Питання 3.1
Перевірка розрахунків з підзвітними особами проводиться суцільним способом у такій послідовності. Перевіряють:
— правильність видачі грошей під звіт;
— законність і доцільність витрачання підзвітних сум;
— правильність оформлення звітів про використання готівки, виданої під звіт чи на відрядження і прикладених до них документів та своєчасність подання їх у бухгалтерію підприємства;
— стан обліку розрахунків з підзвітними особами.
Джерелами інформації для перевірки є: накази й розпорядження по підприємству, звіти про використання готівки з прикладеними документами, дані аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" (журнал №1,3 оборотна відомість, Головна книга), Баланс ( Звіт про фінансовий стан) тощо.
Перевірку розрахунків з підзвітними особами доцільно починати з попереднього розгляду сальдо й місячних оборотів за кореспондуючими рахунками до рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами".
Перевіряючий встановлює, чи визначено коло осіб, що мають право одержувати гроші в підзвіт. Список осіб, яким можна видавати гроші в підзвіт, затверджується наказом керівника підприємства.
Аванси в підзвіт видаються із каси підприємства для операційно-господарських витрат і на службові відрядження. Тому перевіряється використання підзвітних сум за цільовим призначенням.
Перевіряючи дотримання норм відшкодування витрат на відрядження треба пам’ятати, що розмір добових розраховується, виходячи із вимог Податкового кодексу України ( уважно перечитайте ці вимоги!!).
За регістрами аналітичного обліку (журналами, оборотними відомостями), звітами від підзвітних осіб з прикладеними до них документами перевіряючий встановлює, чи не числяться підзвітні суми за особами, звільненими з роботи, чи не видавались гроші працівникам у рахунок заробітної плати.
Для встановлення реальності та законності видатків на операційно-господарські потреби слід зіставити дані звітів і прикладених до них документів на оплату готівкою за виконання навантажувально-розвантажувальних робіт, а також за придбання матеріальних цінностей з даними документів, які підтверджують фактично виконану роботу і надходження матеріальних цінностей на склад підприємства.
Для цього порівнюють рахунки, товарні чеки з накладними на оприбуткування матеріальних цінностей, з картками складського обліку, зі звітами завідувачів складів.
Щодо перевірки оплати за навантажувально-розвантажувальні роботи слід з'ясувати, чи не завищені норми й розцінки і упевнитися в правильності оплати праці й утримань з неї. У платіжній відомості мають бути вказані такі дані: адреса одержувача грошей, номер його паспорту, місце його видачі і прописки тощо.
Ретельно перевіряють звіти підзвітних осіб про видатки на відрядження. При цьому встановлюють наявність відміток у посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття і звіряють ці дати з компостерами проїзних квитків.
Квартирні — за квитанціями готелю, проїзні — за документами на проїзд.
Термін відрядження визначається керівником, але не може становити більше 30 календарних днів у межах України, 60 днів — за кордон.