Тема 4. Проведення зборів та нарад

План розгляду теми

1. Організаційна підготовка зборів.

2. Ведення зборів.

3. Оформлення протоколу зборів.

4. Витяг з протоколу.

1. Організаційна підготовка зборів

Проведенню зборів передує значна організаційна робота, що передбачає:

• по-перше, створення підготовчої групи, яка здійснює підготовку зборів, виконуючи всі наступні завдання;

• по-друге, підготовка оголошення та своєчасне доведення його змісту до членів колективу (не пізніше, ніж за тиждень до зборів);

• по-третє, підготовка доповіді та інших необхідних інформаційних матеріалів;

• по-четверте, написання сценарію ведення зборів;

• по-п’яте, визначення кола осіб, виступи яких доцільно заслухати на зборах, домовленість з ними про виступи;

• по-шосте, підготовка проекту рішення зборів.

Завдання для робочої групи:

1. Перед проведенням заняття:

• Сформулюйте за власним вибором тему зборів, які ви проведете на занятті. При цьому зверніть особливу увагу на те, щоб тема була цікавою для групи і давала можливості для дискусії.

• Виконайте всі організаційні заходи, перелічені вище, у тому числі підготовку потрібних документів.

• Підготуйте мультимедійну презентацію підготовлених вами документів.

• Розподіліть між собою ролі: голова зборів, доповідач, секретар, виступаючі.

2. На практичному занятті проведіть підготовлені вами збори, залучаючи студентів до виступів. Проведіть презентацію підготовлених вами документів. Проведіть обговорення цього матеріалу в групі, звернувши увагу на такі питання:

   • Які організаційні моменти необхідно врахувати при проведенні зборів?

   • Чому важливою є уважність і точність у веденні записів під час протоколювання зборів?

   • На які особливості ефективного ділового спілкування слід звернути увагу при проведенні зборів?

   • Які основні правила прийняття рішень зборів?

   • Чи має право кожен член колективу ознайомитися з протоколом зборів?

Протокол – це документ, у якому відображено порядок і зміст обговорення різних питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях колегіальних органів. Протокол ведуть обрані на зборах (засіданнях) секретарі.

Такі протоколи, як протоколи узгодження розбіжностей щодо поставки товарів, протоколи балансової комісії, протоколи засідань комісії з трудових спорів, протоколи профспілкового комітету з питань звільнення мають важливе значення для комерційної діяльності установи, фірми.

Саме тому надзвичайно важливе значення має правильне ведення протоколу, оскільки юридичної сили набувають лише ті рішення зборів, засідань, які відображені у протоколі. Крім того, правильне ведення протоколів дає можливість перевірити законність прийнятих рішень і здійснювати контроль їх виконання.

■ Що важливо врахувати при створенні робочої групи?

■ Психологи відзначають низку загальних характеристик процесу групової діяльності:

1. Міра близькості в групі опосередковує адаптаційний період та взаємне пристосування учасників.

2. Робота в колі близьких нейтралізує незграбність, ніяковість.

3. В ході спільної роботи відбувається подальший розвиток міжособистісних позитивних стосунків, що послаблює напругу в діяльності групи.

4. Позитивний емоційний тонус у групі дозволяє формувати процеси взаєморозуміння: кожен вільно висловлюється й розраховує, що буде вислуханий і оцінений.

5. Обсяг інформації є широким, діапазон думок – ще ширшим, прийняття рішення – швидшим [Комінко С., Курант Л. та ін. Психологія в менеджменті. Навчальний посібник. – Тернопіль, 1999. – 400 с.].

У ході практичного заняття рекомендуємо використати «Методику виявлення «комунікативних та організаторських схильностей» (КОС-2), яка допоможе вам у виявленні уміння чітко та швидко налагоджувати ділові та товариські контакти з людьми, бажання розширити контакти, участь у групових заходах, уміння впливати на людей, проявляти ініціативу. Методика включає 40 запитань.