Лабораторная работа №15 Создание многотабличной базы данных

Цель работы: изучить способы взаимодействия между объектами реляционной базы данных в СУБД Ms.Access.

1. Теоретическая часть

Файл базы данных может содержать нескольких таблиц, связанных между собой при помощь ключевых полей. связи создаются ручным способом при помощи команды Сервис-Схема данных. В многотабличной базе данных можно создавать документы, основанные на данных из нескольких таблиц. В данной работе мы познакомимся с такими объектами как Запрос и Форма.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных откроете вкладку Формы и щелкните по кнопке Создать, то откроется окно, в котором ука­заны способы создания формы.

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Ассеss в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму.

Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядочить как угодно. Ассеss дает возможность использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами — один под другим.

Запрос – это результат выбора информации внутри базы данных с их помощью можно просматривать анализировать и изменять данные из одной или нескольких таблиц. Запрос является мощным средством обработки данных хранящихся в Access. Они могут использоваться в качестве источников данных для создания форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактной формате, т.е. формате подобному электронной таблице, а так же позволяет выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и можно использовать возможности мастера. В Access существуют следующие виды запросов:

1. Запрос на выборку – этот запрос наиболее часто используется и при его выполнении данные удовлетворяющие тому или иному условию могут быть из одной или нескольких таблиц. Запрос на выборку можно использовать так же, для того чтобы сгруппировать записи для вычисления (суммирования, среднего значения).

2. Запрос с параметрами – это запрос при выполнении которого в его начальном окне пользователю выдается приглашение ввести данные на основе которых будет выполняться запрос.

3. Запрос на изменение(или запрос на удаление, обновление и удаление) записи в этом запросе при его сохранении остается только структура запроса, т.е. перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, а так же ограничения на записи и тип запроса. Этот запрос имеет следующие преимущества:

• на диске требуется меньше пространства;

• запрос может использовать обновленные версии любых записей и при каждом выполнении запрос обращается к базовой таблице и снова создает результирующий набор данных.

При выполнении запроса в котором нужно выполнить расчетные операции по каким – либо правилам, нужно выполнить команду Групповые операции меню Вид.

При работе с запросами можно использовать символы:

* - используется вместо любого количества символов;

? – используется вместо любого одного символа;

# - используется вместо одной цифры;

[ ] – используются для того чтобы найти символ, совпадающий с одним из тех что в скобках.