1.3 Унифицированные формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов). ФНС России также указывала на недопустимость определения руководителем экономического субъекта форм учетных документов, использование которых установлено законодательством о применении контрольно-кассовой техники (Письмо от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941@).

Действительно, применяемым с 1 июня 2014 г. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (до этой даты - Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено использование следующих унифицированных форм:

- приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2);

- кассовая книга (форма N КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

- расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

Требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ: формы должен определить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

2. Учет кассовых операций

Рассчитываться с юридическими лицами и частными предприятиями по торго­вым сделкам за наличный расчет организация имеет право, если сумма сделки не пре­вышает 100 тыс. рублей. Все оставшиеся деньги сверх установленного банком лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет, с которого осуществляются безналич­ные расчеты.

Для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие (или часть предприятия) должно иметь кассу. Ведение кассовых операций поручается кас­сиру либо лицу, выполняющему обязанности кассира по совмещению с отпуском товаров аптечного ассортимента. Руководитель издает приказ о назначении кассира (или исполняющего обязанности кассира) на конкретное лицо, заключает с ним договор о полной материальной ответ­ственности, знакомит кассира с его должностной инструкцией. Кассир или лицо, ис­полняющее обязанности кассира, обязан знать:

• «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуще­ствлении денежных расчетов с населением» утв. письмом Минфина РФ от 30.08.1993 №104.;

• Закон РФ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использова­нием платежных карт» (в ред. от 05.05.2014 г.);

• Постановление Совета Министров РФ от 30.07.1993г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин...» (в ред. От 2003 г.).

В организации могут быть:

• операционные кассы для работы с населением, осуществляющие расчеты за куп­ленные товары.

• касса предприятия (учреждения), где старший кассир осуществляет прием денег от кассиров-операционистов; принимает и выдает деньги организациям; ведет кассовую книгу; проверяет правильность оформления кассовых документов. Старший кассир выдает кассирам-операционистам разменные деньги.

В малых предприятиях, не имеющих в штате старшего кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя, с заключением договора о материальной ответственности.

Аптечные учреждения могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по расчетам предоставленным учреждением. Лимит рассчитывается исходя из среднедневных поступлений и расхода на­личных денег в кассе предприятия за последние 3 месяца. Лимит устанавливаемся сроком на 1 год, но может быть при необходимости и пересмотрен раньше при предоставлении нового расчета.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов.

Аптечные учреждения, имеющие постоянную денежную выручку по согласо­ванию с банком, могут расходовать ее, на оплату труда, на закупку ЛС, покупку канцтоваров, оплату ГСМ и т.д.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх уста­новленного лимита только для оплаты труда не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.