2. Подробное описание своего рабочего места.
2.1Выполняемые функции.
Я занимала должность помощник генерального директора. И находилась в прямом подчинении.
В мои обязанности входило:
- оптимизация сайта citydelo.ru, valeant.su:
а) выкладка продукции на сайт;
б) размещение описательных статей на различных форумах;
в) подача объявлений;
г) SEO-оптимизация на портале TIU.ru (подбор ключевых слов, перекрестные ссылки товаров, SEO-описание и т.д).
- работа с клиентами:
а) обработка заявок на светодиодную продукцию
(комплектующими к ЧПУ занимался менеджером по продажам);
б) выставление счетов в программе 1С;
в) обеспечение нахождения продукции на складе ( работа с поставщиками);
г) подготовка отгрузочных документов.
- проведение маркетингового исследования рынка:
а) сбор информации о конкурентах (цены на продукцию, географическое расположение, продукция);
б) анализ собранной информации.
- введение делопроизводства:
а) введение регистрационных тетрадей входящих, исходящих, внутренних документов;
б) издание документов;
в) составление дел.
-работа с внешними контрагентами (поставщики, курьерскими службами, грузоперевозчики):
а) поиск необходимых контрагентов;
б) составление договоров о сотрудничестве;
в) отправка запросов на их услуги;
г) запрос счетов;
д) контроль исполнения их работ.
- обеспечение продукции на складе
- отправка корреспонденции
- подбор внешних специалистов. ( курьеры, дизайнеры, токари)
- общение Китайскими поставщиками
а) поиск поставщиков на сайте alibaba.com;
б) введение переписки с ними;
в) заказ продукции;
г) оформление необходимой документации. (паспорта сделки, договоры, спецификация к поставке, сертификаты соответствия, подтверждение доверенности)
Описание должностных инструкций.
1.Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2.Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.);
3. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы,
оформляющие ход и результат встреч, переговоров;
. 4. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя. 5. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений. 6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы. 7. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю. 8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием. 9. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю. . 10. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
Предложение по повышению эффективности деятельности на рабочем месте.
На месте руководителя я бы внесла следующие
изменения:
- разделить обязанности, нанять еще сотрудника и отдать часть ему ( например работу по SEO-оптимизации сайта);
- ставить четкие задачи по системе SMART, чтобы сотрудник понимал, что он делает и для чего;
- написать подробный стратегический бизнес-план
- уделить больше вниманию продвижению товара, торговой марки, для того, чтобы клиент искал именно эту компанию;
- повысить цены на продукцию, так как компания торгует себе в минус. ( цены ООО «Деловой Город» такие же как розничные цены их поставщиков, а закупочная цена всего лишь на 30 % ниже. И зачастую, эти проценты съедает доставка до Санкт-Петербурга.);
- ввести новые инструменты контроля и планирования ( можно использовать такие ресурсы как megaplan.ru, bitrix.ru);
- провести тренинг по продажам ( если все же у помощника ген. директора остается эта функция);
- написать должностные инструкции;
- начать привозить продукцию из Китая, а не перекупать у местных китайских дилеров. А лучше всего было бы производить ее самостоятельно, тем более стоят станки, на которых можно это делать, но настроить их некому.
- больше доверять сотрудникам и не контролировать их каждые пять минут, проверять результат, а не способы его достижения.