5.2.3. Інші форми колективних обговорень

Переговори - це форма колективного обговорення, що проводиться для вирішення питань про спільну діяльність, про зміни форм цієї діяльності чи для того, щоб припинити співробітництво, коли умови чи підходи однієї з сторін не задовольняють іншу з тих чи інших причин.

Проводяться ділові переговори, як правило, у службових приміщеннях їх учасників (у своїй фірмі чи у партнера), хоча можливе їх проведення на нейтральній території чи, завдяки розвитку засобів комунікації, дистанційно. Ініціатор зустрічі пропонує (але не нав’язує) свій варіант, однак останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною .Порядок денний пропонують для узгодження в найзагальнішому вигляді. Рівень представництва повинен бути приблизно однаковим.

Вибір місця зустрічі може впливати на її результати. На своїй території ділові люди, як і спортсмени на своєму полі, поводяться енергійніше, почувають себе комфортніше і впевненіше, що дає більше шансів на успіх. На переговорах дотримуються тих правил етикету й особливостей протоколу, які заведені у країні проведення. Отже, закордонна делегація, на відміну від господарів, змушена долати пов'язані з цим складності, прямо пропорційні культурним розбіжностям між країнами. Однак переговори на своїй території дають не тільки переваги: по-перше, ви не можете відкладати рішення, посилаючись на відсутність інформації; по-друге, почуття обов’язку перед партнером, який приїхав здалеку заради цієї зустрічі; по-третє, турботи, пов'язані з організацією переговорів і прийомом гостей, можуть відволікти від предмета переговорів.

Найбільш ефективною є наступна схема проведення переговорів:

• Обґрунтування тактики ведення переговорів.

• Визначення суперечливих проблем.

• Формування завдань.

• Аналіз ситуації.

• Висновки що допомагають досягти згоди.

• Реалізація угоди.

• Контроль виконання

Будь-які переговори повинні бути діалогом, тому важливо вміти правильно формулювати питання і вміти слухати партнера.

Позитивні результати переговорів варто розглядати як природне їхнє завершення, тому на закінчення необхідно зупинятися на змісті договору, в якому знайшли відображення усі інтереси партнерів. Переговори вважаються завершеними, якщо їхні результати були ретельно проаналізовані, на основі чого зроблені відповідні висновки.

Дискусія — форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та заключний.

На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обговорення, дібрати відповідну літературу для заготовки, визначити час і місце проведення дискусії. Учасників дискусії краще розмістити у приміщенні так, щоб усі присутні бачили одне одного в обличчя й добре чули. На обговорення не бажано виносити понад п'ять питань. Якщо тема складна, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам дискусії було легше визначитись щодо основних понять.

На другому етапі обговорюються ті питання, які було винесено на порядок денний. Процесом обговорення керуючий. Від виконання ним своєї ролі багато в чому залежить хід і результати дискусії. Щоб не тиснути на присутніх авторитетом, ведучий вступає в дискусію тільки тоді, коли у присутніх вичерпалися аргументи, або не вистачає інформації для пошуку нового погляду на вже відому проблему. Ведучому треба ставитися до всіх поважливо й однаково, без осуду не зовсім компетентних думок.

Третій етап дискусії — підбиття підсумків. Це, звичайно, робить ведучий. Проте можна доручити це і досвідченому спеціалісту з числа учасників. Він оцінить повноту й глиби ну розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні в гляди, наголосить на значущих результатах обговорення. Добре, якщо до аналізу дискусії буде залучено й інших учасників. Це допоможе всім краще усвідомлювати й контролі вати власну поведінку, а також сприятиме підвищенню рів культури спілкування під час дискусії. Навіть те обговорення, що начебто не вдалося, також принесе користь, бо виграє не той, хто не помиляється, а той, хто вміє зробити з цього себе певний висновок.

Як свідчать спостереження, дискусія не повинна три понад три години. Зловживання часом може викликати дратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після якого, звичайно, інтерес до обговорення зменшується, і підбити підсумки. Важливо також дотримуватися схваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15—20 хвилин, для виступу — 3—5 хвилин.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді цілком полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). Тому до учасників дискусії висувається ряд вимог:

• по-перше, вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію.

• по-друге, кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять.

• по-третє, всім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки. Не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників.

Про результативність дискусії можна говорити, коли в учасників сформувалася певна думка щодо обговорюваного питання або підтвердилися погляди, що їх мав дехто з присутніх до початку колективного обговорення. Якщо під впливом дискусії у частини учасників змінились установки, то це означає, що подіяв "ефект переконання". Він виявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх поглядів. "Нульовий ефект" дискусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінюються. Якщо під час в декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати під час організації, то це означає дію "ефекту бумеранга", тобто негативний результат дискусії.

Диспут - форма колективного обговорення, що використовується для публічного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у життєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут звичайно відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв'язання особистісно значущих світоглядних та моральних проблем.

До основних факторів, що впливають на визначення виду диспуту, належать:

• мета;

• моральна та соціальна значущість предмета обговорення;

• форма;

• кількість учасників обговорення.

