Формування звітів

Формування стандартних звітів.

Для формування стандартного звіту необхідно з пункту Звіти вибрати потрібний рядок або клацнути по кнопці панелі інструментів, з'являється вікно діалогу, вказати в нім період звіту і інші необхідні параметри, клацнути Ok – з'являється звіт. Різниця між кнопками Ok і Сформувати в тому, що при використанні другої кнопки вікно діалогу не зникає з екрану. Праворуч від період у вікні діалогу є кнопка   (Вибір періоду), вона відкриває додаткове вікно для вибору деяких фіксованих періодів (поточний квартал, місяць, день, період).

У звіті є кнопки: Відновити – перераховує звіт. Це необхідно, коли Ви поміняли в журналах які-небудь реквізити документів або проводок, і це могло вплинути на підсумки по аналізованих в звіті рахунках. Настройка – викликає вікно діалогу цього звіту, яке дозволяє змінити період звіту і інші параметри і наново сформувати звіт.

Коли Ви працюєте із звітом постійно, і Вам доводиться часто міняти параметри формування звіту у вікні діалогу, то можна зберігати настройки звіту (період, рахунок і інші параметри) за допомогою кнопки  (Зберегти настройку), після її натиснення потрібно ввести назву настройки, клацнути Ok. Можна зберігати необмежену кількість настройок. При формуванні звіту наступного разу Вам потрібно клацнути по кнопці  (Відкрити настройку), вибрати її назву із списку, клацнути Ok і далі формувати звіт в звичайному порядку.

Формування регламентованих звітів.

Звіти – Регламентовані – Вибрати групу звітів – Вибрати звіт – Відкрити (з'являється вікно діалогу) – або Сформувати (тут же можна роздрукувати чистий бланк звіту кнопкою Бланк, зберегти або відкрити настройки звіту).

Регламентовані звіти можна редагувати.

Види стандартних звітів

1. Оборотно-сальдова відомість. Відображає початкове, кінцеве сальдо і оборот загальною сумою по синтетичних рахунках (і субрахункам).

2. Оборотно-сальдова відомість по рахунку. Відображає початкове, кінцеве сальдо і оборот загальною сумою по аналітичних рахунках якого-небудь одного синтетичного рахунку (або субрахунки).

3. Аналіз рахунку. Розшифровує оборот якого-небудь одного рахунку (синтетичного або аналітичного). Показує, з якими синтетичними рахунками кореспондував даний рахунок.

4. Картка рахунку. Виводить список проводок, зроблених по рахунку (синтетичному або аналітичному) за будь-який період.

5. Шахматка. Відображає взаємні обороти рахунків.

Збереження звітів

1. Після того, як звіт буде сформований і з'явиться в активному вікні його можна зберегти в окремому файлі: Файл – Зберегти (або клацання по кнопці  Зберегти) – Вибрати формат файлу – Вибрати каталог і диск – Ввести ім'я файлу – Зберегти.

2. Збережений звіт можна відкрити: Файл – Відкрити (або клацання по кнопці  Відкрити документ) – Вибрати каталог і диск – Вибрати ім'я файлу – Відкрити.

Взаємозв'язок звітів

Одержану звітність бухгалтер повинен аналізувати. Аналіз – це розкладання цілого на окремі елементи.

Метою аналізу є виявлення помилок, допущених або при оформленні господарських операцій, або при занесенні їх в комп'ютер. Оскільки арифметичні помилки при автоматизованій формі обліку при правильному поводженні з програмою (правильному управлінні бухгалтерськими і оперативними підсумками) украй рідкісні, те саме головне в даному випадку – це виявити помилки по суті.

Якщо бухгалтера при перегляді зведеного звіту зацікавив який-небудь показник, то він має можливість дізнатися, з чого складається ця сума – достатньо двічі клацнути по сумі, що цікавить, і можна дізнатися з яких сум аналітичних підсумків вона полягає, а потім (знову подвійне клацання) - дізнаємося з яких сум проводок.

Якщо таким чином бухгалтер виявив помилку, то він повинен її виправити не в звіті, а в операції, оскільки всі підсумки розраховуються по сумах проводок! З вікна операції можна відкрити реквізити документа і виправити їх або перейти в журнал операцій або проводок.

Представимо це у вигляді послідовності:

Шахматка (подвійне клацання по сумі) – Журнал проводок (подвійне клацання по проводці) – Операція (виправляємо помилку в довільній або типовій операції для виправлення помилки в документі – клацання по кнопці  Відкрити документ – Реквізити документа) (клацання по кнопці  Перейти в журнал операцій) – Журнал операцій (клацання по кнопці  Перейти в журнал проводок) – Журнал проводок.

При поверненні «назад» потрібно закривати вкладені вікна, проте цифри в зведених звітах самі не виправляються – необхідно клацати по кнопці Відновити.