27 Вопрос

На ход реализации проекта воздействуют множество дестабилизирующих факторов (внешних и внутренних), которые нарушают расчетные параметры (сроки выполнения работ, поставок ресурсов и т.д.) календарных планов. 

Контроль — это процесс, при помощи которого проект-менеджер определяет, правильны ли его решения, как протекает реализация проекта (по времени, стоимости, ресурсам) и не нуждается ли она в корректировках.

Задачи контроля заключаются в том, чтобы, получая фактические данные о выполнении проекта, сопоставлять их с указанными критериями и выявлять отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль должен обеспечить: мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации процесса); выявление причин отклонений, для обозначения которых в кибернетике используется также термин «возмущение»; прогнозирование последствий сложившейся ситуации; обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Одна из важных причин необходимости контроля состоит в том, что любой проект-менеджер обязан обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят достижению целей проекта. Различают три основных вида контроля: предварительный; текущий; заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ и используется в трех ключевых областях: трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

В области трудовых ресурсов проводится тщательный анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей (следует установить минимальный уровень образования, квалификации, стаж работы специалистов, рекомендации и т.д.).

Контроль материальных ресурсов (оборудования) заключается в выработке требований к качеству используемого оборудования и материалов, выборе поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

В процессе контроля финансовых ресурсов устанавливаются предельные значения затрат во времени, с целью не допустить, чтобы какое-либо подразделение исчерпало средства до окончания работ.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Различают контроль: времени (достижение промежуточных целей и объемов работ); бюджета (уровень расходования финансовых средств); ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов); качества (уровень качества работ).

Текущий контроль проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на изменении фактических результатов в процессе проведения работ, направленных на достижение реальной цели проекта.

Заключительный контроль имеет две важные функции: представляет информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущих проектах; сопоставляя фактические и запланированные результаты, дает возможность лучше оценить, насколько реалистично были разработаны планы. На основе данных заключительного контроля совершенствуются задачи и процедуры управления, его структура и методы.

Методы и технологии измерений. Для определения степени выполнения заданных объемов работ по проекту необходимо провести многочисленные измерения и оценки.

Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.

Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ. Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимостью. Данные о фактическом потреблении материально-технических ресурсов графически сопоставляют с предполагаемыми потребностями в рабочей силе, строительных материалах и оборудовании. В конечном итоге опытный профессиональный управляющий проектом может сам определить степень или процент готовности объекта в целом или выполнения отдельной операции.

Различают следующие методы измерений фактически выполненных объемов работ: объемы или затраты в физических единицах или в рублях; уровень сделанного, процент готовности и др.

Каждая из указанных оценок имеет свои преимущества и недостатки. Например, измерения фактически выполненных физических объемов отличаются большей точностью, чем приблизительная оценка процента готовности объекта. Однако их осуществление связано с большими затратами. Приблизительная оценка, в свою очередь, отражает качественные факторы, количественная сторона которых определяется экспертно.

При использовании указанных методов измерений и оценок следует принять во внимание нелинейный характер зависимости между ними. Например, зависимость между физическими объемами (количествами) и временными затратами может носить нелинейный характер; если объем работ, заданный в соответствии с календарным планом, определяется, исходя из более ранних сроков завершения, то по истечении 50 % времени фактически выполненный объем работ может быть равен 60 %. Подобные нелинейные зависимости существуют и для остальных методов измерения и оценок.

При сравнении плановых и фактических показателей трудовых ресурсов за ка-кой-либо период времени часто приходится встречаться с нелинейным характером, так называемым эффектом «кривой приобретения навыка или квалификации». Кривые приобретения навыка или квалификации соотносятся с фактором времени, потребляемыми ресурсами или физическими объемами выполненных работ. В их основе заложены принципы улучшения квалификации и увеличения производительности по мере накопления практического опыта. Кривые приобретения навыка или квалификации для применения в области планирования или определения сметной стоимости отличаются от характера этих кривых, используемых в сфере контроля.

Источники информации. Информация, отражающая состояние и ход выполнения заданных объемов работ, поступает из многочисленных источников. В формальной информационной системе источники информации включают в себя карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д. Во всех случаях к наиболее важным аспектам контроля относятся точность, своевременность и завершенность. Если требуется точная информация по вопросам управления, следует тщательно продумать и проанализировать сведения, представляемые квалифицированным специалистам, полученные на основе их собственного опыта.

Кроме формальных источников информации существует большое количество других входных данных, предназначенных для обеспечения служб управленческой деятельности; некоторые из них сокращают обычный путь прохождения информации. Так, в случае серьезного инцидента на месте производства работ начальник участка или управляющий немедленно получают эту информацию. Совершенно очевидно, что в подобной ситуации ждать поступления этих данных с вычислительной машины невозможно. Тем не менее, чем больше стандартных аспектов планирования и контроля производства строительных работ организовано в надежную и эффективную информационную систему, тем в лучшем положении находится сфера управления, даже при возникновении необходимости в обработке непредвиденных ситуаций.

Важной проблемой является обеспечение единства информации для всех участников проекта.

Обработка информации. Различают такие средства составления графиков производства работ и использования материально-технических ресурсов, как гистограммы, сетевые графики метода критического пути, движения затрат и денежной наличности, системы контроля выполнения контрактов на поставки, системы проверок других работ и статистического контроля качества.

Следует отметить дальнейшее развитие систем обработки информации и сбора данных о выполнении заданных объемов работ, сравнении их с эталонными нормативными документами и преобразовании в информацию, необходимую для принятия решений управляющими проектов и членами их команды. Как уже указывалось, при формулировании задач уровень детализации, степень разнообразия и частота составления сообщений (отчетов) должны отвечать потребностям тех специалистов, для которых они предназначены. Их реализация должна соответствовать имеющимся средствам обработки информации (ручным или автоматизированным), а степень сложности — квалификации занятых работников. Кроме того, следует реально оценить значение получаемой информации по сравнению с ее стоимостью. И, конечно, система должна функционировать оперативно, эффективно и с высокой степенью точности.