1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами и контроля за их исполнением в департаментах, управлениях и других подразделениях аппарата управления ОАО “РЖД” (далее – подразделения аппарата управления общества) и может также использоваться в органах управления железных дорог, других филиалов и иных структурных подразделений ОАО “РЖД” (далее – обособленные структурные подразделения общества) с учетом специфики их деятельности и особенностей структуры.

1.2. Настоящая Инструкция подготовлена с учетом требований, установленных

ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (указанные требования изложены в Приложении N 1), положений Устава открытого акционерного общества “Российские железные дороги” и сложившейся практики делопроизводства на железнодорожном транспорте в Российской Федерации.

1.3. Ответственными за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата управления общества являются руководители этих подразделений.

1.4. Делопроизводство в аппарате управления общества осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов “Документооборот” (далее – АС “Документооборот”).

Автоматизированные технологии обработки документов должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Настоящая Инструкция распространяется также на традиционные (неавтоматизированные) методы учета, обработки и контроля за исполнением документов.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствование системы документационного обеспечения в аппарате управления общества, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами.

Инструктивные письма Департамента управления делами по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения подразделениями аппарата управления общества.

1.6. Подразделения аппарата управления общества могут разрабатывать мето­дические документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в подразделениях, не противоречащие настоящей Инструкции.

1.7. Не допускается переписка между подразделениями аппарата управления общества по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены путем переговоров.

1.8. Работники (работник) подразделения аппарата управления общества, на которых возложено ведение делопроизводства (далее – служба делопроизводства подразделения), выполняют следующие основные функции:

прием и учет поступивших документов;

учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

1.9. Работники аппарата управления общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность находящихся у них документов.

В случае утраты документа работник обязан немедленно сообщить об этом руководителю подразделения, который должен провести служебное расследование обстоятельств утраты документа.

О результатах расследования руководитель подразделения информирует начальника Департамента управления делами, если документ зарегистрирован этим Департаментом, а при необходимости с учетом важности содержащейся в документе информации – также и руководство общества.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник подразделения аппарата управления общества должен передать через службу делопроизводства подразделения находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, при переходе на другую работу или увольнении – сдать все числящиеся за ним документы работнику службы делопроизводства.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства подразделения, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи дел, печатей, штампов и журналов регистрации документов.

1.12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.13. Предоставление сведений о деятельности общества его акционерам, кредиторам и в средства массовой информации осуществляется в порядке, устанавливаемом правлением общества.

1.14. Основные требования настоящей Инструкции по подготовке документов, формированию дел и отбору документов на постоянное хранение распространяются также на документы, содержащие сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, и на документы, содержащие информацию ограниченного распространения.

Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения указанных документов регламентируется соответствующими инструкциями.

1.15. Работники органов управления обособленных структурных подразделений общества при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов общества, выполнении решений (поручений) президента общества, а также первого вице-президента, старших вице-президентов и вице-президентов общества (далее – вице-президенты общества) и правления общества должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.