4.4.2. Вимоги до ділової кореспонденції

Діловий лист - не тільки один із найважливіших засобів повідомлення, а й основний різновид ділового листування, що допомагає здійснювати підприємницьку і комерційну діяльність фірм, компаній, підприємств.

Діловий лист - це службове послання у вигляді офіційного документа, у формі підтверджень, пропозицій, прохань, запитів, люб'язних нагадувань, доручень, претензій, поздоровлень, співчуттів і відповідей на них, які зумовлюють ділові контакти і відносини.

У письмовому спілкуванні є свої переваги. Подана в письмовому вигляді інформація дозволяє партнерові вивчати повідомлення в деталях, краще запам'ятати його ключові моменти та підготуватися до відповіді. Але враховуючи закони психології, які стверджують, що на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, яка надходить першою, на початковому етапі встановлення контактів з майбутнім партнером краще обирати спосіб особистого спілкування, розмови. Якщо спілкування починати з листування, то заперечення, які виникають у партнера при читанні, пізніше буде важче спростувати.

Ділові листи складають найбільшу групу в листуванні, їхній текст повинен бути простим, розкривати тільки одне питання. Це спрощує реєстрацію листів, контроль за проходженням. Якщо лист містить кілька запитань, що контролюються різними відділами, доводиться робити копії.

Текст листа майже завжди складається з двох частин. У першій викладаються мотиви, в другій — прохання, пропозиції, зауваження. Саме друга частина є основною і з неї слід починати листа, а докази, аргументи розміщувати потім. Головна мета ділового листа, як і будь-якого акту спілкування, — пояснити, впевнити, довести та спонукати до дії. Цього досягають чіткістю, простотою тексту. Наведені в листі факти й аргументи повинні бути точними, ілюстрованими числовими даними.

Для написання ділового листа зазвичай використовують фірмовий бланк з емблемою фірми, її назвою, поштовою і телеграфною адресою, факсом, телефоном і банківськими реквізитами.

Друкують діловий лист на комп'ютері, без виправлень. Сторінки нумерують, крім першої, арабськими цифрами. Ширина поля ліворуч не має бути менше 2 см. Друкують текст через півтора інтервали. Абзац починають з нового рядка. Рекомендується уникати переносу слів. У правому верхньому куті під адресою організації ставиться дата його відправлення. У міжнародному листуванні прийнято писати цілком число, місяць і рік: в Україні (28 травня 1999 або 28. 05 99), у США (травень, 28, 1999. або 05. 28. 99). Міжнародна організація зі стандартизації рекомендує зворотне цифрове позначення дати: спочатку вказують рік, потім місяць і день (1999 05 28);

Найменування організації або прізвище й адресу особи, куди надсилають листа, пишуть на лівому боці. Ще нижче на лівому боці листа з нового рядка пишуть чемне звернення: "Шановний пане (містере, сер тощо)". "Вельмишановний пане (містере, сер)".

Якщо це не перший лист до ділового партнера, його варто починати з чемного посилання на останній лист; це не тільки повага, а й повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог очікується з його боку і на його основі. Якщо лист діловому партнерові написаний вперше, його необхідно розпочати з презентації своєї фірми, опису її цілей і завдань. Ще краще надіслати йому буклет з інформацією про фірму, але рекламний матеріал не має бути дуже об'ємним. Текст матеріалу бажано писати мовою ділового партнера або англійською мовою. Лист має завершуватися словами подяки: ”Щиро Ваш”; „З повагою” тощо.

У тексті листа всі займенники необхідно писати з великої літери, наприклад, "Хотів би привітати Вас", "Одержав Вашого листа", "Дуже хотів би Вас привітати".

Листи із вдячністю за гостинність висилають приблизно за тиждень після від'їзду.

Існують деякі правила реагування на листи за термінами. Так, на телеграфне запитання слід відповісти не пізніше ніж через 3 дні з часу одержання повідомлення. На лист — не пізніше ніж через 10 днів. Якщо запит потребує детального вивчення питання та підготовки, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що лист чи телеграму отримано, і над проблемою працюють. Остаточну відповідь треба дати не пізніше ніж через місяць.

Лист із вітаннями з нагоди одруження співробітника(ці) організації надсилають упродовж 8 днів від моменту одержання повідомлення про цю подію.

Співчутливий лист надсилають упродовж 10 днів від моменту одержання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності, у ньому не має бути банальних висловлювань. За правилами ввічливості слід відповісти на отримане співчуття, але людина, котра пережила втрату близького, не завжди може це зробити. На таке мовчання не потрібно ображатися. Якщо ж відповідь можлива, лист має бути дуже стислим: "Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було дізнатися, що у важку хвилину Ви розділили зі мною моє нещастя".

Відповідати на отриманий лист бажано впродовж 6-и днів. Однак не варто закидати листами товаришів по службі і знайомих, аби листи не перетворювалися на тягар. У листі завжди потрібно відповісти на поставлені питання.

Рекомендаційними є листи, що слугують заочним підтвердженням ділового представлення певної особи.

Варто зазначити, що при прийомі на нову роботу рекомендаційний лист часто значно ефективніший за будь-яке вміло складене резюме, тому до прохання людини, що хоче отримати письмову рекомендацію, потрібно віднестися уважно і з розумінням. Варто пам’ятати, що автор листа несе відповідальність за свої слова, і якщо в його очах претендент не з тих, на кого слід звернути належну увагу, в письмовому представленні слід відмовити. Потрібно спробувати відділити свою особисту думку про колишнього співробітника і дати об'єктивну оцінку його достоїнствам, підтвердивши все конкретними фактами його трудової біографії. Характеризувати працівника негативно не потрібно, варто вказати ті позитивні якості, які він зумів проявити.

Автор вручає лист своєму протеже (претенденту, на прохання якого написана рекомендація) в незапечатаному конверті з своєю візитною карткою і поміткою на ній «PP. » — «представлення.» Претендент вкладає в конверт свою візитку, підтверджуючи цим, що згоден із змістом листа, і пересилає (поштою або через секретаря фірми) одержувачу. Якщо керівник фірми, куди претендент влаштовується на роботу, просить принести йому лист особисто, то варто виконати його прохання.

Після отримання рекомендаційного листа потрібно не пізніше за два тижні дати відповідь претенденту: запросити на зустріч, подзвонити, відправити письмову відповідь, — будь-яким чином виявити свою увагу, а не залишати лист без відповіді.

Питання для самоконтролю:

1. Дайте визначення комунікації.

2. Назвіть основні компоненти комунікативного процесу.

3. Дайте визначення комунікативної структури групи.

4. Які основні функції комунікації в організаціях?

5. Назвіть основні риси групи як комунікативної одиниці.

6. Які існують види комунікативних мереж?

7. Назвіть структурні особливості комунікації в організації.

8. Охарактеризуйте структури впливу, очікувань і симпатій, що формують відповідне комунікативне середовище.

9. Дайте визначення комунікативної компетентності та назвіть її основні характеристики.

10. Назвіть основні помилки в комунікації.

11. Які існують бар’єри в організаційній комунікації?

12. В чому полягає специфіка інформаційних бар'єрів в системі документальних комунікацій організації

Тематика рефератів:

• «Значення комунікації в організаційному процесі»;

• «Вплив комунікативного статусу на функціонально-рольову взаємодію в організації»;

• «Особливості культури мовлення у горизонтальній та вертикальній організаційній взаємодії»

• «Етика ділового листування»