48. Конструирование отчетов. Области отчета, их назначение и свойства.

Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Отчет состоит из нескольких разделов, причем некоторые, кроме области данных, могут отсутствовать в зависимости от назначения отчета:

– Заголовок/примечание отчета — выводится только в начале/конце отчета.

– Верхний/нижний колонтитул — выводится в верхней/нижней части каждой страницы.

– Заголовок/примечание группы — выводится в начале/конце группы при группировке

записей по какому-либо полю.

– Область данных — содержит записи таблицы или запроса, относящиеся к данной группе.

Разработка и форматирование отчета аналогично формам. Основные отличия

заключаются в следующем:

 в отчетах не используются кнопки и поля со списками;

 создание и изменение группировки и сортировки, а также добавление или отключение разделов Заголовок группы и Примечание группы осуществляется командой Сортировка и группировка, которая доступна в меню Вид или в контекстном меню любой области отчета;

 для добавления вычислений в отчетах создаются вычисляемые поля. Для расчетов по каждой записи вычисляемое поле располагают в области данных. Поля с итоговыми вычислениями размещаются в разделах Примечание группы и Примечание отчета.

Разработка отчета в режиме конструктора состоит из следующих этапов:

1. Создать запрос на выборку, включающий необходимые поля из таблиц, на основе которых должен базироваться отчет. Если отчет строится на одной таблице, то запрос создавать не нужно.

2. На закладке Создание выбрать кнопку Конструктор отчетов. В качестве источника данных выбрать созданный запрос или таблицу.

3. Нажать кнопку Добавить поля на закладке Конструктор и включить строку Показать только поля в текущем источнике записей, расположенную в нижней части списка полей.

4. В режиме конструктора отчетов задать необходимые уровни группировки. Для создания группировки нужно нажать кнопку Группировка. После этого в нижней части экрана появится область для создания группировки (рис. 6.2, а), в которой нужно нажать кнопку Добавить группировку и выбрать поле группировки . В созданной группировке нажать кнопку и выбрать строку.

Аналогично добавить все необходимые группировки. Порядок выбора полей влияет на порядок группировки записей.

5. Перетащить поля из Списка полей в нужные разделы отчета. При этом поля, по которым была задана группировка, размещаются по заголовкам групп, а остальные поля — в области данных.

6. Создать вычисляемые поля (см. тему 5).

7. Отформатировать отчет так, чтобы информация размещалась компактно и хорошо читалась, не было пустых страниц. Например, можно добавить линии, обрамление для отдельных полей, дату и номер страницы в колонтитулы и т.д.

48. Конструирование отчетов. Элементы, добавляемые в отчет, их назначение и свойства.

Элементы управления — это объекты формы или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.

В Microsoft Access на панели элементов в режиме конструктора имеются следующие типы элементов управления: надпись, поле, группа, выключатель, переключатель, флажок, список, рисунок, свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта, разрыв страницы, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, линия, прямоугольник и дополнительные элементы HTML.

Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов: заголовков, подписей или кратких инструкций. В надписях не выводятся значения полей или выражений они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи. Надпись может быть присоединена к другому элементу управления (такую надпись называют подписью).

Надпись, созданная с помощью инструмента «Надпись», размещается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управления. Такие надписи используются для отображения разных сведений (например, заголовков формы или отчета), а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.

Поля, используемые в форме или отчете для отображения данных из таблицы, запроса или инструкции SQL, называют присоединенными, потому что они связаны с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Например, можно создать свободное поле для отображения результата вычислений или приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Группа используется в форме или отчете для вывода ограниченного набора параметров. Группа делает выбор параметров простым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки, набора флажков, переключателей или выключателей.

Группа может быть также связана с выражением или быть свободной. Свободные группы применяются в специальных диалоговых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий на основе этих данных.

Выключатель может быть использован в форме или отчете как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

Переключатель может быть использован в форме или отчете как элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

Флажок может быть использован в форме или отчете как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL..

Рисунки, свободные и присоединенные рамки объекта также являются элементами управления. В отчет Microsoft Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях

Разрывы страниц, Линии, Прямоугольники — это элементы управления, используемые для оформления форм и отчетов.