Тема 4. Робота з «Планом рахунків» програми План:
План рахунків
1.1Аналітичний облік
1.2Перегляд плану рахунків
1.3Введення рахунків (субрахунків)
1.4Зміна рахунків
План рахунків
Сукупність усіх рахунків, використовуваних підприємством для ведення обліку, називається робочим планом рахунків. Програма дозволяє підтримувати одночасно кілька планів робочих рахунків. У режимі Конфигуратора для плану рахунків задається довжина коду рахунка, кількість рівнів підрахунків, а також кількість знаків у субрахунку кожного рівня.
Типова українська Конфігурація АБТ 3.5 включає один план рахунків, заповнений відповідно до плану рахунків, затвердженим Міністерством фінансів України наказом №291 від 30.11.1999 р. для використання підприємствами й організаціями України в бухгалтерському обліку, виробничо-господарської діяльності. Даний план рахунків називається "Основним".
Настроювання плану рахунків доступні для корекції тільки в режимі конфигурирования. Це обумовлено тим, що документи, а також спеціалізовані і регламентовані звіти конфігурації набудовані на визначені властивості конкретних рахунків. Тому зміна їхнім користувачем може зажадати істотних коректувань в алгоритмах формування операцій документами, в алгоритмах автоматичного формування різних звітів.
Проте, деякі дії по зміні плану рахунків, а саме:
введення нових рахунків і додавання субрахунків до вже наявних рахунків, можна виконувати без виклику Конфигуратора.
Для виклику вікна "План рахунків" виберіть у головному меню "Операції" пункт "План рахунків". У конкретній конфігурації можуть бути передбачені й інші способи доступу до плану рахунків (пункти меню, кнопки панелей інструментів). Крім того, вікно плану рахунків використовується в різних режимах програми для вибору рахунка зі списку. Наприклад, при введенні проводок рахунка проводки можуть вводитися з клавіатури, а можуть бути обрані з плану рахунків.
План рахунків являє собою таблицю, кожен рядок якої відбиває визначений рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку.
Якщо при конфигурировании системи було призначено кілька планів рахунків, то у верхній частині таблиці будуть присутні закладки з назвами планів рахунків. Таким чином, звернувшись до однієї з закладок, можна вибрати той чи інший план рахунків. Назва поточного плану рахунків виводиться в заголовку таблиці, наприклад, "Основний". У списку рахунків виводяться стовпчики, що відбивають різні дані рахунка:
"Піктограма" - самий лівий стовпчик плану рахунків, є службовим і відбиває стан рахунка. Кожен рахунок має піктограму у виді букви "Т", жовтий колір якої є ознакою ведення обліку по даному рахунку в розрізі субрахунків (тобто є групою). Груповий рахунок не може бути використаний у проводках, у них можуть використовуватися тільки його субрахунки, що, у свою чергу не можуть бути групою. При спробі вказати в проводках операцій такий рахунок у цілому буде видане відповідне повідомлення, і сформувати таку проводку не удасться.
Позначка піктограми червоною "галочкою" означає, що властивості даного рахунка (субрахунку) можна редагувати тільки в режимі конфигурирования. Відзначимо, що в типовій конфігурації піктограми всіх рахунків і субрахунків відзначені подібним чином. Якщо піктограма перекреслена, то рахунок позначений на видалення.
"Код" — повний код рахунка, що включає всі коди вищестоящих рахунків. У плані рахунків установлено 3 знаки для коду синтетичного рахунка і 2 знаки для коду субрахунку.
"Найменування" — найменування рахунка (субрахунку) - рядок відображаючий призначення рахунка.
"Вал." — ознака ведення валютного обліку, використовується, якщо в конфігурації установлене ведення валютного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться валютний облік, то в графі "Вал." ставиться "+".
"Кіл." — ознака ведення кількісного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться кількісний облік, то в графі "Кіл." ставиться "+".
"Заб." — ознака забалансового рахунка. Якщо рахунок є забалансовим, то в графі "Заб." ставиться "+". Забалансові рахунки не можуть листуватися з балансовими рахунками. З іншої сторони по забалансових рахунках не контролюється принцип подвійного запису.
"Акт." — ознака активності рахунка. Дана ознака може мати значення: "А" — активний. "П" — пасивний, "АП" — активно-пасивний. Активність рахунка визначає відображення залишків по рахунку.
Активний рахунок має завжди дебетовий залишок - якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде негативним.
Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок - якщо дебетовий оборот перевищить кредитовий, то кредитовий залишок буде негативним.
