Підготовка

ОБГОВОРЕННЯ

ПРОПОЗИЦІЯ

ТОРГ

ЗГОДЕН НЕ ЗГОДЕН

При недостатності часу і проведенні другорядних ділових контактів не обов'язково виконувати всі перераховані роботи. Але треба пам’ятати, що коректне відношення до співрозмовника вимагає ретельної підготовки.

Слід відмітити, що значна кількість спеціалістів вважає, що планувати ділові бесіди та переговори не обов’язково і не має сенсу, оскільки один момент або факт, який раптово випливе по ходу бесіди, вщент розбиває заготовлений попередньо план.

Але метою планування як раз і є спроба пом’якшити або нейтралізувати вплив нових моментів, непередбачених обставин на хід бесіди. Підготовка до бесіди дозволяє передбачити можливі раптові моменти, зменшує ефективність випадів співрозмовника. Крім того, набуваються та закріплюються навички швидкої та гнучкої реакції на випадок раптових обставин.

Запам’ятайте, що ваш партнер по переговорах (як і ви): добре до них готується, може логічно аргументувати свої висловлювання, уявляє інтереси своєї організації, ретельно обмірковує всі позитивні та негативні сторони пропозицій співрозмовника. Тому не розпочинайте переговорів без ретельно продуманого плану.

Наведемо перелік питань, які можуть стати вам в нагоді при підготовці до переговорів:

• Чого я хочу? Які мої цілі.?

• Що буде в самому найгіршому випадку, якщо я не зумію добитися поставленої мети?

• Чи є переговори єдиним способом досягнення моєї мети?

• Чому я хочу саме цього? Що це мені дасть?

• Чи позитивна моя мета?

• Чого і чому я категорично не хочу?

• Де допустима межа? Де я повинен зупинитися і припинити переговори?

• На які поступки я можу піти? Що для мене важливо?

• В чому мої сильні та слабкі сторони?

• Як продемонструвати свою силу та не показати слабкість?

• Що буде для мене доброю угодою?

• Що буде задовільною угодою?

• Що я розціню як прийнятну угоду?

• Чи є в мене повноваження вести з ними переговори?

• Чи є в них достатньо повноважень, для переговорів зі мною?

• Чого, на мою думку, вони хочуть і чому?

• Що стане предметом їх обговорення?

• Які їх сила, слабкість, потенційна стратегія?

• Наскільки це важливо для них? Що вони втратять, якщо угода не буде досягнута?

• Як на дані переговори можуть вплинути попередні?

• Який вплив на хід переговорів може оказати оточуюче середовище?

• Які обмеження, з точки зору законності або поточного моменту, треба взяти до уваги?

2. Вибір стратегії ведення переговорів.

В процесі підготовки до переговорів та при їх проведені партнери, в залежності від цілей, можливостей та обставин можуть використовувати різні стратегії для досягнення свого успіху. Розглянемо якими стратегіями можуть вони скористатися.

Стратегія Виграш / Програш – жорстка стратегія ведення переговорів із прагненням однієї сторони домогтися переваг за рахунок інтересів іншої.

Ця стратегія не орієнтована на встановлення міцних довгострокових партнерських відносин. Як правило, застосовується при короткочасних ділових зв'язках.

Стратегія Програш / Виграш – приведе до істотних поступок і порушенню власних інтересів. Як правило, це відбувається при жорсткому тиску з боку партнера по переговорах, що використовує силу характеру, владу, зв'язки й інші особливості ситуації.

Усвідомлено цю стратегію вибирають лише в тому випадку, якщо результат на переговорах є другорядним і служить досягненню інших цілей.

Стратегія Програш / Програш – виявляється при взаємодії двох рішучих емоційних особистостей з установкою тільки на виграш.

Це одна з найбільш неефективних стратегій, яка свідчать про відсутність гнучкості і творчого підходу до переговорів з боку їх учасників.

Стратегія Виграш / Виграш – реалізує основний принцип людської взаємодії: виграш кожного із партнерів по переговорах більш результативний, якщо створені умови для успішної діяльності всіх партнерів.

У цьому випадку кожен партнер задоволений прийнятим рішенням і готовий прикласти максимум зусиль для його виконання. Реалізація стратегії Виграш / Виграш вимагає знання спеціальних прийомів ведення переговорів.

Стратегія Виграш – орієнтована на досягнення власного виграшу незалежно від того, враховуються інтереси партнера чи ні. Ця стратегія легко переходить у стратегію Виграш / Програш чи Виграш / Виграш.

Стратегія Виграш / Виграш ефективна при проведенні переговорів з партнером, що використовує будь-яку стратегію, особливо Виграш / Програш.

Стратегія Виграш / Програш ефективна в екстремальній ситуації, коли важливий тільки визначений результат і байдужі подальші ділові зв'язки, але вона може легко трансформуватися в стратегію Програш / Програш.

Стратегія Програш / Виграш навмисно використовується в тому випадку, коли ви цінуєте відносини з партнером і результат даних переговорів на цьому етапі має для вас другорядне значення тому, що переслідуються інші цілі.

Стратегія Виграш ефективна в умовах високого ступеню невизначеності через відсутність інформації.

Ця позиція підсилюється, якщо немає уявлення про те наскільки довго будуть продовжуватися ділові зв'язки. Ефективність стратегії Виграш визначається тим, що в ході переговорів вона може перейти в стратегію Виграш / Виграш чи у Виграш / Програш.

Є ще одна стратегія – Виграш /Виграш або НЕ ЗВ’ЯЗУЙСЯ. Вона ефективно застосовується тоді, коли партнери ніяк не можуть домовитись та не хочуть зіпсувати добрі відносини між собою. В цьому випадку краще зовсім не укладати угоди, яка б погіршила відносини між партнерами.

3. Використання телефону в професійній діяльності

Коли ви вже готові до зустрічі з партнером по переговорах вам необхідно призначити її час та місце. Найчастіше це робиться по телефону. Призначаючи зустріч треба мати на увазі, що краще призначити її на “своїй” території (бо вдома і стіни допомагають), або на нейтральній. Призначаючи час зустрічі краще дати партнеру змогу вибору. Наприклад: “Вам коли зручніше зустрітися в понеділок о 14 – ій, або у четвер о 10 –ій”. При цьому обидві дати ви обрали так, як вам було вигідно з урахуванням ваших справ. Якщо партнер погоджується з однією із них, то ви обоє будете задоволені. Якщо ж запропонований вами час зустрічі його не влаштовує, то ви повинні його узгодити.

Розмова по телефону має ту особливість, що ми не бачимо співрозмовника, чим він займається, як він реагує на нашу пропозицію і взагалі слухає він нас чи ні. Тому до розмови по телефону теж треба ретельно підготуватись. Наведемо ряд рекомендацій, які на нашу думку, дозволять вам успішно використовувати телефон у професіональній діяльності:

Попередні міркування, що не приводять до телефонної розмови, цінніші, ніж телефонний дзвінок без мети чи результату.

Перед кожним дзвінком дайте собі відповідь на три принципових питання:

1. Чи є потреба в особистому контакті?

2. Чи обов'язкове знання відповіді для того, щоб дійти згоди?

3. Чи існує можливість наступної зустрічі з партнером (абонентом)?