Правила для хозяина

Деловая жизнь заведомо предполагает значительное количество встреч и переговоров. Как правильно провести эти мероприятия? Давайте попробуем разобраться. Участвуя в деловых  встречах, каждый бизнесмен выступает то в роли хозяина «территории», принимая партнеров у себя в офисе, то в роли гостя, выезжая на переговоры к кому-то. Правила делового этикета регулируют поведение и для первого случая, и для второго.

Итак, к вам в кабинет входит клиент или деловой партнер.

Прием посетителя. Находясь на своей территории, вы заранее оказываетесь в более выигрышном положении, ведь дома, как известно, «и стены помогают».  Одно из основных правил этики – создать удобство другому человеку. Поэтому, если в помещении, где проходит встреча много мест, необходимо посетителю позволить самому выбрать, где ему будет удобнее расположиться, а не указывать ему на конкретный стул. Не надо акцентировать внимание на том, что вы здесь хозяин, это и так ясно.

Опоздание. Если ваш партнер опоздал на встречу, не стоит выражать свое неудовольствие ни в какой форме. По правилам этикета не стоит акцентировать внимание на обстоятельствах, являющихся проигрышными для другого человека, проявите благородство и оставьте этот промах без привлечения внимания к нему.

Начало и ход беседы. Беседу по правилам этикета всегда начинает хозяин, поэтому абсолютно недопустимо, впустив в кабинет посетителя, продолжать какие-то дела на своем столе, говорить по телефону, читать документы или подписывать бумаги. Ваша обязанность – проявить внимание к пришедшему к вам человеку. Чтобы во время переговоров вас не отвлекали телефонными звонками, лучше выключить звуковой сигнал мобильного телефона и предупредить секретаря, чтобы вас ни с кем не соединяли, или попросить коллег на время встречи принимать ваши звонки.

Контроль времени. Во время переговоров не уважительно по отношению к собеседнику смотреть на часы, это может быть воспринято им, как то, что вы скучаете, или пренебрегаете им. Если контроль за временем вам абсолютно необходим, лучше перед началом встречи положить часы на стол. Это позволит вам спокойно вести беседу, соблюдая необходимый вам регламент встречи и не травмируя собеседника. В этом случае вы легко сможете, если будет такая необходимость, вовремя ускорить обмен мнениями или выбрать удобный момент и под удачным предлогом перенести продолжение разговора.

Если вы принимаете посетителя без предварительной договоренности о вашей встрече, и боитесь опоздать на ранее запланированные в вашем рабочем расписании мероприятия, надо в самом начале разговора сразу же определить допустимую продолжительность вашего разговора. Это не будет нарушением правил вежливости, так как вы оказываете дополнительную любезность пришедшему, приняв его вне договоренности, и не можете быть непунктуальным по отношению к людям на уже запланированных событиях.

Правила для гостя

Прибытие. Собираясь на встречу, рассчитайте свое время так, чтобы не приехать «впритык». В пути могут возникнуть непредвиденные задержки, к тому же вам понадобятся несколько минут, чтобы перед встречей привести себя в порядок. По этикету на важную встречу необходимо прибывать не менее чем за десять минут до ее начала.

Если встреча будет происходить на нейтральной территории, принято прибывать на нее не менее, чем за пять минут до назначенного срока.  Они понадобятся вам не только для того, чтобы освежиться перед началом встречи, но и подстрахуют на тот случай, если показания часов у участников встречи различаются. При наличии таких расхождений прибывшие вовремя по своим часам, могут счесть, что вы опаздываете.

Бывает, что вы прибываете на встречу вдвоем с коллегой и времени «впритык», нет возможности посмотреть на себя в зеркало. Перед входом в зал встречи внимательно посмотрите друг на друга, чтобы, если необходимо можно было исправить некоторый беспорядок во внешнем виде: поправить прическу или галстук. Не стоит «влетать» в кабинет лохматым и с галстуком на спине, вряд ли это будет способствовать успеху вашей встречи.

Опоздание. Если вы все-таки опаздываете на встречу, необходимо оповестить об этом назначившего ее или партнера - хозяина территории, на которой она должна состояться. Постарайтесь максимально точно рассчитать время своего прибытия, чтобы хозяин или уже собравшиеся на встречу участники могли рационально заполнить возникшую по вашей вине паузу. Войдя в кабинет, необходимо еще раз кратко извиниться, не пускаясь в подробные объяснения и оправдания.

Вход в кабинет. Стучаться в дверь рабочего кабинета по правилам этикета принято, только в нерабочее время, так как это личное время хозяина,  и он может его использовать по своему усмотрению (переодеваться, принимать пищу и т.д.) и не предполагает наличие свидетелей. Если на стук не последует ответа – открывать дверь и «рваться» в дверь не этично. В рабочее время достаточно приоткрыть дверь и спросить разрешение войти.

Начало и ход беседы. Беседу начинает хозяин кабинета, что делать, если он занимается своими делами и не спешит уделить вам внимание? Не стоит начинать разговор первым, так как он пропустит часть ваших аргументов, и вам придется повторяться, что сделает вашу позицию ослабленной. К тому же,  не стоит допускать проявление неуважения к себе, но что же делать, скандалить? Нет! Просто молчать. Это невольно привлекает внимание, и заставит даже «забывшегося» в делах хозяина оторваться от своих дел.

Если во время переговоров кто-то из участников чихнул, не стоит сразу же желать ему здоровья. Не стоит привлекать к этому обстоятельству внимание и ставить этого человека в еще более неудобное положение. Нездоровье вряд ли является выигрышным обстоятельством.

Если вы сами чувствуете неодолимое желание чихнуть, попробуйте слегка потереть себе переносицу – в большинстве случаев желание чихнуть проходит.

Чайный стол. Часто во время деловой встречи приносят чай или кофе. Что делать, если вы уронили чайную ложечку или что-то подобное на пол? Предмет с пола поднимать не нужно. Мало того, что вам, по всей видимости, придется наклоняться или еще хуже – лезть под стол, но вы еще покажете, что не внимательно следите за ходом беседы и отвлекаете от нее других, тем более, что, подняв предмет с пола, вы все равно не сможете им воспользоваться.

Контроль времени. Мы уже говорили о том, что во время переговоров не уважительно по отношению к собеседнику смотреть на часы. Если контроль за временем вам абсолютно необходим или хозяин встречи предупредил вас о существующем регламенте, лучше перед началом встречи положить наручные часы на стол. Это позволит вам спокойно вести беседу и соблюсти регламент встречи, незаметно контролируя себя.