3. Порядок та способи укладання контракту

Порядок укладання комерційного контракту передбачає два етапи:

1. переддоговірний період;

2. комерційні переговори.

Переддоговірний період включає: попередні переговори і підготовку проекту контракту.

Основними способами ведення попередніх переговорів вважають поштове, телеграфне, телетайпне листування, особисті зустрічі, розмови по телефону та різні комбінації з них. Найпоширеніший з них — це поштове листування. Для встановлення контактів з майбутніми контрагентами на виставках і ярмарках, при укладанні контрактів на великі партії товарів використовуються особисті зустрічі партнерів;

При укладанні контрактів на масові стандартні товари, коли основні умови є типовими і відомі як продавцеві, так і покупцеві, перегово­ри ведуться в основному по телефону.

Проект контракту. В практиці міжнародних економічних відносин не має чіткої регламентації відносно того, хто готує текст контракту. Такою підготовкою можуть займатися предста­вники обох сторін — при масштабних операціях, пов'язаних з рухом великих грошових мас і матеріальних цінностей; предста­вники однієї сторони — коли це рядовий контракт, покупець — при укладанні контрактів на машини та устаткування. Переваги сторони, яка займається підготовкою проекту контракту, вклю­чають, по-перше, можливість провести вигіднішу редакцію текс­ту контракту, по-друге, можливість внести пропозицію про вико­ристання цін і валюти оплати, форми оплати, відповідних умов перевезення та пакування і т. ін.; по-третє, можливість уникнути додаткових валютних витрат, пов'язаних з консультаціями спеці­алістів, проживанням, використанням оргтехніки.

Проект тексту контракту готують працівники, які мають від­повідний досвід і знання в цій сфері. Проект узгоджується зі службами організації, які відповідають за фінансову діяльність, організацію постачання, перевезення, пакування, спеціалістами сфери міжнародних валютно-кредитних відносин, права і т. д.

Комерційні переговори включають наступні етапи: узгодження умов контракту; парафування тексту контракту; підписання контракту.

Комерційні переговори — це вивчення об'єктивних аргу­ментів сторін і знаходження на цій основі взаємовигідних компромісних рішень. Переговори ведуться на рівні керівництва контрагентів чи призначених ними представників, які приймають рішення в межах даних їм повноважень. При узгодженні умов контракту одна сторона відсилає іншій проект контракту. Три­ває вивчення і знаходження компромісних рішень і як наслідок з'являється кінцевий текст контракту. На цьому етапі складається цілий ряд передконтрактних до­кументів:

• Протокол розбіжностей;

• Протокол узгодження розбіж­ностей;

• Протокол про залік взаємних вимог;

• Угода про зміну до­говору;

• Супровідний лист до проекту договору та до самого контракту.

Парафування тексту контракту — це візування кожної сторін­ки контракту підписами повноважних представників сторін.

Кінцевим етапом укладання контракту є його підписання.

3. Способи укладання контракту

Міжнародний комерційний контракт може укладатися кількома способами, проте конкретний вибір залежить від особливостей і специфіки контракту та від вибору сторін, а саме:

1. підписання контракту контрагентами;

2. акцепт покупцем твердої оферти продавця;

3. акцепт продавцем контроферти покупця;

4. акцепт продавцем письмової згоди-покупця з умовами вільної оферти (контроферти покупця);

5. підтвердження продавцем замовлення, зробленого покупцем;

6. обмін листами на підтвердження досягнутої раніше особистої домовленості між контрагентами.

Підписання контракту контрагентами. Контракт вважається укладеним, якщо він належним чином підпи­саний. Звичайно контракт підписується першими керівниками або їх заступниками, тобто особами, які уповноважені за дорученням, підписаним керівником компанії, юридична адреса якої вказана в контракті.

Якщо контракт підписує три і більше сторін, то всі вони по­винні підписати один контракт або підписати кілька двосторонніх контрактів з посиланням у тексті кожного з них на зв'язок з іншим контрактом.

Якщо сторони знаходяться в одному і тому ж місці, то вони одночасно підписують контракт, якщо в різних географічних пунктах, то спочатку всі примірники контракту підписує одна сторона і пересилає їх інший, яка потім повертає першій стороні домовлену кількість примірників з двома підписами.

