Тема 1. Робота з «Документами». Журнал Документів План:

1. Робота з «Документами»

2. Журнал Документів Робота з Документами

Документи призначені для збереження основної інформації про всі події, що відбуваються на підприємстві, і, зрозуміло, що мають зміст із погляду економіки. За допомогою документів відбуваються і платежі з розрахункового рахунка, і операції по касі, і кадрові переміщення, і рух по складу, та інші подібні події.

У процесі конфігурування набудовується довільна кількість видів документів. Типовими прикладами видів документів є такі документи, як «Платіжне доручення», «Рахунок», «Прибуткова накладна», «Видаткова накладна», «Накладна на внутрішнє переміщення», «Прибутковий касовий ордер» і так далі. Кожен вид документа призначений для відображення свого типу подій. Це визначає його структуру і властивості, що описуються в конфігурації.

Документ складається з двох частин: шапки і таблиці, що можуть мати необмежену кількість реквізитів. Для документів у режимі Конфигуратора створюється форма введення — екранний діалог. При настроюванні для документа задаються також загальні характеристики: довжина номера документа, умови підтримки унікальності номерів і інші. Усі документи характеризуються номером, датою і часом.

Усі документи (поза залежністю від виду) утворюють єдину послідовність. Фактично, ця послідовність відбиває послідовність подій — так, як вони відбувалися реально. Усередині дати послідовність документів визначається їхнім часом, при цьому час документа є не стільки засобом відображення реального (астрономічного) часу введення документа, скільки засобом, що дозволяє чітко упорядкувати документи усередині однієї дати. Дані, що вводяться в документ (реквізити документа), звичайно містять інформацію про подію, що відбувається; наприклад, у накладній — інформацію про те, з якого складу, яких товарів і скільки відвантажено; у наказі про прийом на роботу - інформацію про співробітника, оклад, інші зведення. Крім власне запису, для документа дуже важливою властивістю є його проведення. При проведенні документ може відобразити зафіксовану їм подію в механізмах, реалізованих компонентами. Наприклад, якщо встановлений компонент «Бухгалтерський облік», документ може записати бухгалтерську операцію, відобразивши у вигляді проводок у бухгалтерському обліку інформацію, що міститься в документі.

Щоб відкрити документ для перегляду чи редагування...

1. виберіть у журналі документ, який необхідно переглянути чи відредагувати

2. натисніть клавішу Enter

3. по закінченні перегляду чи редагування натисніть кнопку "ОК" для збереження зроблених змін, чи кнопку "Скасування" для відмовлення від збереження

Щоб ввести новий документ...

Існує кілька способів уведення документів.

Перший спосіб:

1. виберіть у меню "Дії" головного меню програми пункт "Увести"

2. зі списку документів виберіть вид документа і натисніть кнопку "ОК"

3. заповните виданий на екран діалог уведення документа

4. для введення документа в журнал натисніть кнопку "ОК"

Другий спосіб: Введення з журналу. Якщо відкритий один з існуючих у системі журналів.

1. Натиснути на панелі інструментів кнопку "Новий рядок", чи на клавіатурі клавішу Insert.

2. зі списку документів виберіть вид документа і натисніть кнопку "ОК"

3. заповните виданий на екран діалог введення документа

4. для введення документа в журнал натисніть кнопку "ОК"

Щоб ввести новий документ на підставі існуючого...

1. виберіть у журналі документ, що буде служити підставою для введення нового документа

2. виберіть у меню "Дії" головного меню програми пункт "Ввести на підставі"

3. зі списку документів виберіть вид документа і натисніть кнопку "ОК" На екран буде виданий частково заповнений документ обраного виду.

4. у виданому на екран діалозі введіть необхідні реквізити документа

5. для введення документа в журнал натисніть кнопку "ОК"

Щоб скопіювати документ...

1. виберіть у журналі документ, який необхідно скопіювати

2. виберіть у меню "Дії" головного меню програми пункт ''Копіювати"

3. у виданому на екран діалозі виправте необхідні реквізити документа

4. для введення документа в журнал натисніть кнопку "ОК"

Щоб видалити документ...(позначити на видалення)

1. виберіть у журналі документ, який необхідно видалити (позначити на видалення)

2. виберіть у меню "Дії" головного меню програми пункт "Видалити" (Позначити на видалення)

3. у виданому на екран запиті підтвердите видалення (позначка на видалення) документа, натиснувши кнопку "ОК"

Збереження документа.

Після заповнення всіх реквізитів документа при введенні документа, чи після редагування, документ потрібно зберегти. Для цього необхідно:

Натиснути кнопку ОК, чи кнопку "Записати" на панелі інструментів (якщо вони є), інакше закрити вікно. При закритті програма видасть запит про збереження документа.

Проведення документа.

Проведенням документа називається дія, що виконує зміни даних системи на підставі інформації документа. Насамперед у 1С:Бухгалтерії проведення використовується для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції, інформація якої введена в документ. Для деяких видів документів проведення може не використовуватися. Це ті види документів які не впливають на бухгалтерські підсумки (наприклад рахунок - фактура, рахунок вхідний і т.д.)

Запит на необхідність проведення документа з'являється після натискання кнопки ОК чи ПРОВЕСТИ у формі введення документа. Від проведення можна відмовитися і зробити це наступного разу.

Для скасування проведення документа виділити цей документ у журналі і з меню ДІЯ вибрати ЗРОБИТИ ДОКУМЕНТ НЕ ПРОВЕДЕНИМ.