Активно-пасивний рахунок може мати будь-як залишок, тобто залишок буде дебетовим чи кредитовим, але завжди позитивним. За замовчуванням рахунок вважається активно-пасивним.
"Субконто1",... "Субконто5" — Види субконто рахунка. Кількість цих стовпчиків визначається набудованою у конфігурації максимальною кількістю субконто рахунків. Значення стовпчиків визначають ведення аналітичного обліку по даному рахунку по зазначених видах субконто. Наприклад, вказівка в колонку "Субконто 1" виду субконто "Матеріали" буде визначати ведення обліку по даному рахунку в розрізі матеріалів.
Крім перерахованих стовпчиків у плані рахунків можуть міститися стовпчики додаткових реквізитів рахунків, визначених у конфігурації.
Вид вікна плану рахунків залежить від конфігурації і може мати різний склад стовпчиків і додаткових елементів інтерфейсу. Наприклад, у вікні плану рахунків може розташовуватися кнопка <Печать>, що дозволяє роздрукувати поточний план рахунків. Крім того, при виклику з головного меню і для вибору рахунка в різних режимах можуть викликатися вікна плану рахунків, що мають різний склад колонок і додаткові елементи інтерфейсу.
Друкування плану рахунків.
Вивести на друк поточний план рахунків можна за допомогою кнопки "Печать" екранної форми плану рахунків.
Аналітичний облік.
У типовій конфігурації передбачена можливість ведення аналітичного обліку по одному рахунку максимум по трьох субконто. Для організації аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках у системі 1С:Бухгалтерія використовуються види субконто, за допомогою яких реалізується можливість одержання деталізованої характеристики даних синтетичних рахунків. Види субконто в дійсній конфігурації мають тип перерахування, довідник, документ.
Перегляд плану рахунків
Для перегляду плану рахунків використовуються загальні прийоми роботи з табличною частиною форми. План рахунків має багаторівневу структуру. На верхньому рівні знаходяться рахунки, на нижніх підлеглі їм субрахунки. Як правило, план рахунків має два рівні вкладеності, що відповідають схемі рахунок-субрахунок. При перегляді плану рахунків можна переглядати рахунки відповідно до їхнього рівня підпорядкування, тобто у вікно перегляду можна вивести тільки рахунки, не показуючи при цьому підлеглих їм субрахунків. Для-цього в головному меню "Дії" треба вибрати режим "Ієрархічний список". Для перегляду субрахунків, що маються в якого-небудь рахунка, досить виконати одну з наступних дій:
натиснути клавіші Ctrl + (стрілка вниз)
чи вибрати пункт "Наступний рівень" у меню "Дії" головного меню програми.
Для того, щоб повернутися назад, на більш верхній рівень, уданому випадку, до рахунків, потрібно проробити зворотні дії, а саме:
натиснути клавіші Ctrl + (стрілка нагору)
або вибрати пункт "Попередній рівень" у меню "Дії" головного меню програми.
Якщо ж режим "Ієрархічний список" відключений, то у вікно перегляду плану рахунків будуть виведені всі наявні рахунки і підлеглі їм субрахунки в одному списку.
Редагування плану рахунків
Як уже говорилося вище, план рахунків містить мастику рахунків і субрахунків, уведених на етапі конфигурирования системи. Такі рахунки практично недоступні для редагування в сеансі роботи користувача. Ці рахунки відіграють важливу роль у цілісній роботі всієї системи бухгалтерського обліку на підприємстві У таких рахунків можна редагувати тільки додаткові реквізити, якщо такі маються в плані рахунків.
Введення рахунків (субрахунків)
Для введення нового рахунка чи субрахунку досить, знаходячись у плані рахунків, проробити одну з наступних дій:
натиснути кнопку "Новий рядок" на панелі інструментів вікна плану рахунків
чи натиснути клавішу Ins
чи в головному меню програми відкрити меню "Дії", у цьому меню вибрати пункт "Новий".
Якщо для плану рахунків була задана установка "Редагувати в діалозі" (див. головне меню "Дії"), то на екрані з'явиться вікно діалогу, що дозволяє увести всі необхідні реквізити рахунка. У противному випадку новий рахунок чи субрахунок буде вводитися в списку, тобто безпосередньо у вікні плану рахунків. Можливість редагування рахунка в списку й в окремому вікні визначається в конфігурації.
План рахунків має ієрархічну структуру, найбільш розповсюдженим планом рахунків є дворівневий. При цьому рахунок верхнього рівня чи група — це безпосередньо сам рахунок, а рахунок нижнього рівня — це субрахунок. Рахунок, що є групою, тобто утримуючий субрахунки має піктограму жовтого кольору.