Інколи недобросовісні партнери, не бажаючи виконувати свої зо­бов'язання за контрактом і нести відповідальність, оголошують про те, що особа, яка підписувала контракт, таких повноважень не мала. Тому деякі юристи рекомендують методики перевірки повноважень особи, що підписує контракт та перевірки доручення.

Етапи перевірки повноважень особи, що підписує контракт:

1) перевірка паспорта або іншого документа, що засвідчує особу;

2) якщо перед вами директор підприємства контрагента, то необхід­но переконатись в тому, що він дійсно директор (наказ про призначення особи директором, відповідне посвідчення, протокол зборів власників підприємства);

3) якщо перед вами директор, то необхідно переконатись в тому, що його права не обмежені. Іноді вищі менеджери за наймом обмежені тією чи іншою мірою у повноваженнях власниками фірми. Наприклад, у ста­туті підприємства у розділі «Компетенція директора» може бути вказа­но, що директор має право укладати угоди на суму понад 100 млн грн. лише за згодою Адміністрації ради підприємства;

4) згідно з українським законодавством заступник керівника, хоча і є уповноваженою особою, не має права виступати від імені підприємст­ва без доручення. Але іноді статут підприємства передбачає ширші повноваження заступника з конкретних питань, у такому випадку доручення не потрібне;

5) перевірка доручення:

- чи є на дорученні підпис керівника організації (керівника і нікого більше!) та її печатка;

- дата, коли доручення видане (якщо такої не вказано, то доручення недійсне);

- термін, на який видане доручення;

- обсяг повноважень особи, якій видане доручення (організацію постачання, перевезення, пакування і т.ін).

Акцепт покупцем твердої оферти продавця. Якщо покупець згоден з усіма умовами оферти, він надсилає продавцю письмове підтвердження, яке містить безумовний акцепт, тобто згоду прийняти без змін усі умови твердої оферти продавця.

Акцепт має виходити лише від тієї особи, якій зроблено офер­ту. Коли оферту здійснено із зазначенням строку для відповіді, контракт вважається укладеним, якщо відповідь про прийняття (акцепт) пропозиції одержано протягом цього строку. Коли строк в оферті не вказано, то прийняття має юридичне значення, якщо відповідь одержано протягом нормального необхідного часу, встановленого законодавством.

Акцепт продавцем контроферти покупця. Якщо покупець не згоден з умовами пропозиції, він посилає продавцеві контроферту, в якій вказує свої умови і строки для відповіді.

Якщо продавець згоден з усіма умовами контроферти, він її акцептує і письмово повідомляє про це покупця. Якщо продавець або вважає себе вільним від обов'язків щодо даної пропозиції, про що він письмово повідомляє покупця, або робить нову оферту.

Акцепт продавцем письмової згоди покупця з умовами вільної оферти (контроферти покупця). Цей спосіб застосовується у випадку, коли у продавця є вибір контроферт кількох покупців. Продавець акцептує контроферту того покупця, який оформив її належним чином, відіслав у вста­новлений строк і якому він віддає перевагу.

Підтвердження продавцем замовлення, зробленого покупцем. У такий спосіб укладається контракт між контрагентами, які перебувають у тривалих ділових відносинах. Це, в основному, за­ мовлення на складне устаткування. У таких операціях покупець, в основному, фінансує продавця. Замовлення включає основні умо­ви операції (товар, кількість, строк поставки, ціна). Решта умов за­значаються у раніше укладеному контракті. Отримавши таке замо­влення, продавець письмово акцептує свою згоду з ним.

Обмін листами на підтвердження досягнутої раніше особис­тої домовленості між контрагентами. У листах підтверджуються всі основні умови контракту з по­силанням на відомі обом сторонам загальні умови чи попередній контракт.

Згідно з міжнародними нормами, за кордоном багато угод укладаються по телефону або усно, що підсилює імідж компаній. Але після телефонної угоди західні бізнесмени дають завдання своїм адвокатам оформити і врегулювати всі необхідні формальності майбутнього контракту. Обсяг цих «формальностей» ін­коли становить десятки сторінок тексту комерційного контракту.