5.2.2. Організаційні збори як метод спільного вирішення колективних проблем

Збори – це усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу) з метою вирішення певної організаційної проблеми. У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Збори проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати тощо.).

Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення. Процес проведення зборів складається з наступних етапів:

• підготовка зборів;

• висвітлення проблеми та її обґрунтування;

• обговорення проблеми;

• ухвалення рішення.

Зазвичай підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем і призначається найкваліфікованіша і найавторитетніша людина. Ефективність зборів багато в чому залежить від таланту організатора - від його мовленнєвої майстерності й управлінських здібностей.

У двосторонній взаємодії того, хто виступає, і групи людей, які його слухають, ініціативнішим є промовець. Як суб'єкт спілкування він повинен мати певні характеристики, нахил до конкретної діяльності, готовність до неї та проникнення нею. Це сприятиме його ефективній взаємодії з великою групою людей, встановленню контакту з ними, стає додатковим позитивним фактором, бо приносить промовцю і слухачам інтелектуальне й емоційне співпереживання.

Останнє найчастіше викликається особистістю того, хто виступає, і сприяє підключенню уваги слухачів до проблем, що хвилюють його в цю мить, взаєморозумінню і погодженості дій обох сторін, які беруть участь у такому спілкуванні. Вершиною майстерності промовця є його імпровізація, творчість на очах у присутніх. А це може бути тільки тоді, коли виступу передувала глибока, кропітка, нерідко багаторічна праця промовця. Тоді такий виступ оцінять і запам'ятають слухачі, бо спілкування відбуватиметься на високому Рівні культури і принесе насолоду обом сторонам: і тій, що промовляє, і тій, що слухає.

Звичайно, для того щоб зацікавити людей, які зібралися, промовець має добре розуміти проблему, яка виноситься на обговорення. Але не менше значення має дотримання ним загальноприйнятих етичних норм та знання психологічних механізмів, вміння використовувати їх для встановлення контакту і переконання.

Під час виступу важливим є інтелектуальний контакт промовця з аудиторією. Він зводиться до того, що обидві сторони долучаються до активного розгляду проблеми, розв'язуючи певні мислительні задачі, тобто здійснюється оратором спроба розв’язання проблеми на очах у слухачів. Тоді слухачі з ним погоджуються чи виражають незгоду, схвалюють чи сумніваються, але є співучасниками процесу мислення промовця.

Обов'язковою умовою для встановлення контакту є прийняття слухачів як рівноправних партнерів по спілкування. Ядром консолідації є головна ідея, що лежить в основі публічного виступу і виражає позицію оратора. Складність ораторського мистецтва як способу переконання полягає в тому, що будь-який публічний виступ має на меті вплинути на людей. Метою переконання, на відміну від інших видів впливу, є передавання інформації в такій формі, щоб вона перетворилась на систему установок і принципів особистості або істотно вплинула на цю систему. Промовець нерідко має справу з людьми, у яких уже склалася певна система поглядів та установок, до того ж не завжди правильних. Уводячи нову інформацію, промовець ставить за мету змінити установки та погляди людей. А це можливо лише за активної діяльності слухачів, їхнього критичного сприйняття думок оратора. Встановлюючи зворотний зв'язок, промовець залучає присутніх на зустрічі до процесу спільної мислительної діяльності. Тому важливо, щоб присутні не просто погодилися з ним, а критично осмисливши те, про що він говорить, свідомо сприйняли його інформацію. Тоді це буде вже їхній власний погляд, він відповідатиме їхнім цінне тям, етичним нормам і правилам, вони керуватимуться ним у практичній діяльності.

Обговорення на зборах припиняється тоді, коли на запитання «Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?» відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить президія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, дібрати раціональні ідеї, не обговорюючи невдалі й не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у відкритий конфлікт.

Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішення, який ухвалюється учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься на голосування і приймається, якщо за нього голосує більшість присутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, адже від якості прийнятого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання. На етапі контролю доцільно через деякий час повідомити учасників зборів про результати виконання прийнятого рішення і внесених критичних зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов’язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання рішення, прийнятого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.