Умовами успішного проведення диспуту є:

• ретельна підготовка з урахуванням особливостей, інтересів та запитів конкретної аудиторії;

• доцільний вибір теми, чіткі формулювання питань, підбір відповідної літератури, організація консультацій;

• запрошення авторитетних людей;

• компетентність ведучого.

Полеміка – форма колективного обговорення, для якої характерні конфронтація ідей та поглядів, думок, і має на меті не досягнення згоди в суперечці, а перемогу над опонентом.

Нерідко, в полеміці її учасники використовують різні засоби спілкування, не дуже піклуючись про його культуру. Напевне, саме тому протилежну частину учасників полеміки найчастіше називають супротивниками, а не опонентами, як у дискусії.

Під час проведення полеміки використовуються організаційно-процедурні прийоми, які направлені на зумисне зіткнення протилежних поглядів учасників з метою формування неприйнятного для опонента варіанту обговорення.

1. Формування первинної установки. Суть прийому полягає в тому, що на початку обговорення слово надається найбільш впливовим учасникам обговорення, тим, хто є для оточуючих авторитетом, і може сформувати певну установку на сприйняття якої-небудь ідеї.

2. Надання матеріалів лише напередодні. Цей прийом полягає в наданні учасникам дискусії робочих матеріалів (проектів, контрактів, програм і т.п.), призначених для обговорення, незадовго до його початку, коли виникають фізичні труднощі ознайомлення з цими матеріалами.

3. Недопущення повторного обговорення. Прийом вдається, коли ухвалені рішення жорстко фіксується і свідомо не допускається надходження нових фактів, здатних вплинути на вироблення остаточного рішення

4. Напруження атмосфери агресорами суперечки. Прийом має на увазі почергове надання слова агресивно налаштованим опонентам. В результаті атмосфера обговорення ускладнюється і як правило, учасники схильні припинити полеміку.

5. Першочергова спадкоємність в голосуванні. Суть прийому полягає в тому, що виносить на голосування пропозицій не в порядку надходження, а по ступеню їх прийнятності для зацікавленої сторони з тією метою, щоб ті, хто сумніваються, могли швидше «віддати свої голоси».

6. Припинення обговорення на бажаному варіанті. Такий прийом означає припинення обговорення важливої проблеми на виступі, що відображає найбажанішу позицію.

7. Вибіркова лояльність в дотриманні регламенту. Це той випадок, коли одних виступаючих жорстко обмежують в регламенті, а інших — ні. Аналогічні обмеження і в характері висловів: одним прощають різкості на адресу опонента, іншим підкреслено роблять зауваження.

Кінцева мета даних прийомів-маніпуляцій - звести дискусію до варіантів, несприйнятних для опонентів.

"Мозковий штурм" - це форма колективного обговорення, для якої характерний творчий підхід до розв'язання спільної проблеми. Ця форма обговорення виникла ще наприкінці 30-х років і спрямована на активізацію творчої думки з використанням засобів, які знижують критичність і самокритичність людини, а отже, підвищують її впевненість у собі й готовність до творчого пошуку.

Організація «мозкового штурму» передбачає декілька етапів.

На першому етапі — генерації ідей — кожний учасник вільно висуває с пропозиції щодо вирішення поставленого завдання. Ця форма обговорення базується цілковито на дотриманні учасниками загальноприйнятих етичних норм. На першому етапі обговорення критика повністю забороняється. А відтак учасники можуть спокійно висловлювати свої думки, знаючи, що їх не назвуть смішними або недоречними.

На другому етапі серед опрацьованих ідей бажано вибрати кращі, а не відкинути гірші. На авторстві ідей не слід наголошувати, найчастіше кращі ідеї є результатом колективної творчі

На третьому етапі після відбору кращої ідеї треба розділитися на дві групи - прибічників і противників, які спробують ще раз проаналізувати всі аргументи "за" й "проти" висловленої ідеї.

Під час "мозкового штурму" важливо виконувати й інші правила, що сприяють підвищенню ефективності роботи. По-перше, бажано, щоб на розгляд виносилася лише одна проблема. По-друге, у процесі обговорення мають брати участь не більше 12 осіб. По-третє, варто розмістити учасників по колу, щоб вони бачили одне одного і були рівноправними. Необхідно також обмежити час обговорення до 30 хвилин. Дефіцит часу породжує стрес і стимулює діяльність мозку.

Питання для самоконтролю:

1. Дайте визначення міжособового спілкування.

2. Охарактеризуйте діалог як інструмент комунікативної діяльності.

3. Назвіть основні рівні спілкування.

4. До яких наслідків призводить маніпулятивний рівень спілкування?

5. Охарактеризуйте основні типи комунікативної взаємодії з позиції етики організаційних комунікацій.

6. Назвіть основні стратегії комунікативної взаємодії.

7. Які основні вимоги до проведення ділової телефонної розмови?

8. Визначте основні підходи до проведення ділових нарад.

9. З яких етапів складається процес проведення зборів?

10. Охарактеризуйте найбільш поширені стратегії проведення переговорів.

Тематика рефератів:

• «Стратегії використання різних рівнів спілкування в міжособових організаційних комунікаціях»

• «Особливості ділового телефонного спілкування»

• «Етика колективних обговорень »