5. Организация и проведение расчетно-кассового обслуживания

Для приема, хранения и выдачи денежных документов каждая организация обязана иметь кассу. Согласно действующему законодательству, наличные деньги в кассе не могут превышать лимит – остатка, установленного банком по согласованию с руководителем организации. Исключения составляют дни выплаты зарплаты, премий, пособий и т.д. (в течение трех дней), а также день получения денег. В остальные дни вся денежная наличность сверх лимита должна сдаваться в банк.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Основные задачи и должностные обязанности кассира:

• осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

• ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;

• составляет кассовую отчетность;

• получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документы, денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты сотрудникам заработной платы, премий. Оплаты командировочных расходов;

• передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам;

• осуществляет ввод в кассовую книгу отчетов по кассовым операциям.

В кассу организации наличные деньги могут поступать с расчетного счета в банке, от покупателей, а также в виде возвращенных авансов и неиспользованных сумм.

Выписка банка из расчетного счета является регистром аналитического учета. Проверенные и обработанные выписки являются основанием для записей на счета бухгалтерского учета.

Синтетический учет операций по расчетному счету ведется на активном счете 51 «Расчетные счета».

С расчетного счета деньги получает кассир организации по чеку, который представляет собой отрывной лист чековой книжки. Чековую книжку организация получает в обслуживающем его банке. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной – ее назначение. Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы – у организации в чековой книге.

Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордера; выдача наличных денег – по расходным кассовым ордерам и на основании других документов, например акта, платежной ведомости, заявления на выдачу денег, сдача наличных денег в банк – по объявлениям на взнос наличными.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя.

В своей кассе организация может иметь наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного банком в размере 50 000 рублей.

В конце рабочего дня кассир подводит итоги операций за день и передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами

Учет операций связанных с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным подотчетному лицу суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

На предприятии выдают деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и в сроки, определяемые руководителями организации.

К авансовому отчету по хозяйственным расходам могут прилагаться следующие документы:

• товарный чек;

• квитанция к приходному кассовому ордеру;

• договор купли-продажи и паспортные данные,

• регистрационный номер продавца.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Также нормы на командировочные расходы регламентируются Минфином.

Для обоснования командировки прилагаются следующие документы: командировочное удостоверение; задание на командировку; приказ руководителя; плановая смета командировочных расходов; отчет о командировке; путевой лист.