При введенні нового рахунка програма ставить запитання, чи будуть у рахунка субрахунки?
Якщо відповісти ствердно, то рахунок при записі стає групою, тобто рахунком верхнього рівня, і надалі може мати субрахунки. Рахунок-група не може бути використаний у проводках, у них можуть бути використані тільки його субрахунки.
Якщо ж при введенні рахунка відповісти, то рахунок не буде мати субрахунків, то такий рахунок не буде групою, а його піктограма-стан буде пофарбована в синій колір. Рахунок, що не є групою використовується в проводках. Якщо надалі для такого рахунка буде потрібно ввести субрахунки, то це можна буде зробити.
При введенні першого ж субрахунку даного рахунка в плані рахунків буде автоматично створена група з тим же кодом якому мав даний рахунок, а до коду самого рахунка буде доданий код субрахунку "0". Тобто, фактично, рахунок , що існував раніше стане субрахунком створеної групи, при цьому група буде мати той же код, що і був у рахунка. При цьому на створеному субрахунку будуть відбиті всі підсумки, що були на рахунку. Наприклад, якщо був рахунок "20", що не має субрахунків, а потім увели субрахунок "20.1", то рахунок "20" буде перейменований у "20.0", і буде створений рахунок "20", що є групою для субрахунків "20.1" і "20.0". Такий механізм дозволяє, зберігати існуючі підсумки по рахунку без субрахунків, на створеному автоматично субрахунку.
Уведення субрахунку принципово не відрізняється від уведення рахунка. Якщо вводиться новий субрахунок для рахунка, що не був уведений раніше, то в план рахунків автоматично додається і сам рахунок.
Зауваження. Програма не дозволяє вводити субрахунки для рахунків, що не редагуються, тобто тих, котрі були введені на етапі конфигурирования.
Зміна рахунків
Для зміни даних рахунків можна скористатися
пунктом "Змінити" меню "Дії"
чи кнопкою панелі інструментів "Змінити" чи натисканням клавіші Shift+Enter.
Якщо план рахунків відкритий не для вибору, то зміна рахунка викликається також натисканням клавіші Enter чи подвійним натиском миші.
При цьому в залежності від конфігурації й установки режиму "Редагувати в діалозі" зміна рахунку буде вироблятися в окремому вікні чи в рядку списку рахунків. Для редагування рахунків використовуються загальні прийоми роботи до формах. При редагуванні в окремому вікні для закінчення редагування варто натиснути призначену для цього кнопку (звичайно <ОК> чи закрити вікно, а при редагуванні в списку натиснути клавішу Enter чи кнопку панелі інструментів <3аписати>.
Копіювання рахунка
Новий рахунок чи субрахунок може бути введений у план рахунків шляхом копіювання вже існуючого рахунка чи субрахунку. Для цього досить помістити курсор на рядок з рахунком чи субрахунком, що буде використовуватися як зразок, і виконати одну з наступних дій:
натисніть клавішу F9
чи натисніть мишею кнопку на панелі інструментів вікна плану рахунків
чи виберіть пункт "Копіювати" у меню "Дії" головного меню програми.
При копіюванні дані нового рахунка автоматично заповнюються даними поточного рахунка. Далі дії системи збігаються з діями при введенні нового рахунка.
Видалення (позначка на видалення) рахунків
Рахунки чи субрахунки, введені в план рахунків у сеансі роботи користувача, можуть бути безпосередньо вилучені з плану рахунків чи позначені на видалення. Можливість безпосереднього видалення рахунка задається при роботі в сеансі конфигурирования системи. Якщо така можливість мається, то при роботі в сеансі користувача можна установити режим видалення рахунка — чи видалити рахунок, чи позначити його на видалення (див. пункт "Параметри" у меню "Сервіс", закладку "Загальні", параметр "Режим видалення об'єктів").
У якому режимі працює система — безпосереднього видалення чи позначки на видалення — легко визначити за назвою пункту меню "Дії" (відповідно "Видалити" чи "Позначити на видалення").
Для позначки на видалення рахунка чи субрахунку , безпосереднього його видалення помістите курсор на обраний рахунок/субрахунок і виконаєте одну з наступних дій:
натисніть клавішу Del
чи натисніть мишею кнопку на панелі інструментів вікна плану рахунків
чи виберіть пункт "Видалити" ("Позначити на видалення") у меню "Дії" головного меню програми.
