредственно адресатам (без вскрытия конверта).

2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих материалов.

Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

2.34. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках – русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляют номера исходящих документов, другие реквизиты не указывают.

2.35. Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной передается в Департамент международных связей с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международных связей отправляет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись “Недозволенных вложений нет”, которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международных связей и печатью.