Извлечение из инструкции по кадровому делопроизводству в оао “ржд”

1. Общие положения

1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в аппарате управления ОАО «РЖД», филиалах и иных структурных подразделениях ОАО «РЖД» (далее – подразделения ОАО «РЖД»).

1.2. Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ОАО «РЖД», в том числе настоящей Инструкцией и документами подразделений ОАО «РЖД».

1.3. Организация работы по выполнению требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений аппарата управления ОАО «РЖД», служб управления персоналом филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД».

1.4. Департамент управления персоналом ОАО «РЖД» осуществляет методическое руководство организацией и совершенствованием кадрового делопроизводства в ОАО «РЖД» и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с кадровыми документами.

1.5. Решение кадровых вопросов в подразделениях ОАО «РЖД» осуществляют службы управления персоналом (департамент, служба, отдел, сектор, специально закрепленный работник), подчиняющиеся непосредственно руководителю соответствующего подразделения или одному из его заместителей.

1.6. Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от:

масштабов подразделений ОАО “РЖД” и ее места в системе управления;

количества работающих в подразделении;

порядка подбора кадров;

объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей.

При небольшой численности подразделения ОАО “РЖД” обязанности кадрового делопроизводств возлагаются на специально закрепленного работника.

1.7. Службы управления персоналом осуществляют:

комплектование подразделений ОАО “РЖД” необходимыми квалифицированными кадрами;

учет личного состава и систематический его анализ;

учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение;

подготовку проведения аттестации руководителей и специалистов;

совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;

другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.

1.8. Учет численности, состава и движения кадров в ОАО “РЖД” при внедрении Единой корпоративной системы управления трудовыми ресурсами (далее – ЕКАСУТР) осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Формирование, наполнение и поддержание базы данных в актуальном состоянии ЕКАСУТР обеспечивают руководители подразделений аппарата управления ОАО “РЖД”, служб управления персоналом филиалов и иных структурных подразделений ОАО “РЖД”.

1.9. Для обеспечения ведения кадрового делопроизводства службы управления персоналом имеют печати (штампы).

2. Документирование кадрового делопроизводства

2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции ОАО “РЖД” и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений.

2.3. К основным организационным документам, в частности, относятся:

устав;

положение;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

коллективный договор;

положение об оплате труда;

положение о премировании;

положение о комиссии по трудовым спорам;

а также должностные инструкции (образцы приведены в Приложениях N 1 и 2).

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

2.4. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности ОАО “РЖД”, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

2.4.1. Специалисты служб управления персоналом ОАО “РЖД” при подготовке документов по личному составу руководствуются Альбомом учетных форм первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, утвержденным ОАО “РЖД” 8 сентября 2004 г.

2.4.2. Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.п.) оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер

N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

2.4.3. Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

2.5. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.