5. Об’єкт і предмет навчальної дисципліни «Управлінське документознавство».

Управлінське документознавство являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документом знавство досліджує проблеми документування управлінської інформації та ЇЇ функціонування у документованій формі саме у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян.

У.Д. передбачає знайомство з сучасними підходами щодо визначення предмету, об'єкту, завдання управлінського документознавства як наукої дисципліни; генезисом управлінського документознавства; сучасним трактуванням поняття "управлінський документ"; формування теоретичних знань про управлінський документ та його сукупність, його властивості, ознаки, структуру і функції; знайомство з історією управлінського документа у межах різних історичних епох і державних структур, формуванням і розвитком систем управлінської документації; сучасними системами класифікації управлінських документів; напрямами уніфікації і стандартизації управлінської документації та ін.

Метою вивчення "Управлінське документознавство" є набуття належних теоретичних знань і практичних навичок та умінь зі створення найпоширеніших видів організаційно-розпорядчої, організаційно-правової, довідково-інформаційної документації, а також документування електронних документів.

5. Головні наукові напрями «Управлінського документознавства».

5. Методологія та методика навчальної дисципліни «Управлінське документознавство».

методи можна підрозділити на загальнонаукові й спеціальні. До числа загальнонаукових відносяться ті, якими користуються всі або більшість наук (системний метод, метод моделювання, функціональний метод, методи аналізу та синтезу).

Спеціальними методами в документознавстві є:

o методи уніфікації й стандартизації документів;

o метод формулярного аналізу;

o метод експертизи цінності документів.

5. Завдання навчальної дисципліни «Управлінське документознавство».

Документозна́вство — наука про документ та документообіг; наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності.

5. Зв'язок навчальної дисципліни «Управлінське документознавство» з іншими галузями знань.

Документознавство взаємозалежно із правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної чинності документам, правові способи їхнього введення в дію, класифікація правових актів й ін. У сучасному законодавстві документація диференціюється за видами, значимістю, виділяються окремі системи документів. Одним з об'єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ документознавства, організації й технології документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації й т.п. з метою розкриття й розслідування службових підробок.

Не можна не сказати й про зв'язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат і т. д. У число систем документації, досліджуваних документознавством, входять і такі спеціальні системи, що безпосередньо відбивають економічну сферу життя й діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.

5. Зв'язок навчальних дисциплін «Управлінське документознавство» та «Загальне документознавство».

5. Зв'язок навчальних дисциплін «Управлінське документознавство» та «Докуметаційне забезпечення управління».

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відбиття й функції керування, і його організація. У цьому зв'язку В. С. Мінгалеєм навіть сформульований «найзагальніший закон документознавства», суть якого полягає в «відповідності змісту документації функціям управління». У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконалюванню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарата зайняті роботою з документами, затрачаючи на це, за деяким даними, не менш 60% робочого часу.

Безперечно документацію можна поділити за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно- конструкторська документація. У даному разі ці приклади характеризують найбільш розвинені комплекси, що утворюють специфічні системи, і така документація, як правило, є об'єктом вивчення для наступного зберігання в архіві. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

5. Зв'язок навчальних дисциплін «Управлінське документознавство» та «Інформаційний менеджмент».

Поява й успішний розвиток в останні роки нової наукової дисципліни — інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документознавчих проблем, оскільки більша частина інформації фіксується в документах. Більше того, деякі автори (М. В. Ларін) у перспективі прогнозують об'єднання служб документаційного забезпечення управління й інформаційного менеджменту.

5. Зв'язок навчальних дисциплін «Управлінське документознавство» та «Архівознавство».

За цілями й об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднують загальне завдання — формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження — документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення. Разом з тим документознавство й архівознавство вивчають документ із двох протилежних сторін: архівознавство — з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи. Документознавство вивчає свій об'єкт із боку інформаційної й оперативної цінності, як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасному соціальному середовищі.

Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів зі зберігання й використання документних багатств.

5. Зв'язок навчальних дисциплін «Управлінське документознавство» та «Лінгвістичні основи документознавства»

У документознавсті досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики, насамперед з метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.

5. Диференціація управлінських документів в установі

Сукупність управлінських документів, що циркулюють в установі, можна диференціювати за певними їх ознаками. Ця процедура здійснюється, як правило, виходячи з потреб практичної роботи з документами чи під час вирішення документознавчих дослідницьких завдань. Процес поділу документів за будь-якими їхніми ознаками - характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - є процесом класифікування документів.

В установі управлінські документи можна групувати за такими ознаками:

-         послідовністю створення: оригінал, дублікат, копія, витяг (оригінал - примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили; дублікат - повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку ж юридичну силу; копія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа -засвідчена копія частини тексту службового документа);

-           за рівнем доступу: загальнодоступні в установі, для службового користування (документи, що містять конфіденційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);

-     за юридичною силою: що мають юридичну силу і що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну силу). Зазначені прості класифікації однорівневі, тобто виділені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При класифікуванні управлінських документів установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) документів поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).

Зокрема, у такій простій класифікації управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи вже можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації. Дворівневу структуру, в основі якої знаходяться види номіналів управлінських документів, мають також їхні класифікації на документи, що підлягають і не підлягають затвердженню, на які ставиться і не ставиться гербова печатка, а також за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові), що обумовлені нормативними актами, та зберігання (постійного, тимчасового).

їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації має такий вигляд:

а) технічна (будівельна; транспортна; енергетична; житлово-комунальна);

б)  гуманітарна (соціологічна, етнографічна; археологічна);

в)  природнича (геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна).

У сучасному законодавстві документація диференціюється за видами, значимістю, виділяються окремі системи документів.

Управлінське документознавство