Аналіз «поглиначів» часу

Спробуйте на закінчення ідентифікувати п'ять причин втрат часу, які повторюються.

1. Прогляньте наступний список, що складається з 30 найістотніших «поглиначів» часу і відзначте «свої» п'ять найважливіших:

2. Нечітка постановка мети.

3. Відсутність пріоритету в справах.

4. Спроба дуже багато зробити за один раз.

5. Відсутність повного уявлення про майбутні задачі і шляхи рішення.

6. Погане планування трудового дня.

7. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.

8. Недолік мотивації (індиферентне ставлення до роботи).

9. Пошуки записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів.

10. Телефонні дзвінки, що відривають від справ.

11. Нездатність сказати «ні».

12. Неповна, запізніла інформація.

13. Відсутність самодисципліни.

14. Невміння довести справу до кінця.

15. Відволікання (наприклад, шум).

16. Відсутність зв'язку (комунікації) або неточний зворотний зв'язок.

17. Базікання на приватні теми.

18. Надмірна комунікабельність.

19. Синдром «відкладання».

20. Бажання знати всі факти.

21. Тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі).

22. Поспіх, нетерпіння.

Замисліться над цим:

Здолавши свої п'ять найважливіших «поглиначів» часу, ви зможете добитися значного підвищення своєї продуктивності. І якщо у вас нібито немає часу, то візьміть у себе час, щоб більше мати його!

Принципи і правила планування часу

• Складайте план лише на певну частину свого робочого часу, як показує досвід, краще всього на 60 %.

• Події, які важко передбачити, відволікаючі моменти (поглиначі часу), а також особисті інтереси і потреби не можуть бути заплановані цілком без залишку. Відповідно свій час треба розподіляти між трьома блоками.

• Основне правило планування часу

60 % – запланована активність;

20 % – непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії);

20 % – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

• Фіксуйте в планах результати або цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Приклад:

замість: «подзвонити п. Бакаїмові»

краще: «погодити з п. Бакаїмом програму для ЕОМ».

Таким чином, ваша активність буде спочатку скерована безпосередньо на досягнення якоїсь вашої мети, і ви зумієте уникнути ескалації позапланової діяльності, наприклад, обговорення того, що вам спонтанно спадає на думку.

• Постійно ставте собі питання:

У чому мета цієї розмови, цієї роботи і т.п.? Чого я хочу досягти?

• Встановлюйте часові норми, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки вона справді потребує. Досвід показує:

На роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Якщо ви, наприклад, призначили на проміжок між 10 і 12 годинами нараду, то воно продовжиться саме 2 години, хоча її мета може бути досягнута набагато швидше.

• Встановлюйте точні терміни виконання для всіх видів діяльності. Таким чином ви привчаєте себе до самодисципліни, уникайте нерішучості, зволікання і відкладання подій.

• Усуньте з свого ужитку невизначені, неточні формулювання типу «Якнайскоріше». Що, власне, це означає? За годину? Протягом дня? Наступного тижня? Через 2 – 3 тижні? Без фіксації точних термінів при домовленості з іншою стороною ви створюєте живильне середовище для такого роду докорів і конфліктів: «Ви ж обіцяли мені прислати це якнайскоріше! Я чекаю вже третій день!» Укладайте конкретні домовленості щодо терміну закінчення робіт. Питайте або говоріть, до якого терміну завдання повинне бути виконане, і заручайтеся при цьому згодою іншої сторони. Якщо ваші пропозиції не співпадають, ви можете дійти іншої, реалістичнішої угоди.

• Точно визначайте, якій справі якого роду пріоритети ви віддаєте. Свідомо встановлюйте однозначні пріоритети, послідовно і системно виконуйте завдання, включені в план, відповідно до їх черговості!

Вчіться відрізняти найважливіше від спішного і позбавляйтеся від «тиранії» спішних справ. Найтерміновіша справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішні і «невідкладні» справи забирають часто велику частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного коріниться в забутті пріоритетів, в перевазі неважливого над важливим, і лише це тому, що внаслідок недостатнього планування неважливі справи стають терміновими.