Фактори, які впливають на успіх переговорів
На успіх проведення переговорів впливають багато різних факторів. Серед них важливішими можна вважати такі:
організаційна культура та ваші очікування;
підхід до ведення переговорів збоку сторін-учасниць;
майстерність осіб, які беруть участь в переговорах;
можливості сторін;
впевненість сторін у своїх бажаннях та важливості своїх пропозицій;
принципова важливість угоди, яку треба укласти;
попередні стосунки сторін;
несподіваності, які можуть виникнути в ході переговорів.
Тема 2. Стратегічні підходи до проведення переговорів
Планування підготовки до переговорів.
Вибір стратегії ведення переговорів.
Використання телефону в професійних цілях.
Планування підготовки до переговорів
Необхідність у переговорах виникає або тоді, коли до нас звертаються з пропозицією про їхнє проведення, або ми, аналізуючи ситуацію, що склалася, виокремлюємо виниклі проблеми й усвідомлюємо з ким (представниками яких організацій) можна укласти відповідні угоди з метою їхнього вирішення. В останньому випадку ми є ініціатором переговорів. Тільки провівши попередній аналіз проблеми, визначивши основні наші інтереси і сформулювавши тему бесіди, ми можемо домовлятися про її проведення.
Коли бесіда вже призначена, складається план її підготовки і проведення. У ньому встановлюється взаємозв'язок між видами робіт, які необхідно виконати, їх об’ємами, кількістю і якістю необхідної інформації. Визначаються тимчасові рамки, витрати на підготовку і реалізацію плану, потрібні виконавці і фахівці для виконання робіт.
У план доцільно включати наступні роботи:
1. Визначення цілей і задач проведення бесіди. Вони випливають з попереднього аналізу ситуації та інтересів сторін, що вимагають задоволення.
2. Вивчення співрозмовника (партнера по переговорах з іншої сторони). Яке положення він займає? Як він до нас відноситься? При розробці тактики ділової бесіди особистість співрозмовника повинна знаходитися в центрі нашої уваги. При плануванні своєї поведінки необхідно враховувати, що співрозмовник піддається впливу чотирьох факторів: авторитету ініціатора бесіди; змісту бесіди; інформації з теми бесіди; сили нашої особистості.
3. Збір матеріалів. Сюди включаються пошук можливих джерел інформації, визначення попередніх критеріїв добору матеріалів, збір матеріалів і інформації, які можуть бути використані при підготовці до бесіди.
4. Добір і систематизація матеріалів. З зібраного матеріалу потрібно відібрати тільки те, що має істотне значення для підготовки і проведення бесіди, потім згрупувати факти, цифри й інформацію.
5. Аналіз зібраного матеріалу. Він дозволяє виявити взаємозв'язок явищ, створити визначену систему, зробити висновки, підібрати аргументацію і звести все це в одне ціле.
6. Аналіз можливої поведінки і пропозицій співрозмовника. Тут використовується “Ви – підхід”, тобто підхід, при якому ви ставите себе на місце співрозмовника і намагаєтеся, оцінюючи його проблеми, інтереси і задачі, визначити як він прореагує на ваші аргументи, з чим погодиться, проти чого може заперечувати чи висувати зустрічні пропозиції.
7. Уточнення цілей і задач бесіди. Розробка альтернативних варіантів. З урахуванням можливої поведінки і пропозицій співрозмовника вносяться корективи в мету і задачі бесіди. У випадку заперечень співрозмовника і передбачуваної можливості відхилення наших пропозиції розробляються варіанти часткового рішення поставленої мети і задоволення виявлених інтересів по вирішенню проблеми.
8. Вибір способу та стратегії ведення переговорів.
9. Розробка плану проведення бесіди. Отримані в ході оперативної підготовки бесіди результати узагальнюються відповідно до висунутих задач і вимог та розробляється структура бесіди. При цьому рекомендуються важливі моменти записати цілком, тому що тільки на папері можна наочно побачити свої міркування й оцінити їх критично.
10. Розробка остаточної форми бесіди. Тут остаточно шліфуються риторична і змістовна частини бесіди.
11. Репетиція бесіди. Вона може бути уявною, усною і з колегою. Уявна репетиція повинна бути скоріше внутрішнім роз'ясненням, чим завчанням тексту. Ця вправа є підготовкою голови до визначеної бесіди. Усна репетиція дозволяє визначити час вашого повідомлення. Репетиція бесіди з колегою в ролі співрозмовника дає найбільший ефект і доцільна перед важливими діловими переговорами. Вона також необхідна для відпрацьовування координації дій і взаємної підтримки в бесіді, коли з нашої сторони в ній беруть участь кілька людей.
Рис. Що і як впливає на переговорний процес
