5.1.2. Особливості проведення ділової бесіди

Ділова бесіда - це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих організаційних проблем.

Бесіда - чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.

Щоб досягти успіху під час бесіди, треба ретельно готуватися до неї, бути уважним, тактовним до співрозмовника, постійно стимулювати в нього зацікавленість розмовою, враховувати погляди співбесідника, висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо.

На відміну від інших форм обміну інформацією, бесіди характеризуються високим ступенем щільності контактів, безпосередністю спілкування, обов'язковістю зворотного зв'язку. У результаті бесіди створюються сприятливі умови для розвитку неформальних, особистих відносин.

Залежно від змісту ділові бесіди можуть виконувати різні функції:

• обмін інформацією;

• формування перспективних заходів;

• контроль і координацію певних дій;

• взаємне спілкування під час вирішення актуальних проблем;

• підтримку ділових контактів на різних рівнях;

• пошук, висунення нових ідей;

• стимулювання дій у новому напрямку.

Отже, на початку бесіди передусім слід заручитися прихильністю свого співрозмовника, тобто справити приємне враження про себе. Час, відведений на це, досить обмежений, а тому слід продумати форму вітання, початкову фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії - вираз обличчя, поза, вітальний жест.

Під час бесіди слід триматися скромно, але впевнено. Не варто розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійними, чемними, щоб створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

За різними ознаками можливо виділити такі різновиди бесід:

за метою спілкування та змістом:

• Ритуальні бесіди вимагають дотримання певного мовленнєвого етикету і характерні для різних обрядів.

• Глибинно-особистісні бесіди використовуються для спілкування між близькими людьми.

• У ділових бесідах обговорюються конкретні справи.

Можливо визначити наступну класифікацію ділових бесід:

За характером бесіди можуть бути:

• Офіційними

• неофіційними;

За спрямованістю бесіди можуть бути:

• цільовими (що переслідують конкретні цілі)

• вільними (наприклад, ознайомлювальними)

• регламентованими (що відбуваються за визначеними правилами та у запропонованій послідовності — анкетування)

• нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова).

За професійною спрямованістю розрізняють бесіди управлінські, педагогічні, правові, медичні тощо.

За кількістю учасників бесіди поділяються на:

• індивідуальні

• групові.

В індивідуальній бесіді беруть участь два учасники. Кожен із них прагне досягти певної мети: установити контакти, "посіяти" довіру і взаєморозуміння, визначити позицію співрозмовника, знайти пояснення його дій. Результат бесіди залежить від обох партнерів. Індивідуальні бесіди найчастіше використовують керівники в роботі з підлеглими. Бесіди можуть бути: довготривалі і короткотривалі, спокійні і напружені. Їх проводять при зарахуванні на роботу, при звільненні, з метою заохочення і покарання, для вирішення виробничих питань (обговорення нових ідей, планів, перспектив зростання.

Ці бесіди допомагають керівникові бути обізнаним (дізнатися про хід і результат виконання завдань), він може вчасно дати підлеглим потрібні розпорядження, а також оцінити роботу співробітників. Бажано, щоб під час зустрічі керівник сформував у підлеглого бажання творчо працювати, тому розпорядження керівника мають бути дані тактовно, чітко, спокійно, без приниження людської гідності підлеглого.

Даючи розпорядження, керівник має зацікавити підлеглого тим, що успішне виконання ним завдання сприятиме і задоволенню його певних потреб, інтересів (підвищиться його статус, отримає винагороду тощо). До підлеглого потрібно звертатися з відповідною пошаною, дотримуючись етикетних вимог. Рекомендують робити підлеглому компліменти, уміти вислуховувати його, цікавитися успіхами і труднощами кожного працівника, їхніми інтересами, звичками, створювати умови для їх самореалізації.

Керівникові часто доводиться проводити індивідуальні бесіди з виховною метою (під час зарахування на роботу молодого працівника, з працівниками, які мають проблеми з характером і не вміють співпрацювати з іншими тощо). Щоб проводити такі бесіди, потрібно мати певні знання із загальної та соціальної психології, досконало володіти навичками культури спілкування. Таку розмову потрібно вести невимушено, без формалізму, нотацій, менторства, залякування. Бажано поговорити про спільні інтереси, поцікавитися справами підлеглого, сказати про досягнуті успіхи, відзначити добрі вчинки, його неповторну особистість. Таким чином можна встановити контакт. А потім бажано поступово і спокійно перейти до обговорення конкретного факту, який викликав занепокоєння.

Психологи не радять навішувати ярлики, говорити про конкретний вчинок людини, нав'язуючи співрозмовникові свої поради. Оцінку його вчинків можна давати лише в крайньому разі. Розмову радять вести так, щоб людина сама зробила належний висновок або попросила дати їй пораду, як діяти в подібних ситуаціях.

Для того, щоб не здійснювати очевидних помилок в побудові бесіди, необхідно дотримуватись наступних принципів:

1. Раціональність. В ході бесіди необхідно поводитися стримано, навіть в тому випадку, якщо партнер проявляє емоції.

2. Розуміння. Необхідно зрозуміти позицію співбесідника.

3. 3. Увага. Встановлено, що в процесі бесіди рівень концентрації уваги коливається, і це відбувається навіть тоді, коли відсутні відволікаючі чинники. Концентрація і увага впродовж бесіди неоднакові: психіка людини влаштована таким чином, що в процесі отримання інформації її час від часу потрібні перерви, тому в процесі бесіди необхідно час від часу відновлювати розірваний контакт.

4. Достовірність. У бесіді не слід давати помилкову інформацію навіть тоді, коли це робить співбесідник. Інакше тактичний виграш (а він іноді буває) може обернутися стратегічною поразкою.

5. Розмежування. Встановлення межі між співбесідником і предметом розмови — дуже важливий психологічний принцип. В процесі спілкування ми часто ототожнюємо те, що говорить партнер, з ним самим (його особовими якостями) або навіть з нашим відношенням до нього. Приємна інформація, повідомлена неприємним співбесідником, втрачає половину своєї привабливості.

Таким чином, за умови правильного вибору стратегії ділової бесіди можливо не тільки уникнути конфлікту, але й досягнути позитивних результатів.