Після відповіді "Так" на запит про видалення чи позначці на видалення рахунок буде вилучений (позначений на видалення). Якщо рахунок мав субрахунки, то вони також чи видаляються чи позначаються на видалення. При цьому, якщо рахунок позначається на видалення, умовний значок у крайній лівій графі плану рахунків перекреслюється. Рекомендується не користатися прямим видаленням рахунків, а позначати їх на видалення. Це зв'язано з тим, що рахунки, як і їх субрахунки, можуть використовуватися в проводках операцій. Безпосереднє видалення рахунка може привести до того, що проводки уже введених операцій виявляться некоректними. При позначці на видалення рахунка зберігається посилання на цілісність системи. Позначені на видалення рахунки надалі можна перевірити на використання в проводках операцій (див. пункт "Пошук посилань на об'єкт" меню "Операції") і зробити коректне видалення рахунка, не порушуючи цілісності системи.
Скасування позначки на видалення рахунків
Для скасування позначки на видалення рахунка/субрахунку помістите курсор на рядок з раніше позначеним рахунком/субрахунком і виконаєте одну з наступних дій:
натисніть клавішу Del
чи натисніть мишею кнопку "Скасування позначки на видалення" на панелі інструментів вікна плану рахунків
чи виберіть пункт "Скасувати позначку на видалення" у меню "Дії" головного меню програми.
Після відповіді "Так" на запит про скасування позначки на видалення рахунок/субрахунок буде "відновлений". Це буде відбито в зміні умовного значка в крайній лівій графі плану рахунків.
Якщо рахунок, що видаляється, є субрахунком , а рахунок-група, який він належить також позначений на видалення, то позначка на видалення в групи знімається.
Пошук рахунка
Для пошуку потрібний рахунок у плані рахунків (списку рахунків) існує два способи:
Швидкий пошук
Для виконання швидкого пошуку необхідно клавішами помістити курсор у той стовпчик списку рахунків, у якій необхідно знайти яке-небудь значення, і просто набирати на клавіатурі шукане значення.
У випадку виявлення першого введеного символу він відображається в рамці в нижній частині стовпчика, а курсор встановлюється в той осередок списку, перші символи значення якої збігаються з уведеними. Останній уведений символ можна видалити з рядка пошуку, натиснувши клавішу Backspace.
Якщо план рахунків представлений у виді ієрархічного списку, то пошук йде тільки в поточній групі списку. Для пошуку у всьому списку варто відключити режим ієрархічного списку.
Перегляд історії рахунка.
Якщо реквізит рахунка є періодичним, то для нього буде зберігатися не тільки саме останнє значення реквізиту, але й усі значення ,що раніше існували з датами їхнього введення. Історія зміни значення зберігається окремо для кожного рахунка, незалежно від історій інших рахунків.
Для перегляду історії значення необхідно встати на рядок з потрібним рахунком у вікні плану рахунків і виконати одну з наступних дій:
натиснути клавішу F5;
чи натиснути мишею кнопку "Історія" у панелі інструментів вікна;
чи вибрати пункт "Історія значення" у меню "Дії" головного меню програми.
Тема 1.
Створення бухгалтерської звітності
В програмі «1С:Бухгалтерія»
План:
1. Загальні відомості про звіти
2. Формування звітів
3. Види стандартних звітів
4. Збереження звітів
5. Взаємозв'язок звітів
Загальні відомості про звіти
Завершаючим етапом ведення бухгалтерського обліку є отримання звітності. Важливим моментом є і те, що автоматизація бухгалтерського обліку дозволяють одержувати і проміжні (оперативні) підсумки.
Перед формуванням звітів необхідно перевірити, чи встановлений розрахунок бухгалтерських підсумків в звітах по кварталу, що узагальнюється, а краще повністю перерахувати підсумки.
Звіти формуються на підставі введених даних, тобто проводок (не проведені документи або документи, що не формують проводок не враховуються).
Звіти підрозділяються на стандартні і регламентовані.
Рис.1. Класифікація звітів.
Стандартні звіти визначаються конфігурацією, змінюються в конфігураторі, служать для отримання інформації, як правило, по будь-якому рахунку (за винятком касової книги, книги продажів і т.п.).
Регламентовані звіти створюються у фірмі 1С, відповідають нормативним актам, служать для уявлення в органи державної влади (баланс ф. №1, розрахунок по ПДВ і т.п.). Регламентовані звіти можна поповнювати, додаючи їх в програму з файлів.
Всі звіти можна скласти за період, визначуваний або двома датами, або за квартал, місяць.
Всі звіти містяться в пункті меню Звіти.