Содержание

Лабораторная работа №14 Создание однотабличной базы данных 2

Лабораторная работа №15 Создание многотабличной базы данных 5

Лабораторная работа №16 Создание запросов, форм и отчетов 7

Лабораторная работа №14 Создание однотабличной базы данных

Цель работы: изучить способы создания таблиц в СУБД Ms.Access.

1. Теоретическая часть

Access – это система управления базами данных. Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных, но и обрабатывать их, представлять в удобном для пользователя виде. Access позволяет автоматизировать некоторые наиболее часто встречающиеся операции, а также разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

Access поддерживает реляционную базу данных, с ее помощью можно работать сразу с несколькими таблицами данных. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено очень много сервисных возможностей: мастера помогают создавать таблицы, формы или отчеты; выражения используются для проверки допустимых значений; макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования.

СУБД Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.

Мастер – это специальная программа, помогающая в решении какой-либо задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа ускоряет работу, на которую без применения этой программы могли бы уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем сама создает этот объект. Access располагает набором из более сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложения, таблиц, форм. Отчетов, графиков, почтовых наклеек. Элементов управления и свойств.

Все составляющие баз данных – таблицы, формы, запросы, отчеты и объекты, – хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Именно в таблице хранятся вводимые данные. Внешне каждая таблица выглядит так же, как и все таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, – она состоит из строк и столбцов, причем столбцы называются полями, а строки записями. Каждая запись содержит информацию об отдельном элементе базы данных. Например база данных «Записная книжка»: содержит три поля с наименованиями – Фамилия, Адрес, Телефон, а каждая запись содержит информацию о конкретном человеке (Иванов, Парковая 3, 177-12-25). Сколько записей, столько и строк в таблице.

При разработке структуры таблицы прежде всего следует определить названия полей. Типы полей и их размеры. Каждому полю присваивается уникальное имя, далее решается, какого типа данные будут содержаться в каждом поле. Значение типа поля задается в режиме Конструктора. Access располагает следующим набором типов данных: Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный, Поле МЕМО, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок.

Ввод данных осуществляется обычным образом – курсор ставится в нужную ячейку и вводятся данные. В поле Счетчик данные вводить не требуется, в этом поле данные появляются автоматически. Ввод данных в ячейку можно завершить нажатием клавиши <Enter> или <Tab>. При нажатии клавиши <Delete> ячейка очищается. Данные некоторых типов (числовой, денежный, дата/время, логический) автоматически проверяются при вводе. Для всех типов полей можно самостоятельно задавать ограничения на данные. Для этого в режиме Конструктора надо выбрать вкладку «Общие», перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничения на данные. Например, для числовых данных : <10.

Для удобства просмотра записи в таблице можно сортировать с помощью кнопок сортировки на панели инструментов или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию).Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки следует поставить курсор на имя поля, данные в котором требуется отсортировать. Можно выделить сразу несколько столбцов и выполнить по ним сортировку, при этом сортировка будет начинаться с крайнего левого столбца.

Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Ассеss существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту — это способ быстрого отбора записей по выде­ленному образцу.

Фильтрация данных в Ассеss производится с помощью кнопок «Фильтр по выделенному» или «Изменить фильтр» (или команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке «Применить фильтр» будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтраций можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр.